Die COVID-19-Pandemie hat Unternehmen auf der ganzen Welt gezeigt, welche Risiken und Kosten entstehen, wenn sie nicht auf Störungen vorbereitet sind. Ob groß oder klein, Abschwünge und Katastrophen erfordern einen Ansatz zur Geschäftskontinuität, der mehr als nur reaktiv ist.
Legal Operations ist ein relativ neuer Bereich, der aus der Notwendigkeit entstanden ist, geschäftskritische Aufzeichnungen, Dokumente und Prozesse in einer zunehmend komplexen Welt funktionsfähig zu halten und zu optimieren. Diese Kernfunktionen von Legal Operations werden noch wichtiger, wenn neue Herausforderungen auftauchen, die die Geschäftskontinuität, für deren Aufrechterhaltung "Legal Ops" verantwortlich ist, potenziell untergraben könnten. Unternehmen erwarten von ihrem Legal Operations-Team, dass es die Wunden schließt und neue Lösungen entwickelt, um angesichts von Störungen widerstandsfähig zu bleiben.
Unabhängig davon, wie fortschrittlich die technische Ausstattung eines Unternehmens ist, müssen die Rechtsabteilungen darauf vorbereitet sein, die Geschäftskontinuität sowohl in Zeiten des "Business as usual" als auch in Krisenzeiten zu gewährleisten. Eine Krise wie COVID-19 ist ein Wendepunkt, an dem einige Unternehmen auf die harte Tour lernen, dass automatisierte, gestraffte Prozesse notwendig sind, aber endlich die Motivation und den Schwung haben, sie zu implementieren, während reifere Unternehmen ihre Vorbereitungen auf die Zukunft konzentrieren können.
In beiden Fällen liegt es an den Fachleuten der Rechtsabteilung, die Führungsrolle zu übernehmen und ihre Unternehmen auf den Weg des Erfolgs zu bringen. Wie eine Führungskraft aus dem Bereich Legal Ops kürzlich bemerkte:
"(Die COVID-19-Krise) wirkt sich direkt auf die tägliche Arbeit der Rechtsabteilung aus, sei es im Finanzmanagement oder in der Rechtstechnologie, in der Kommunikation, im Lieferantenmanagement und so weiter. Das sind alles Bereiche, die auch in einer Krise funktionieren müssen, damit das Rückgrat der Abteilung erhalten bleibt."
Katrina Keiffer, stellvertretende Direktorin für Rechtsangelegenheiten, Navistar
Das Wesen einer Krise
Es gibt drei verschiedene Phasen in einer Krise. Die erste Phase könnte man als den Zeitraum vor der Krise bezeichnen: Auch wenn in dieser Zeit "business as usual" zu herrschen scheint, ist diese Phase tatsächlich nicht nachhaltig und kann (manchmal im Nachhinein) die Ursache(n) der Krise darstellen.
Die nächste Phase tritt während der Krise ein, da die wichtigste Maßnahme darin besteht, die Situation zu stabilisieren. Bei COVID-19 bestand diese Stabilisierungsphase im Wesentlichen darin, dass die Unternehmen ihre Mitarbeiter schnell für die Arbeit von zu Hause aus einrichteten, herausfanden, wie sie mit den Papierrechnungen und der Post umgehen sollten, die immer noch im Büro eingingen, und sicherstellten, dass kritische Prozesse weiterhin funktionierten, auch wenn wichtige Teammitglieder sich um sich selbst oder ihre kranken Familienangehörigen kümmerten.
Die letzte Phase der Krise schließlich nennt Ronald Heifetz, der Gründer des Center for Public Leadership an der Harvard Kennedy School, die Anpassungsphase: "Wenn man die Ursachen der Krise bekämpft und die Fähigkeit aufbaut, in einer neuen Realität zu gedeihen".
Die Anpassungsphase nach der Krise besteht im Wesentlichen darin, dass sich das Unternehmen verpflichtet, nicht einfach zur Tagesordnung überzugehen, sondern dafür zu sorgen, dass die "Tagesordnung" nicht mehr die gleichen Risiken und Unsicherheiten birgt wie vor der Krise.
Stabilisierung der Situation
Nachdem der Schweregrad von COVID-19 bekannt wurde, handelten die Rechtsabteilungen schnell, um "den Patienten zu stabilisieren". Heifetz vergleicht eine Krise mit einem Herzinfarkt, der mitten in der Nacht zuschlägt: Diejenigen, die Verantwortung tragen, müssen sofort reagieren, und ihr erstes Ziel muss es sein, die dringende und lebensbedrohliche Situation zu überwinden.
Für die jüngste Krise bedeutete dies, dass Mitarbeiter auf der ganzen Welt nach Hause geschickt wurden, um von ihren Heimbüros und Wohnzimmern aus zu arbeiten. Die Regierungen ergriffen Maßnahmen, um die Wahrscheinlichkeit einer Übertragung sofort zu verringern: Das Verhindern von Zusammenkünften großer Gruppen, die Anweisung an Gemeinden, sich nur bei Bedarf auf die Straße zu begeben, und die Vorschrift, in der Öffentlichkeit Masken zu tragen, waren alles Beispiele für die "Stabilisierung des Patienten".
Arbeit von zu Hause aus: Eine Umfrage von YouGov vom März 2020 ergab, dass 28 % der Befragten von zu Hause aus arbeiten. Die Mehrheit (29 %) gab an, dass sie zu Hause genauso produktiv sind wie im Büro.
Die Unternehmen mussten nicht nur für die Gesundheit ihrer Mitarbeiter sorgen, sondern auch dafür, dass das Unternehmen selbst während der Krise funktionierte. Viele mussten schnell und in nie dagewesener Weise Entscheidungen bezüglich der Richtlinien und Verfahren für die Heimarbeit treffen.
Diejenigen, die bereits über bestimmte Technologien verfügten, hatten einen entscheidenden Vorteil: Sie mussten keine neuen Systeme implementieren, sondern konnten sich auf die vorhandenen Systeme verlassen, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten. Sie konnten dies auch unter diesen Umständen mit größerer Effizienz tun, da sie diese Technologien von vornherein aus Gründen der Kostensenkung, Produktivitätssteigerung und schnelleren Reaktionsfähigkeit eingeführt hatten.
"Rechtsabteilungen stehen weiterhin vor der Herausforderung, mit weniger Mitteln mehr zu erreichen und sich gleichzeitig in einem sich schnell verändernden Unternehmensumfeld zurechtzufinden.
Kevin Clem, Kaufmännischer Leiter, HBR Consulting
In unserem nächsten Beitrag in dieser Reihe werden wir die Schritte untersuchen, die einige führende Legal Ops-Teams unternommen haben, um die Krise zu entschärfen und die Geschäftskontinuität zu unterstützen, und welche Rolle Technologie, Daten und Analysen dabei gespielt haben.
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