DataStore es un potente y robusto sistema de gestión de contenidos empresariales diseñado específicamente para que las empresas de servicios financieros puedan capturar, procesar, almacenar y recuperar de forma segura grandes cantidades de datos críticos para el negocio. Pero, ¿qué usos reales le están dando a DataStore?
¿Cómo están aprovechando sus potentes funciones para mejorar las operaciones y reducir los costes? A continuación, basándonos en nuestra experiencia con los usuarios, presentamos las cinco formas principales en que los clientes de todo el mundo están utilizando DataStore.
1. Mejorar la experiencia del cliente
Muchas organizaciones de servicios financieros están utilizando DataStore para mejorar la experiencia del cliente. Más concretamente, están utilizando la avanzada funcionalidad de gestión de casos de DataStore y su capacidad para utilizar flujos de trabajo avanzados para enviar múltiples documentos relacionados con un caso a las personas adecuadas en el momento oportuno. En los procesos que involucran a sus clientes, esto puede tener un profundo impacto, reduciendo drásticamente el tiempo que llevan ciertas transacciones, como la refinanciación de una hipoteca, lo que tiene un impacto positivo en la experiencia del cliente.
2. Actuar sobre los documentos para KYC y AML que faltan o están a punto de caducar.
Los proveedores de servicios financieros están obligados a conservar determinados documentos como parte de las normativas «Conozca a su cliente» (KYC) y «Contra el blanqueo de capitales» (AML). Si no se conservan estos documentos, se exponen a sanciones reglamentarias. Para evitar estas sanciones y cumplir con las normativas KYC y AML, muchas organizaciones utilizan las capacidades ECM de DataStore para identificar de forma fácil y rápida los documentos que faltan o los que están a punto de caducar en el expediente de un cliente.
Con esta información, la organización puede tomar las medidas adecuadas, ya sea solicitar el documento necesario o simplemente notificar al cliente que un documento está a punto de caducar, antes de que esos documentos vuelvan a ser necesarios.
3. Centralizar todo el contenido de los clientes en un solo lugar.
Una de las formas más comunes en que las empresas de servicios financieros utilizan las capacidades ECM de Datastore es como repositorio central para almacenar todos los documentos de los clientes. Históricamente, los diferentes tipos de documentos de un cliente, desde estados financieros hasta formularios de solicitud escaneados y correos electrónicos, se almacenaban en sistemas centrales dispares. DataStore se integra fácilmente con esos sistemas centrales y todos los documentos que antes se almacenaban en ellos ahora se introducen en DataStore, lo que permite consultarlos de forma rápida y sencilla cuando se necesitan.
4. Mantener y proporcionar la información necesaria para los auditores, reguladores y otros.
Uno de los puntos débiles a los que se enfrentan las organizaciones de servicios financieros es la necesidad de almacenar y proporcionar la información que necesitan los auditores, los reguladores y otras entidades. Históricamente, esa información se ha almacenado en diferentes sistemas, a los que accedían diferentes personas, y no se ha mantenido adecuadamente, lo que hacía que cumplir con las solicitudes de información resultara lento y costoso. DataStore cambia eso.
No solo proporciona información desde un único lugar, lo que reduce drásticamente el tiempo de respuesta a las solicitudes, sino que también gestiona la información almacenada en DataStore de una manera mucho más eficiente, desde el control de acceso hasta el control de versiones, lo que hace que el mantenimiento de registros y todas las tareas asociadas sean mucho menos tediosas.
5. Mejorar las medidas de recuperación ante desastres y continuidad del negocio.
La recuperación ante desastres y la continuidad del negocio son siempre prioritarias para FinServ. Por eso, muchas organizaciones utilizan DataStore para mejorar la forma en que abordan estas cuestiones. Al digitalizar los documentos en papel y almacenar esas versiones en DataStore, las organizaciones están mejor preparadas para protegerse en caso de que se produzca un desastre.
Estos son solo algunos de los usos que las organizaciones están dando a DataStore. Sin embargo, hay muchas más formas en que las empresas de servicios financieros están utilizando DataStore, desde la elaboración de informes al final del día hasta la liberación de espacio en la oficina. Descubra más sobre DataStore, sus capacidades y cómo puede beneficiarse de él.
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Guía del experto: Las 7 señas de identidad de un cumplimiento eficaz
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Infografía: GRC Hurdles & High Jumps in Building a Culture of Compliance (Obstáculos y grandes saltos de GRC en la creación de una cultura de cumplimiento)
