La pandémie de COVID-19 a montré aux entreprises du monde entier les risques et les coûts liés à l'absence de préparation aux perturbations. Qu'elles soient grandes ou petites, les ralentissements et les catastrophes exigent une approche de la continuité des activités qui ne soit pas simplement réactive.
Les opérations juridiques sont un domaine relativement nouveau qui est né de la nécessité de maintenir les dossiers, les documents et les processus critiques fonctionnels et rationalisés dans un monde de plus en plus complexe. Ces fonctions essentielles des opérations juridiques deviennent encore plus importantes lorsque de nouveaux défis se présentent, susceptibles de compromettre la continuité de l'activité que les "opérations juridiques" sont chargées de maintenir. Les entreprises comptent sur leur équipe des opérations juridiques pour ressouder les plaies et innover de nouvelles solutions afin de rester résilientes face aux perturbations.
Quelle que soit l'avancée technologique d'une entreprise, les opérations juridiques doivent être préparées à assurer la continuité de l'activité, aussi bien en période de "business as usual" qu'en cas de crise. Une crise comme celle du COVID-19 constitue un point d'inflexion, où certaines entreprises apprennent à leurs dépens la nécessité de processus automatisés et rationalisés, mais ont enfin la motivation et l'élan nécessaires pour commencer à les mettre en œuvre, tandis que les entreprises plus mûres peuvent concentrer leurs préparatifs sur l'avenir.
Dans les deux cas, c'est aux professionnels des services juridiques d'assumer le rôle de chef de file et de mettre leur entreprise sur la voie du succès. Comme l'a récemment fait remarquer un responsable des services juridiques :
"La crise du COVID-19 a des répercussions directes sur le travail quotidien des équipes des opérations juridiques, qu'il s'agisse de la gestion financière ou de la technologie juridique, de la communication, de la gestion des fournisseurs, et j'en passe. Ce sont tous des domaines qui doivent continuer à fonctionner en cas de crise afin que l'épine dorsale du département puisse continuer à fonctionner".
Katrina Keiffer, directrice adjointe des opérations juridiques, Navistar
La nature d'une crise
Une crise comporte trois phases distinctes. La première phase pourrait être considérée comme la période précédant la crise : même si cette période semble être celle du "business as usual", cette phase est en fait insoutenable et peut présenter (parfois rétrospectivement) la ou les causes à l'origine de la crise.
La phase suivante se déroule pendant la crise, l'action la plus importante étant de stabiliser la situation. Au cours de la crise COVID-19, cette phase de stabilisation a principalement consisté pour les organisations à organiser rapidement le travail à domicile de leurs employés, à déterminer comment traiter les factures et le courrier papier qui étaient encore reçus au bureau et à s'assurer que les processus essentiels continuaient à fonctionner, même si des membres clés de l'équipe étaient absents pour s'occuper d'eux-mêmes ou de membres de leur famille malades.
Enfin, la dernière phase de la crise est ce que Ronald Heifetz, fondateur du Center for Public Leadership à la Harvard Kennedy School, appelle la phase d'adaptation: "Lorsque l'on s'attaque aux causes sous-jacentes de la crise et que l'on développe la capacité à prospérer dans une nouvelle réalité".
La phase d'adaptation qui a lieu après la crise est essentiellement l'engagement de l'entreprise à ne pas se contenter de reprendre ses activités habituelles, mais à faire en sorte que ces activités ne comportent plus les mêmes risques et incertitudes qu'avant la crise.
Stabiliser la situation
Lorsque la gravité du COVID-19 a été connue, les services juridiques ont agi rapidement pour "stabiliser le patient". Heifetz compare une crise à une crise cardiaque qui survient au milieu de la nuit : Ceux qui ont la responsabilité de réagir doivent le faire immédiatement, et leur premier objectif doit être de surmonter la situation urgente qui met la vie en danger.
Dans le cas de la crise la plus récente, cela signifie que les employés du monde entier ont été renvoyés chez eux pour travailler depuis leur bureau ou leur salon. Les gouvernements ont mis en œuvre des politiques visant à réduire immédiatement la probabilité de transmission : empêcher les grands groupes de se réunir, demander aux communautés de ne sortir qu'en cas de nécessité et exiger le port de masques en public sont autant d'exemples de "stabilisation du patient".
Travail à domicile : Une enquête réalisée en mars 2020 par YouGov a révélé que 28 % des personnes interrogées travaillaient à domicile. La majorité d'entre eux (29 %) ont déclaré être aussi productifs à la maison qu'au bureau.
Les entreprises devaient veiller non seulement à la santé de leurs employés, mais aussi au bon fonctionnement de l'entreprise elle-même tout au long de la crise. Nombre d'entre elles ont dû prendre des décisions rapides et sans précédent concernant les politiques et les processus de travail à domicile.
Ceux qui disposaient déjà de certaines technologies ont bénéficié d'un avantage certain : Plutôt que de devoir mettre en œuvre de nouveaux systèmes, ils ont pu s'appuyer sur les systèmes existants pour assurer la continuité de leurs activités. Elles pouvaient également le faire avec une plus grande efficacité, même dans ces circonstances, puisqu'elles avaient adopté ces technologies dans le but de réduire les coûts, d'améliorer la productivité et d'accélérer la réactivité.
"Les services juridiques continuent d'être mis au défi de 'faire plus avec moins' tout en naviguant dans des environnements d'entreprise qui évoluent rapidement".
Kevin Clem, directeur commercial, HBR Consulting
Dans le prochain article de cette série, nous examinerons les mesures prises par certaines des meilleures équipes d'opérations juridiques pour atténuer la crise, soutenir la continuité des activités et le rôle que la technologie, les données et l'analyse ont joué dans cet effort.
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