Le secteur juridique n'échappe pas à l'impact des fermetures d'administrations, des quarantaines et des difficultés financières généralisées. Toutefois, l'épidémie présente un aspect positif majeur pour le secteur : Le monde juridique entre dans une nouvelle ère numérique.
Avec une grande partie de nos processus de travail "normaux" mis de côté à cause de COVID-19, nous avons remarqué que de nombreuses entreprises profitent de l'occasion pour revoir leurs systèmes, y compris les solutions de gestion juridique d'entreprise.
Voici quelques points clés à garder à l'esprit lors de la sélection d'une solution ELM en fonction de votre service juridique et des besoins de votre entreprise.
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- Constituez votre équipe. Pour choisir une solution ELM pour votre entreprise, il faut réunir les bons acteurs dès le début du processus de sélection. Ces acteurs veillent à ce que le chemin soit clair entre la décision, le contrat et la mise en œuvre :
- Marchés publics
- Personnel opérationnel du service juridique
- Représentants des TI
- Représentants des finances
- Désigner un champion pour le projet. Il/elle servira de point de contact unique pour garantir une communication fluide.
- Commencer par la fin. Maintenant que votre équipe est en place, commencez par la fin : définissez clairement les objectifs de l'entreprise pour l'achat d'une solution ELM. Partagez l'objectif avec tous les acteurs internes de l'entreprise pour vous assurer qu'il s'agit d'une décision interfonctionnelle. Veillez à examiner les idées ensemble.
- Obtenez l'approbation du budget dès maintenant. Dans certains cas, l'absence d'approbation peut retarder le processus pendant des mois, voire des années. Pour mieux prévoir un budget adéquat pour la solution, consultez des consultants, des pairs et des fournisseurs ; vous devriez savoir quels sont les coûts à prévoir aux extrémités haute et basse du spectre.
- Trouver les bons fournisseurs. Maintenant qu'un budget a été établi, il est temps de déterminer quelle solution convient le mieux à votre entreprise. Parcourez l'internet, lisez des études de cas, interrogez vos collègues d'autres entreprises, assistez à des conférences, lisez des blogs. Il existe de nombreuses façons de trouver des fournisseurs de technologies juridiques. Le temps que vous consacrerez à vos recherches en amont en vaudra la peine.
- Lancer un appel d'offres. L'un des meilleurs moyens de comparer une solution à une autre est d'inviter les fournisseurs à participer à un appel d'offres. Ce processus permettra de se faire une idée plus précise des possibilités offertes par chaque fournisseur, notamment en ce qui concerne l'assistance à la clientèle, les coûts de mise en œuvre, la formation, etc. En savoir plus sur le contenu d'un bon appel d'offres.
- Réserver une démonstration. L'objectif de la procédure d'appel d'offres est de dresser une liste concise des fournisseurs finaux qui seront invités à effectuer des démonstrations sur le web ou sur place. Une bonne règle empirique consiste à limiter le nombre de ces finalistes à quatre. Cela permet à votre équipe de se concentrer sur un large éventail de capacités.
Un point très important :
Une fois les démonstrations terminées, recherchez un fournisseur qui reflète l'image de l'entreprise avec laquelle le service juridique souhaite faire des affaires. Posez-vous la question suivante : ai-je envie de travailler avec ces personnes ?
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