Perfeccionar su estrategia de auditoría OFCCP

Treinta días -días naturales- es muy poco tiempo para preparar una presentación para la OFCCP, pero no es el momento de escatimar esfuerzos. Una de las maneras más eficaces de evitar una revisión prolongada es asegurarse de que los datos que usted presenta sean completos, precisos e internamente coherentes. No es conveniente corregir los datos después de haberlos enviado a la OFCCP, ya que ésta tiende a suponer que los datos corregidos se presentan para ocultar un problema descubierto después de haber recibido los datos "reales".

Garantizar la exhaustividad de los datos

En primer lugar, asegúrese de que sus datos incluyen todo lo necesario para el análisis. Revise sus datos originales utilizados para completar el Plan de Acción Afirmativa. Hay varias cuestiones que debe tener en cuenta:

• • ¿Ha incluido a todas las personas que deberían estar incluidas? La OFCCP exige la inclusión de todas las personas que trabajen más de tres días. También deben incluirse los trabajadores a tiempo parcial y los temporeros. No descuide la cúpula de la organización. El director general también debe estar incluido.

• • ¿Le falta algún dato? En Excel, utilice un filtro para ver dónde pueden encontrarse los datos que faltan (raza, estado de discapacidad, etc.). Haga todo lo posible por "rellenar los espacios en blanco", incluso si el campo es "desconocido".

• • ¿Está anualizada su remuneración? Los salarios de los empleados a tiempo parcial deben anualizarse para garantizar una comparación adecuada con los de los empleados a tiempo completo. Si la escala salarial es diferente para los empleados a tiempo parcial, deberá indicarlo en su presentación.

• • ¿Ha utilizado los nuevos datos del censo? Los Planes de Acción Afirmativa que cubran periodos que comiencen en enero de 2014 (y posteriores) deben utilizar los nuevos datos del censo de 2010 para las estimaciones de disponibilidad. Puede consultarse en: http://www.census.gov/people/eeotabulation/data/eeotables20062010.html

• • ¿Se han establecido adecuadamente los grupos de puestos? Los títulos deben tener niveles de responsabilidad, salarios y oportunidades de ascenso similares. Asimismo, los grupos de puestos no deben incluir más de una categoría EEO-1. Las organizaciones con menos de 150 empleados pueden utilizar las categorías EEO-1 como grupos de puestos. Está bien tener un grupo de empleos con una persona en él, si son realmente distintos. Por ejemplo, si su único trabajador de servicios es el conserje, tendrá una persona en ese grupo de empleos.

• ¿Los títulos de los puestos son distintos? Los títulos de los puestos no deben existir en más de un grupo de puestos. Si es así, es mejor añadir un término aclaratorio para distinguir los puestos distintos que tienen el mismo título.

Coherencia interna

La coherencia interna es fundamental. Asegúrese de que los empleados de un conjunto de datos tienen la misma información descriptiva en todos los demás conjuntos de datos.

Empiece con los datos de principio de año (BOY), añada las contrataciones, elimine los plazos y compruebe si coinciden con los datos de fin de año (EOY). Verifique lo siguiente:

• Todo el mundo en BOY (y Promos) está en Términos o EOY
• Todos en EOY (y Promos) están en BOY o Hires
• Todo el mundo en Hires está en EOY o Terms
• Todo el mundo en Términos está en BOY o Hires

Asegúrese también de que los datos sobre contrataciones y solicitantes son coherentes internamente. Verifique que todas las contrataciones figuren en la lista de solicitantes y que todos los solicitantes estén incluidos en todas las contrataciones que comenzaron durante el año de los datos (el año de los datos utilizados para el análisis). Esto parece obvio, pero muchos contratistas extraen sus datos de candidatos basándose en el año de los datos. Para un PAA de año natural, las contrataciones que comienzan en enero probablemente tendrán candidatos asociados a ese puesto que se presentaron el año natural anterior. Del mismo modo, habrá muchas personas que presentaron su candidatura durante el año de datos cuya(s) selección(es) final(es) comenzó(n) el año de datos siguiente.

Anotar anomalías

Por último, asegúrese de anotar las anomalías en su presentación inicial. Si tiene un empleado cuyo puesto fue eliminado, y ahora se le paga considerablemente más que a sus contrapartes actuales, anótelo cuando presente su compensación la primera vez. Si las anomalías en sus datos no se explican al presentarlos, es probable que la OFCCP le pida una gama de datos más amplia que si se hubieran explicado las anomalías. Además, le coloca a usted, el contratista, en una posición defensiva en una fase muy temprana del proceso.

Conclusión

"Hacerlo bien a la primera" es una estrategia que puede implicar una inversión adicional de tiempo y recursos en la fase inicial, pero el ahorro en la fase final es exponencial. Si ayuda a la OFCCP a comprender sus datos, tendrán menos preguntas y, en consecuencia, menos solicitudes de datos adicionales. Esto también reducirá la posibilidad de una investigación in situ y reducirá al mínimo la duración de la auditoría.

Si desea más información sobre cómo reducir la exposición en las auditorías de la OFCCP, póngase en contacto con Marilynn Schuyler en [email protected].

Nota: nada de lo contenido en este artículo pretende ser asesoramiento jurídico ni sustituir el asesoramiento profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales son copyright © Schuyler Affirmative Action Practice.

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.