Treinta días (días naturales) es un plazo muy corto para preparar una presentación para la OFCCP, pero no es momento de tomar atajos. Una de las formas más eficaces de evitar una revisión prolongada es asegurarse de que los datos que se envían sean completos, precisos y coherentes internamente. No es conveniente corregir los datos después de haberlos enviado a la OFCCP, ya que esta tiende a suponer que los datos corregidos se envían para ocultar un problema descubierto después de recibir los datos «reales».
Garantizar datos completos
En primer lugar, asegúrese de que sus datos incluyen todo lo necesario para el análisis. Revise los datos originales utilizados para completar el Plan de Acción Afirmativa. Hay varias cuestiones que debe tener en cuenta:
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- ¿Ha incluido a todas las personas que deben incluirse? La OFCCP exige la inclusión de cualquier persona que trabaje más de tres días. También deben incluirse los trabajadores a tiempo parcial y los trabajadores temporales. No descuide a los altos cargos de la organización. El director general también debe incluirse.
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- ¿Le falta algún dato? En Excel, utilice un filtro para ver dónde pueden estar los datos que faltan (raza, discapacidad, etc.). Haga todo lo posible por «rellenar los huecos», incluso si el campo es «desconocido».
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- ¿Su remuneración es anualizada? Los salarios de los empleados a tiempo parcial deben ser anualizados para garantizar una comparación adecuada con los empleados a tiempo completo. Si la escala salarial es diferente para los empleados a tiempo parcial, deberá indicarlo en su presentación.
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- ¿Ha utilizado los nuevos datos del censo? Los planes de acción afirmativa que abarquen períodos a partir de enero de 2014 (y posteriores) deben utilizar los nuevos datos del censo de 2010 para las estimaciones de disponibilidad. Se puede acceder a ellos en: http://www.census.gov/people/eeotabulation/data/eeotables20062010.html
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- ¿Están los grupos de puestos de trabajo establecidos adecuadamente? Los títulos deben tener niveles similares de responsabilidad, salarios y oportunidades de ascenso. Además, los grupos de puestos de trabajo no deben incluir más de una categoría EEO-1. Las organizaciones con menos de 150 empleados pueden utilizar las categorías EEO-1 como grupos de puestos de trabajo. Está bien tener un grupo de puestos de trabajo con una sola persona, si son realmente distintos. Por ejemplo, si su único trabajador de servicios es el conserje, tendrá una sola persona en ese grupo de puestos de trabajo.
- ¿Son distintos los títulos de los puestos? Los títulos de los puestos no deben existir en más de un grupo de puestos. Si es así, lo mejor es añadir un término aclaratorio para distinguir los puestos diferentes que tienen el mismo título.
Consistencia interna
La coherencia interna es fundamental. Asegúrese de que los empleados de un conjunto de datos tengan la misma información descriptiva en todos los demás conjuntos de datos.
Comience con los datos del inicio del año (BOY), añada las contrataciones, elimine los plazos y compruebe si coinciden con los datos del final del año (EOY). Verifique lo siguiente:
- Todos los miembros de BOY (y Promos) están en Terms o EOY.
- Todos los que están en EOY (y Promos) están en BOY o Hires.
- Todos los empleados de Hires están sujetos a EOY o a condiciones.
- Todos los usuarios de Terms están en BOY o Hires.
Asegúrese también de que los datos de los contratados y los solicitantes sean coherentes internamente. Verifique que todos los contratados estén en la lista de solicitantes y que todos los solicitantes estén incluidos en todas las contrataciones que comenzaron durante el año de datos (el año de datos utilizado para el análisis). Esto parece obvio, pero muchos contratistas extraen los datos de los solicitantes basándose en el año de datos. En el caso de un AAP anual, es probable que los contratados que comienzan a trabajar en enero tengan solicitantes asociados a ese puesto que presentaron su solicitud el año anterior. Del mismo modo, habrá muchas personas que presentaron su solicitud durante el año de referencia y cuya selección definitiva comenzó el año de referencia siguiente.
Anotar anomalías
Por último, asegúrese de anotar las anomalías en su presentación inicial. Si tiene un empleado cuyo puesto fue eliminado y ahora cobra considerablemente más que sus homólogos actuales, anótelo cuando envíe su compensación por primera vez. Si las anomalías en sus datos no se explican al enviarlos, es probable que la OFCCP solicite una gama más amplia de datos que si se hubieran explicado las anomalías. Además, esto le coloca a usted, el contratista, en una posición defensiva desde el principio del proceso.
Conclusión
«Hacerlo bien a la primera» es una estrategia que puede implicar una inversión adicional de tiempo y recursos al principio, pero el ahorro al final es exponencial. Si ayudas a la OFCCP a comprender tus datos, tendrán menos preguntas y, en consecuencia, menos solicitudes de datos adicionales. Esto también reducirá la posibilidad de una investigación in situ y mantendrá la duración de la auditoría al mínimo.
Para obtener más información sobre cómo reducir la exposición en las auditorías de la OFCCP, póngase en contacto con Marilynn Schuyler en [email protected].
Nota: nada de lo que se incluye en este artículo pretende ser un consejo legal ni sustituir el asesoramiento profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales tienen derechos de autor © Schuyler Affirmative Action Practice.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
