La pandemia de COVID-19 ha mostrado a empresas de todo el mundo los riesgos y costes de no estar preparadas para las interrupciones. Ya sean grandes o pequeñas, las recesiones y las catástrofes exigen un planteamiento de la continuidad de la actividad que vaya más allá de la mera reacción.
Las Operaciones Jurídicas son un campo relativamente nuevo que ha nacido de la necesidad de mantener los registros, documentos y procesos de misión crítica funcionales y racionalizados en un mundo cada vez más complejo. Estas funciones básicas de las operaciones jurídicas adquieren aún más importancia cuando se presentan nuevos retos que podrían socavar la continuidad empresarial de la que las "operaciones jurídicas" son responsables. Las empresas recurren a su equipo de Operaciones Jurídicas para soldar las heridas e innovar nuevas soluciones para seguir siendo resistentes frente a las perturbaciones.
Independientemente de lo avanzada que sea la pila tecnológica de una empresa, el departamento de Operaciones Jurídicas debe estar preparado para garantizar la continuidad del negocio tanto en tiempos de "normalidad" como en medio de crisis. Una crisis como la de COVID-19 es un punto de inflexión, en el que algunas empresas aprenden por las malas la necesidad de procesos automatizados y racionalizados, pero finalmente tienen la motivación y el impulso para empezar a implementarlos, mientras que las empresas más maduras pueden centrar sus preparativos en el futuro.
En ambos casos, corresponde a los profesionales de operaciones jurídicas asumir el liderazgo y encaminar a sus empresas hacia el éxito. Como observó recientemente un responsable de operaciones jurídicas:
"(La crisis de la COVID-19) afecta directamente a lo que los equipos de operaciones jurídicas hacen en el día a día, ya sea la gestión financiera o la tecnología jurídica, las comunicaciones, la gestión de proveedores, lo que sea. Todas ellas son áreas que tienen que seguir funcionando en una crisis para que la columna vertebral del departamento siga adelante".
Katrina Keiffer, Directora Asociada de Operaciones Jurídicas, Navistar
La naturaleza de una crisis
Hay tres fases distintas en una crisis. Podría decirse que la primera fase es el periodo anterior a la crisis: aunque parezca que todo sigue igual, esta fase es insostenible y puede presentar (a veces retrospectivamente) la causa o causas de la crisis.
La siguiente fase se produce durante la crisis, ya que la acción más importante es estabilizar la situación. Durante COVID-19, esta fase de estabilización consistió en gran medida en que las organizaciones prepararan rápidamente a los empleados para trabajar desde casa, resolvieran cómo gestionar las facturas en papel y el correo que se seguía recibiendo en la oficina, y se aseguraran de que los procesos críticos seguían funcionando, aunque los miembros clave del equipo estuvieran fuera cuidando de sí mismos o de sus familiares enfermos.
Por último, la última fase de la crisis es lo que Ronald Heifetz, fundador del Centro de Liderazgo Público de la Harvard Kennedy School, denomina fase adaptativa: "Cuando se abordan las causas subyacentes de la crisis y se crea la capacidad de prosperar en una nueva realidad".
La fase de adaptación que tiene lugar después de la crisis es esencialmente el compromiso de la empresa de no limitarse a volver a la normalidad, sino asegurarse de que "la normalidad" ya no conlleva los mismos riesgos e incertidumbres que antes de que se produjera la crisis.
Estabilizar la situación
Tras conocerse la gravedad de COVID-19, los departamentos jurídicos actuaron con rapidez para "estabilizar al paciente". Heifetz compara una crisis con un infarto que se produce en mitad de la noche: Quienes tienen la responsabilidad de reaccionar deben hacerlo de inmediato, y su primer objetivo debe ser superar la situación urgente y potencialmente mortal.
En el caso de esta crisis más reciente, esto significó que los empleados de todo el mundo fueron enviados a casa para trabajar desde los despachos y las salas de estar. Los gobiernos aplicaron políticas para disminuir inmediatamente la probabilidad de contagio: impedir que se reunieran grandes grupos, dar instrucciones a las comunidades para que salieran sólo cuando fuera necesario y la obligación de llevar mascarillas en público fueron ejemplos de "estabilizar al paciente".
Trabajo desde casa: Una encuesta realizada en marzo de 2020 por YouGov reveló que el 28% de los encuestados trabajaba desde casa. La pluralidad (29%) afirmó ser tan productiva en casa como en la oficina.
Las empresas necesitaban garantizar no sólo la salud de sus empleados, sino también que la propia empresa funcionara durante toda la crisis. Muchas tuvieron que tomar decisiones rápidas y sin precedentes sobre políticas y procesos de trabajo desde casa.
Los que ya disponían de ciertas tecnologías tenían una ventaja decisiva: En lugar de tener que implantar nuevos sistemas, podían basarse en los existentes para respaldar la continuidad de la actividad. También podían hacerlo con mayor eficacia, incluso en estas circunstancias, ya que habían adoptado esas tecnologías para reducir costes, mejorar la productividad y acelerar la capacidad de respuesta en primer lugar.
"Los departamentos jurídicos siguen enfrentándose al reto de "hacer más con menos", al tiempo que navegan por entornos corporativos en rápida evolución."
Kevin Clem, Director Comercial, HBR Consulting
En nuestro próximo artículo de esta serie, examinaremos las medidas que algunos de los principales equipos de operaciones jurídicas tomaron para mitigar la crisis, apoyar la continuidad de la actividad y el papel que desempeñaron la tecnología, los datos y los análisis en ese esfuerzo.
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