Trente jours – jours calendaires – est un délai très court pour préparer une soumission à l'OFCCP, mais ce n'est pas le moment de prendre des raccourcis. L'un des moyens les plus efficaces d'éviter un examen prolongé est de s'assurer que les données que vous soumettez sont complètes, exactes et cohérentes en interne. Il n'est pas souhaitable de corriger des données après leur envoi à l'OFCCP, car celui-ci a tendance à présumer que les données corrigées sont soumises dans le but de dissimuler un problème découvert après la réception des données « réelles ».
Garantir l'exhaustivité des données
Tout d'abord, assurez-vous que vos données comprennent tout ce dont vous avez besoin pour l'analyse. Passez en revue les données originales utilisées pour remplir le plan d'action positive. Vous devez vous poser plusieurs questions :
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- Avez-vous inclus toutes les personnes qui devaient l'être ? L'OFCCP exige l'inclusion de toute personne travaillant plus de trois jours. Les employés à temps partiel et les travailleurs saisonniers doivent également être inclus. Ne négligez pas les dirigeants de l'organisation. Le PDG doit également être inclus.
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- Il vous manque des données ? Dans Excel, utilisez un filtre pour voir où se trouvent les données manquantes (origine ethnique, handicap, etc.). Faites tout votre possible pour « remplir les blancs », même si le champ est « inconnu ».
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- Votre rémunération est-elle annualisée ? Les salaires des employés à temps partiel doivent être annualisés afin de permettre une comparaison adéquate avec ceux des employés à temps plein. Si l'échelle salariale est différente pour les employés à temps partiel, vous devrez le mentionner dans votre demande.
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- Avez-vous utilisé les nouvelles données du recensement ? Les plans d'action positive couvrant les périodes à compter de janvier 2014 (et au-delà) doivent utiliser les nouvelles données du recensement de 2010 pour estimer la disponibilité. Ces données sont accessibles à l'adresse suivante : http://www.census.gov/people/eeotabulation/data/eeotables20062010.html
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- Les groupes d'emplois sont-ils correctement définis ? Les titres doivent correspondre à des niveaux de responsabilité, des taux de rémunération et des possibilités d'avancement similaires. De plus, les groupes d'emplois ne doivent pas inclure plus d'une catégorie EEO-1. Les organisations comptant moins de 150 employés peuvent utiliser les catégories EEO-1 comme groupes d'emplois. Il est acceptable d'avoir un groupe d'emplois composé d'une seule personne, si celle-ci est vraiment distincte. Par exemple, si votre seul employé de service est le concierge, vous aurez une seule personne dans ce groupe d'emplois.
- Les intitulés de poste sont-ils distincts ? Les intitulés de poste ne devraient pas exister dans plus d'un groupe de postes. Si c'est le cas, il est préférable d'ajouter un terme clarificateur pour distinguer les postes différents qui ont le même intitulé.
Cohérence interne
La cohérence interne est essentielle. Assurez-vous que les employés d'un ensemble de données disposent des mêmes informations descriptives dans tous les autres ensembles de données.
Commencez par les données de début d'année (BOY), ajoutez les embauches, retirez les contrats à durée déterminée et vérifiez si cela correspond aux données de fin d'année (EOY). Vérifiez les éléments suivants :
- Tout le monde chez BOY (et Promos) est sous contrat à durée déterminée ou à durée indéterminée.
- Tous les membres d'EOY (et Promos) sont sur BOY ou Hires.
- Tous les employés de Hires sont sous contrat à durée déterminée ou à durée indéterminée.
- Tout le monde sur Terms est sur BOY ou Hires.
Assurez-vous également que les données relatives aux embauches et aux candidats sont cohérentes en interne. Vérifiez que tous les employés embauchés figurent sur la liste des candidats et que tous les candidats sont inclus pour toutes les embauches qui ont débuté au cours de l'année de référence (l'année dont les données sont utilisées pour l'analyse). Cela semble évident, mais de nombreux entrepreneurs extraient leurs données sur les candidats en fonction de l'année de référence. Pour un AAP calendaire, les embauches qui commencent en janvier auront probablement des candidats associés à ce poste qui ont postulé l'année civile précédente. De même, de nombreuses personnes auront postulé au cours de l'année de référence, mais leur sélection finale aura eu lieu au cours de l'année de référence suivante.
Annoter les anomalies
Enfin, veillez à annoter vos anomalies dans votre soumission initiale. Si l'un de vos employés a perdu son poste et qu'il est désormais rémunéré beaucoup plus que ses homologues actuels, veuillez le noter lorsque vous soumettez votre rémunération pour la première fois. Si les anomalies dans vos données ne sont pas expliquées lors de leur soumission, l'OFCCP vous demandera probablement un éventail de données plus large que si les anomalies avaient été expliquées. De plus, cela vous place, en tant que sous-traitant, dans une position défensive très tôt dans le processus.
Conclusion
« Bien faire les choses dès le départ » est une stratégie qui peut nécessiter un investissement supplémentaire en temps et en ressources au début, mais les économies réalisées à la fin sont exponentielles. Si vous aidez l'OFCCP à comprendre vos données, il aura moins de questions à vous poser et, par conséquent, moins de demandes de données supplémentaires. Cela réduira également la possibilité d'une enquête sur place et limitera la durée de l'audit au minimum.
Pour plus d'informations sur la manière de réduire l'exposition aux audits de l'OFCCP, veuillez contacter Marilynn Schuyler à l'adresse [email protected].
Remarque : rien dans cet article ne constitue un avis juridique ni ne remplace les conseils professionnels concernant la situation particulière de votre organisation. Tous les documents originaux sont protégés par le droit d'auteur © Schuyler Affirmative Action Practice.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
