En la reciente cumbre virtual «Continuidad más allá del coronavirus», pedimos a las mentes más brillantes del ámbito de las operaciones jurídicas que nos explicaran cómo podrían los departamentos jurídicos hacer frente a la crisis de la COVID-19.
Como recordó Connie Brenton, de NetApp, al público, el espíritu de innovación y de avance constante ha sido parte integral de Legal Ops desde sus inicios. Como era de esperar, los demás ponentes secundaron esa opinión a lo largo de la jornada y señalaron la tecnología de nivel y, en particular, la automatización de los flujos de trabajo como herramientas fundamentales para superar los problemas actuales y desarrollar la resiliencia frente a los retos futuros.
Sería presuntuoso por parte de cualquier proveedor afirmar que su tecnología es la única salvadora de los departamentos jurídicos internos. Aun así, la gestión jurídica empresarial (ELM) y la automatización de los flujos de trabajo jurídicos han tenido hasta ahora un historial impresionante en la transformación de la eficiencia, la capacidad de respuesta y la capacidad de presentación de informes de los procesos de operaciones jurídicas.
La COVID-19 está haciendo que muchos departamentos jurídicos, que quizá se mostraban indecisos sobre su adopción, se den cuenta rápidamente de las ventajas de la tecnología jurídica. Las presiones para ser más ágiles, colaborativos y rentables se han intensificado debido a una situación en la que, de forma repentina, el personal no solo tiene que trabajar desde casa, sino incluso desde cualquier lugar.
La necesidad de una visión a largo plazo, incluso durante una crisis
Como nos recordó en una ocasión la revista Harvard Business Review,
La tarea de liderar durante una crisis prolongada, ya sea como director ejecutivo de una gran empresa o como gerente al frente de una iniciativa empresarial improvisada, es traicionera.
Para que Legal Ops pueda guiar al departamento jurídico (y a otros) a superar los obstáculos de la pandemia, la adopción de tecnología debe estar impulsada por una hoja de ruta, incluso en un momento en el que se insta a Legal Ops a adaptarse rápidamente para hacer frente a circunstancias inusuales.
Como señaló Kevin Clem, de HBR Consulting, en su sesión, los equipos de operaciones jurídicas que han sido pioneros en la búsqueda de Legal Ops 2.0 comprenden esta necesidad:
¿Qué pretendes conseguir, en qué plazo, cuál es la visión hacia la que te diriges y cómo es la hoja de ruta que te llevará hasta allí?
La tecnología no es la solución. En realidad, es un facilitador de los procesos empresariales, como todos sabemos. Así que algunas de las cosas que estamos viendo en cuanto a las características de Legal Ops 2.0... es tener una visión de la tecnología. Eso está claro.
Como explicó Kevin, esa hoja de ruta debe conducir hacia un departamento jurídico que haya maximizado su capacidad para afrontar con rapidez y flexibilidad los retos que puedan plantear las posibles perturbaciones del futuro.
Creemos que la primera característica de un departamento jurídico del futuro es que sea ágil.
Cómo la automatización del flujo de trabajo ha demostrado su valía
El COVID-19 ha sido, por tanto, un campo de pruebas para las soluciones tecnológicas jurídicas más adecuadas para alcanzar ese nivel de agilidad en el futuro. ¿Cuál es una de las tecnologías más eficaces que ya había demostrado su valía incluso antes de la pandemia? La automatización de los flujos de trabajo jurídicos, que ha vuelto a demostrar su eficacia durante la crisis a líderes de operaciones jurídicas como Andy Cooper, de IDEXX:
La tecnología de Mitratech (TAP) ha sido una bendición desde que la instalamos hace dos años y medio... Si esto [la COVID] hubiera ocurrido hace tres años, estaríamos en una situación muy diferente a la actual.
