Gérer les fournisseurs problématiques
De nombreuses entreprises font largement appel à des fournisseurs tiers pour les aider à remplir leurs obligations contractuelles et à répondre à la demande des consommateurs. Ces relations d'affaires s'accompagnent toutefois d'un risque potentiel de perturbations dues à des événements naturels ou d'origine humaine.
Même les fournisseurs les plus fiables peuvent soudainement et de manière inattendue avoir des performances médiocres, ce qui entraîne le déclin d'une relation jusque-là saine et mutuellement bénéfique. Face à un tel dilemme, que peut-on faire pour corriger les performances d'un fournisseur qui pose problème ? Et à quel moment faut-il décider de mettre fin à une relation avec un fournisseur ?
Le coût de l'inaction
Lorsqu'un fournisseur manque continuellement à ses obligations, de nombreuses entreprises nient le problème et trouvent des excuses, évitant ainsi de prendre des mesures. Cette inaction peut conduire à :
- Une réduction ou une perte du produit/service que vous offrez
- Remplacement des fournisseurs avec des renégociations de contrats coûteuses et pénibles
- Risque de réputation/dévaluation de l'image de marque
- Pénalités et amendes gouvernementales
Face à une telle menace pour votre entreprise, votre premier réflexe peut être de mettre fin à une relation avec un fournisseur. Avant de le faire, vous devriez envisager de prendre des mesures pour remédier à la situation.
Comment améliorer les performances d'un fournisseur ?
La meilleure façon de déterminer la performance d'un vendeur est de l'évaluer en calculant celle d'un fournisseur tiers :
- Qualité
- Prix et valeur
- Respect des calendriers de livraison et des accords de niveau de service (SLA)
- Capacités
Si un fournisseur est mal noté, envisagez de prendre des mesures pour améliorer ses performances :
- Déterminer les causes profondes de leur inefficacité
- Réunion avec le fournisseur pour définir un plan d'action
- Examiner les processus de gestion des fournisseurs afin de prévenir les problèmes futurs
Enfin, si la relation avec un fournisseur ne peut être sauvée, il convient d'élaborer un plan de sortie et d'identifier d'autres fournisseurs. Dans l'idéal, ce plan devrait être élaboré avant de rompre les liens avec le fournisseur précédent.
Contrôlez et évaluez vos fournisseurs
Le suivi des performances des fournisseurs peut s'avérer une tâche difficile et fastidieuse, compte tenu de tous les facteurs impliqués et des éléments mobiles à suivre. Pour simplifier ce processus, vous avez besoin d'une solution logicielle tierce dédiée à la gestion du risque fournisseur (VRM).
Une solution de VRM peut surveiller votre fournisseur, vous avertir de toute alerte de risque et effectuer des évaluations des performances du fournisseur. Ces évaluations portent non seulement sur vos fournisseurs tiers, mais aussi sur leurs fournisseurs, appelés fournisseurs tiers.
Une solution VRM vous permet de contrôler régulièrement les performances des fournisseurs au moyen d'enquêtes auprès des utilisateurs et de surveiller les accords de niveau de service des fournisseurs grâce à un suivi détaillé des accords de niveau de service. Vous pouvez également définir des fréquences d'examen personnalisées pour vous assurer que vos fournisseurs sont performants. Une solution de gestion des relations avec les fournisseurs doit également permettre d'archiver les documents et les dossiers au cas où il faudrait mettre fin à une relation avec un fournisseur.
Les risques liés à votre fournisseur tiers sont également les vôtres et nécessitent une gestion appropriée de votre part. En prenant des mesures pour améliorer la gestion des risques liés aux tiers, vous pouvez avoir l'esprit tranquille et garantir la réussite de votre entreprise dans les mois et les années à venir.
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