三十天——日历天——对于准备提交给联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的材料而言时间非常紧迫，但绝不能因此偷工减料。避免审查过程拖延的最有效方法之一，就是确保提交的数据全面、准确且内部一致。 切勿在数据提交至OFCCP后再进行修正，因为该机构往往会推测修正后的数据是为掩盖"真实"数据提交后发现的问题而提交的。
确保数据完整性
首先，确保您的数据包含分析所需的所有内容。请核查用于完成平权行动计划的原始数据。您需要考虑以下几个问题：
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- 您是否已将所有应纳入人员都列入其中？联邦合同合规计划办公室（OFCCP）要求必须包含所有工作超过三天的员工。兼职人员和季节性工人也应纳入统计范围。切勿忽略组织高层——首席执行官同样必须列入统计。
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- 是否存在数据缺失？在Excel中使用筛选功能，可定位可能缺失数据的字段（如种族、残疾状况等）。请竭尽全力“填补空白”——即使该字段标注为“未知”。
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- 您的薪酬是否按年计算？兼职员工的薪资必须按年折算，以确保与全职员工进行合理比较。若兼职员工的薪酬标准与全职员工不同，您需在提交材料时特别注明。
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- 您是否使用了新的普查数据？涵盖2014年1月（及之后）时段的平权行动计划必须采用2010年新普查数据进行资源可用性评估。数据可通过以下链接获取：http://www.census.gov/people/eeotabulation/data/eeotables20062010.html
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- 职位组是否合理设置？职位名称应具有相似的责任级别、薪酬标准和晋升机会。此外，职位组不应包含超过一个EEO-1分类。员工少于150人的组织可直接使用EEO-1分类作为职位组。若职位确实具有独特性，允许存在仅含一名员工的职位组。例如，若贵机构唯一的服务人员是清洁工，则该职位组仅含一人。
- 职位名称是否具有唯一性？同一职位名称不应出现在多个职位组中。若出现此类情况，最佳做法是添加说明性术语，以区分名称相同但性质不同的职位。
内部一致性
内部一致性至关重要。确保同一数据集中的员工在所有其他数据集中拥有相同的描述性信息。
从年初数据（BOY）开始，加入新入职人员，扣除离职人员，核对是否与年末数据（EOY）一致。请确认以下事项：
- BOY（及促销部门）的所有员工均采用按期或按年支付的薪酬方案。
- 所有在EOY（及促销部门）的人员均隶属于BOY或Hires部门
- Hires平台上的所有用户均采用年终结算或按条款结算。
- Terms平台上的所有用户都属于BOY或Hires类别
确保录用人员与应聘者数据在内部保持一致。核查所有录用人员是否均在应聘者名单中，且所有应聘者都包含在数据年度（即用于分析的数据年份）内入职的录用人员中。这看似显而易见，但许多承包商会根据数据年度提取应聘者数据。 对于日历年度的AAP计划，1月入职的雇员很可能关联着前一日历年度申请该职位的候选人。同样地，数据年度内申请的许多人最终录用结果可能在次年数据年度才生效。
标注异常
最后，请务必在首次提交时标注异常情况。 若某员工因岗位撤销而获得远高于现任同岗人员的薪酬，首次提交薪酬数据时请特别标注。若数据异常未予说明，OFCCP（联邦合同合规计划办公室）索要补充数据的范围可能远超预期。更重要的是，这将使承包商在流程初期便陷入被动防御的境地。
结论
“一次做对”的策略可能需要在前期投入额外的时间和资源，但后期节省的成本呈指数级增长。若能协助联邦合同合规计划办公室（OFCCP）理解您的数据，他们将减少提问次数，从而降低额外数据请求的频率。这同时能降低现场调查的可能性，并将审计周期控制在最短时限内。
如需了解如何降低在联邦合同合规计划办公室（OFCCP）审计中的风险，请联系玛丽琳·舒勒，邮箱：[email protected]。
请注意：本文内容不构成法律建议，亦不能替代针对贵组织具体情况的专业建议。所有原创材料版权归属 © Schuyler 平权行动实践。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
