Avec l'annonce du DHS de mettre fin à la flexibilité relative à l'exigence du formulaire I-9, les employeurs ont jusqu'au 30 août 2023 pour effectuer la vérification en personne. Voici ce que vous devez savoir pour vous préparer.
Le département américain de la Sécurité intérieure (DHS) et le service américain de l'immigration et des douanes (ICE) ont annoncé la date officielle d'expiration des mesures d'assouplissement relatives à l'inspection physique des documents du formulaire I-9 liées à la COVID-19. Alors que les employeurs ont pu inspecter les documents virtuellement afin de respecter les mesures de distanciation physique, à condition de pouvoir inspecter le document à une date ultérieure, à compter du 31 juillet 2023, et à l'avenir, les employeurs devront inspecter physiquement tous les documents d'autorisation de travail et d'identification présentés par les employés dans le cadre du processus du formulaire I-9.
Et cette « date ultérieure » a également été prise en compte : l'ICE a indiqué que les employeurs disposaient de 30 jours après l'expiration de la règle temporaire, soit jusqu'au 30 août 2023, pour procéder à une vérification en personne de tous les documents des employés qui ont été vérifiés virtuellement depuis mars 2020.
Dans une récente alerte client, nous avons souligné les changements à venir concernant le processus d'inspection physique des documents pour le formulaire I-9, tels qu'annoncés par le département américain de la Sécurité intérieure (DHS) et le service américain de l'immigration et des douanes (ICE). Voici un résumé de ce que vous devez savoir (et comment vous pouvez vous y préparer au mieux !).
Comment vous préparer à la date butoir de la flexibilité relative à l'obligation d'inspection du formulaire I-9 ?
Vous n'avez pas besoin d'attendre le 31 juillet 2023 pour commencer à inspecter physiquement les documents des employés qui ont été initialement examinés virtuellement. En fait, les employeurs sont encouragés à commencer l'inspection physique des documents dès que possible afin de respecter la date limite du 30 août 2023. Voici quelques mesures que vous devriez prendre immédiatement pour vous préparer.
Identifier et comptabiliser tous les formulaires I-9 nécessitant une mise à jour.
Une fois encore, au plus tard le 30 août 2023, les employeurs doivent inspecter physiquement les documents des employés qui ont été vérifiés virtuellement en raison de la COVID-19. La manière dont vous procédez dépend de la façon dont votre organisation a codé les formulaires I-9 affectés par la COVID-19. Idéalement, vous avez suivi vos formulaires COVID I-9 remplis depuis le début.
Élaborez un plan de projet.
Le plan doit garantir que l'ensemble de vos employés soient informés et reçoivent des informations générales sur les exigences, les délais de mise en conformité et les conséquences en cas de non-coopération. Il doit également décrire comment les mises à jour seront suivies dans votre système de documentation ou de logiciel de suivi.
Décidez si votre inspection physique aura lieu sur le chantier.
Allez-vous demander aux personnes qui travaillent encore à domicile de venir au bureau, ou utiliser un modèle de représentant autorisé (ou une offre hybride) ?
Préparez le matériel de formation.
Formez votre équipe à la manière de mener des inspections physiques. Assurez-vous qu'elle connaît les règles nuancées, fournissez des exemples et des conseils à vos équipes ou à vos représentants autorisés, en décrivant comment mettre à jour physiquement les formulaires.
Respectez les règles.
Permettez aux employés de présenter le ou les documents d'identité et d'autorisation de travail de leur choix lors de la mise à jour du formulaire I-9. Ils ne sont pas tenus de présenter le ou les mêmes documents.
Vérifier sur E-Verify
Lors de la mise à jour d'un formulaire I-9, vérifiez que les cas E-Verify ont été traités et correctement clôturés, le cas échéant.
Documentez votre processus
En plus de documenter votre plan de projet, assurez-vous de disposer de la « documentation écrite » requise décrivant votre « politique d'intégration à distance et de télétravail pour chaque employé » exigée par l'ICE dans son annonce initiale du 20 mars 2020.
Il y a un certain nombre d'autres détails à préciser et à prendre en considération, comme qui supervisera la mise à jour du formulaire I-9, comment fonctionnera le processus de vérification sur place et comment vous pouvez intégrer ces nouvelles données dans votre système de conformité afin de garantir une conformité totale. Si vous avez des questions ou des mises à jour à propos de ces points, n'hésitez pas à contacter notre équipe Tracker I-9 en tant que client actuel ou programmer une démonstration pour obtenir des conseils sur le COVID-19 : Inspection physique différée sous forme d'articles.
Bien que l'annonce faite par le gouvernement le 4 mai énonce clairement les attentes et les lignes directrices, il est possible que le DHS et/ou l'ICE communiquent des informations nouvelles ou différentes qui auront une incidence sur les employeurs et ce processus. Mitratech continuera à suivre la situation et veillera à ce que ses clients soient informés de ces mises à jour.
Solutions en matière de ressources humaines
Permettre un recrutement plus rapide et plus conforme pour une main-d'œuvre en constante évolution