El valor de la automatización de los flujos de trabajo jurídicos para introducir un mayor nivel de eficiencia y productividad la convierte en una tecnología fundamental a ojos de usuarios como Gary Tully, de Gilead Sciences, cuya sesión inaugural con nuestro director ejecutivo, Mike Williams, se centró en la misión clave que cualquier tecnología debe apoyar:
Nuestro trabajo consiste en aumentar la eficacia de nuestros abogados en cuanto al tiempo que dedican a tramitar un contrato o eliminar el tiempo administrativo que lleva revisar una factura o cualquier panel de control e informes: estas son las funciones principales de un equipo de operaciones jurídicas.
Una mayor eficiencia no es el único nuevo punto de referencia que hay que alcanzar. Con una plantilla recién distribuida, los problemas relacionados con la gestión del personal y la supervisión de proyectos exigen soluciones tecnológicas en todos los ámbitos, según Mike Russell, de Trane Technologies:
Todo lo que no se hacía electrónicamente, hay que encontrar la manera de hacerlo electrónico. De lo contrario, no sabrás quién lo está haciendo, cuál es su carga de trabajo, etcétera.
Eso fue algo que Andy Cooper también afirmó:
Hemos tenido cambios de personal, hemos tenido gente que se ha puesto enferma por culpa del COVID, así que hemos tenido que cambiar de marcha rápido, y tener estas tecnologías a nuestra disposición ha hecho que sea mucho más fácil repartir el trabajo o ver dónde están nuestros huecos, ver dónde se están cayendo las cosas, para poder solucionarlo como es debido.
La columna vertebral de la continuidad del negocio
El apoyo prestado a todo el ecosistema jurídico corporativo durante uno de los momentos más estresantes que se recuerdan otorga a Legal Ops una posición única dentro de la empresa. «Somos los líderes del cambio en nuestros departamentos», afirmó Katrina Keiffer, de Navistar, y ahora pudieron demostrar las habilidades y herramientas que habían aportado a su función:
La continuidad del negocio es un tema central en este momento... y no solo la continuidad de los sistemas, sino la continuidad funcional del negocio.
Esto influye directamente en las tareas diarias de los equipos de operaciones jurídicas, ya sea la gestión financiera o la tecnología jurídica, las comunicaciones, la gestión de proveedores, etc. Todas estas son áreas que deben seguir funcionando durante una crisis para que la columna vertebral del departamento pueda continuar.
En la cumbre, los ponentes hablaron sobre cómo otras unidades y departamentos empresariales se estaban acercando a ellos para obtener más información sobre las soluciones tecnológicas que Legal Ops ya estaba utilizando, y cómo una solución como TAP podría adaptarse a procesos no jurídicos.
Connie Brenton, de NetApp, tuvo mucho que decir sobre ese tema durante su sesión con Justin Hectus, de KP Labs, entre otras ideas.
¿Gestión del cambio? Fíjate en lo rápido que, en solo un fin de semana, los bufetes de abogados estuvieron dispuestos a cambiar de opinión, y lo mismo está ocurriendo con nuestros equipos internos.
La transformación digital se ha convertido en una de las prioridades de la lista de tareas pendientes del director ejecutivo... porque TAP es una tecnología muy fácil de implementar y ofrece un retorno de la inversión muy elevado... NetApp está dispuesta a invertir en ella independientemente del escenario.
En los últimos dos meses hemos recibido más visitas (de otros departamentos) que en los dos últimos trimestres, porque la gente no puede trabajar como solía hacerlo.
Por último, existe otra tendencia hacia la transformación de la continuidad del negocio, ya que estas tecnologías pueden tener un impacto profundo que va mucho más allá de la eficiencia o la eficacia que aportan a los procesos de operaciones jurídicas.
El éxito de una empresa con herramientas como la automatización del flujo de trabajo durante una crisis como la que todos estamos viviendo en este momento genera beneficios muy necesarios para los empleados, las partes interesadas, los accionistas, las comunidades e incluso el mundo en general, como nos recordó Gary Tully:
No es difícil ver cómo el apoyo a la función jurídica en Gilead está contribuyendo a algo más que a la empresa y sus ingresos. En este caso, está apoyando a la sociedad, y de una manera muy visible.
¿Nuestra prioridad? En su éxito.
Programe una demostración u obtenga más información sobre los productos, servicios y compromiso de Mitratech.
