Voici un scénario cauchemardesque pour trop de DSI et de directeurs techniques qui l'ont déjà vécu : Vous adoptez une technologie ou un outil logiciel fondamental, mais son adoption exige le remplacement des architectures et des logiciels existants. Il n'est donc pas étonnant qu'ils hésitent un peu à franchir le pas... ou, s'ils le font, qu'ils se sentent absolument obligés de se débarrasser des systèmes existants et de repartir de zéro.
Dans le cas de l'adoption de l'automatisation des flux de travail, cependant, l'introduction d'une nouvelle plateforme WFA pour votre entreprise ne devrait pas signifier que vous devez vous débarrasser des systèmes existants. Il y a une place pour ces systèmes établis et toujours viables, comme l'a souligné Wolfram Jost, directeur technique du fournisseur de plateformes allemand Software AG, lors d'une interview en 2017:
Certes, la numérisation et, par exemple, l'internet des objets exigent de nouveaux processus commerciaux numériques, mais jeter, "arracher et remplacer", les solutions logicielles développées au fil des décennies reviendrait à jeter le bébé avec l'eau du bain dans une mesure absurde.
"On estime que 350 milliards de lignes de code COBOL sont utilisées dans le monde, traitant quotidiennement jusqu'à 30 milliards de transactions représentant un billion de dollars. Si l'on considère uniquement les États-Unis, 95 % des transactions de guichets automatiques, 80 % des transactions de points de vente et plus de 90 % des réservations de vacances utilisent COBOL. L'Américain moyen utilise probablement ce langage plus de 10 fois par jour".
Presque toutes les grandes entreprises disposent d'une technologie patrimoniale qui joue encore un rôle essentiel. Mais les DSI et les directeurs techniques que nous avons mentionnés sont également contraints d'évoluer rapidement tout en conservant un bon rapport coût-efficacité. Ils doivent mettre en place des plateformes plus efficaces pour gagner en agilité et réduire les dépenses, mais ne peuvent pas se permettre de mettre au rebut les anciens systèmes.
Intégration, mais pas de migraines
Ces systèmes existants sont tellement intégrés dans l'infrastructure de l'entreprise que leur remplacement n'est pas seulement un problème informatique, mais un casse-tête pour l'ensemble de l'organisation. Les processus d'entreprise et la rentabilité peuvent être sérieusement perturbés.
De toute façon, il n'est souvent pas possible, d'un point de vue financier, de procéder à ce changement. Les exigences de conformité ou les modèles d'entreprise peuvent changer, mais il y a rarement une raison suffisante pour procéder à un remaniement complet qui a des répercussions sur l'ensemble des opérations et qui pèse sur les résultats.
Pour améliorer l'agilité opérationnelle, la réactivité et l'efficacité, les responsables technologiques de ces entreprises doivent donc trouver des solutions logicielles qui s'intègrent parfaitement aux plates-formes existantes. De plus, une solution WFA idéale devrait également être compatible avec d'autres applications logicielles tierces sur lesquelles l'entreprise peut compter.
La nécessité de disposer d'une plateforme d'automatisation des flux de travail facile à adopter, flexible et évolutive est la raison pour laquelle les entreprises ont eu tendance à adopter des solutions basées sur le modèle SaaS, capables de s'intégrer facilement aux plateformes existantes. Comment cela se passe-t-il dans la pratique ?
Unifier l'entreprise, un flux de travail à la fois
Imaginons que vous ayez adopté une plateforme de WFA qui promet ce type d'intégration et qui doit fonctionner avec un système ERP déjà en place :
- Lorsqu'un formulaire construit dans le système WFA, tel qu'un formulaire de commande client, est acheminé par un flux de travail automatisé de prise de commande, les données du formulaire sont également envoyées dans l'ERP par le biais d'un connecteur.
- L'ERP génère une commande et lance un processus d'exécution dans la plateforme WFA, toujours via un connecteur.
- Un spécialiste de l'exécution reçoit une notification indiquant qu'une commande est en cours de traitement.
- Entre-temps, la plateforme WFA stocke de manière centralisée tous les formulaires et les documents associés, de sorte que les équipes chargées des créances ou du service à la clientèle peuvent y accéder via l'ERP.
La saisie manuelle est éliminée, ce qui accélère le traitement des commandes. Chaque étape du processus est automatisée, réunissant des systèmes et des bases de données disparates en un ensemble beaucoup plus intégré et efficace.
Autres avantages ? Aujourd'hui, les gains d'efficacité et les améliorations des processus quotidiens liés à l'adoption d'une plateforme SaaS d'automatisation des flux de travail sont en train de se concrétiser. Mieux encore, votre entreprise a fait un grand pas vers la transformation numérique, tout en évitant les difficultés et les coûts qui auraient accompagné un scénario de remplacement.
C'est un résultat gagnant-gagnant pour toutes les personnes impliquées - le directeur financier, le directeur informatique et les employés.
