Este es un escenario de pesadilla para demasiados CIO y CTO que lo han vivido antes: Vas a adoptar una tecnología o una herramienta de software fundamental, pero su adopción exige arrancar y sustituir las arquitecturas y el software existentes. No es de extrañar que no se atrevan a dar el paso... o que, si lo hacen, se sientan absolutamente obligados a tirar a la basura los sistemas heredados y reconstruirlos desde cero.
En el caso de la adopción de la automatización de flujos de trabajo, sin embargo, incorporar una nueva plataforma WFA a su empresa no debería significar que tenga que deshacerse de los sistemas heredados. Hay un lugar para esos sistemas establecidos y todavía viables, como señaló Wolfram Jost, director de tecnología del proveedor alemán de plataformas Software AG, en una entrevista de 2017:
"Ciertamente, la digitalización y, digamos, el Internet de las Cosas exigen nuevos procesos empresariales digitales, pero desechar, 'arrancar y sustituir', las soluciones de software desarrolladas durante décadas sería tirar el bebé con el agua de la bañera hasta un grado absurdo.
"Se calcula que 350.000 millones de líneas de código COBOL están en funcionamiento en todo el mundo, procesando hasta 30.000 millones de transacciones que representan un billón de dólares de negocio diario. Sólo en Estados Unidos, el 95 por ciento de las transacciones en cajeros automáticos, el 80 por ciento de las transacciones en puntos de venta y más del 90 por ciento de las reservas de vacaciones utilizan COBOL. El estadounidense medio probablemente interactúa con este lenguaje más de 10 veces al día".
Casi todas las grandes empresas cuentan con tecnología heredada que sigue desempeñando una función esencial. Pero los CIO y CTO mencionados también se ven presionados para evolucionar con rapidez y rentabilidad. Necesitan introducir plataformas más eficientes para aumentar la agilidad y recortar gastos, pero no pueden permitirse tirar a la basura los sistemas antiguos.
Integración, pero aguanta las migrañas
Estos sistemas heredados están tan integrados en la infraestructura de la empresa que sustituirlos no es sólo un problema informático, sino un quebradero de cabeza para toda la organización. Los procesos empresariales y la rentabilidad pueden verse seriamente alterados.
De todos modos, a menudo no es económicamente viable hacer el cambio. Las exigencias de cumplimiento o los modelos de negocio pueden cambiar, pero rara vez hay una razón suficientemente buena para hacer una renovación total que afecte a toda la operación y reduzca los resultados.
Así pues, para mejorar la agilidad operativa, la capacidad de respuesta y la eficiencia, los responsables tecnológicos de estas empresas necesitan encontrar soluciones de software que ofrezcan una integración perfecta con las plataformas heredadas. Además, una solución ideal de WFA también debe ser muy educada con otras aplicaciones de software de terceros en las que pueda confiar la empresa.
La necesidad de una plataforma de automatización de flujos de trabajo fácil de adoptar, flexible y escalable que se ajuste a estas características es la razón por la que las empresas han tendido a adoptar soluciones basadas en SaaS capaces de integrarse fácilmente con las plataformas existentes. ¿Cómo debería funcionar esto en la práctica?
Unificar la empresa, un flujo de trabajo a la vez
Imaginemos que ha adoptado una plataforma WFA que promete este tipo de integración, y que tiene que funcionar con un sistema ERP ya implantado:
- Cuando un formulario creado en el sistema WFA, como un formulario de pedido de un cliente, se envía a través de un flujo de trabajo automatizado de recepción de pedidos, los datos del formulario también se envían al ERP a través de un conector.
- El ERP genera un pedido y pone en marcha un flujo de trabajo de cumplimiento en la plataforma WFA, de nuevo a través de un conector.
- Un especialista en cumplimiento recibe una notificación de que se está procesando un pedido.
- Mientras tanto, la plataforma WFA almacena de forma centralizada todos los formularios y documentos asociados, de modo que los equipos de cuentas por cobrar o de atención al cliente pueden acceder a ellos a través del ERP.
Se elimina la introducción manual de datos, lo que acelera el cumplimiento. Cada etapa del proceso se automatiza, uniendo sistemas y bases de datos dispares en un todo mucho más integrado y eficiente.
¿Otras ventajas? Ahora, las eficiencias diarias y las mejoras en los procesos que implica la adopción de una plataforma de automatización de flujos de trabajo SaaS se están haciendo realidad. Y lo que es mejor, su empresa ha movido la aguja de la transformación digital a lo grande, evitando al mismo tiempo los dolores y costes que habrían acompañado a un escenario de cambio radical.
Todos los implicados salen ganando: el director financiero, el director de sistemas de información y los empleados.
