Mit der Ankündigung des DHS, die Flexibilität des Formulars I-9 zu beenden, haben Arbeitgeber bis zum 30. August 2023 Zeit, die persönliche Überprüfung durchzuführen. Hier ist, was Sie wissen müssen, um sich vorzubereiten.
Das U.S. Department of Homeland Security (DHS) und die U.S. Immigration and Customs Enforcement (ICE) haben angekündigt das offizielle Verfallsdatum für die mit COVID-19 verbundenen Flexibilitäten bei der Überprüfung der physischen Dokumente des Formulars I-9. Während Arbeitgeber bisher in der Lage waren, Dokumente virtuell zu inspizieren, um die Vorkehrungen zur physischen Nähe einzuhalten - vorausgesetzt, sie konnten das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt inspizieren -, gilt ab dem 31. Juli 2023, und in Zukunftmüssen Arbeitgeber alle Arbeitsgenehmigungs- und Ausweisdokumente, die ihnen im Rahmen des Formulars I-9 vorgelegt werden, physisch prüfen.
Und auch das "spätere Datum" wurde berücksichtigt - das ICE teilte mit, dass die Arbeitgeber 30 Tage nach Auslaufen der befristeten Regelung oder bis zum 30. August 2023 Zeit haben, eine persönliche Überprüfung aller Mitarbeiterdokumente vorzunehmen, die seit März 2020 virtuell überprüft wurden.
In einem kürzlich erschienenen Kundenalarm haben wir auf die bevorstehenden Änderungen bei der physischen Dokumentenprüfung für das Formular I-9 hingewiesen, die vom US-Ministerium für Heimatschutz (DHS) und der US-Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE) angekündigt wurden. Hier ist eine Zusammenfassung dessen, was Sie wissen müssen (und wie Sie sich am besten vorbereiten können!).
Wie können Sie sich auf das Auslaufen der Flexibilisierung der Inspektionsanforderungen für das Formular I-9 vorbereiten?
Sie müssen nicht bis zum 31. Juli 2023 warten, um mit der physischen Prüfung von Mitarbeiterdokumenten zu beginnen, die zunächst virtuell geprüft wurden. Vielmehr wird den Arbeitgebern empfohlen, so bald wie möglich mit der physischen Dokumentenprüfung zu beginnen, um die Frist bis zum 30. August 2023 einzuhalten.Im Folgenden finden Sie einige Schritte, die Sie zur Vorbereitung sofort unternehmen sollten.
Identifizieren und erfassen Sie alle Formulare I-9, die aktualisiert werden müssen.
Auch hier müssen Arbeitgeber bis spätestens 30. August 2023 die Dokumente der Mitarbeiter, die aufgrund von COVID-19 virtuell verifiziert wurden, physisch überprüfen. Wie Sie dies tun, hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen die von COVID-19 betroffenen I-9s kodiert hat. Idealerweise haben Sie Ihre ausgefüllten COVID I-9s von Anfang an verfolgt.
Erstellen Sie einen Projektplan.
Der Plan sollte sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter benachrichtigt werden und Hintergrundinformationen zu den Anforderungen, dem erforderlichen Zeitplan für die Einhaltung der Vorschriften und den Folgen einer Nichtkooperation erhalten. Er sollte auch darlegen, wie Aktualisierungen in Ihrem Dokumentationssystem oder Tracking-Software.
Entscheiden Sie, ob die physische Inspektion auf der Baustelle stattfinden soll.
Werden Sie verlangen, dass die Leute, die noch von zu Hause aus arbeiten, zu Ihnen kommen, oder werden Sie ein Bevollmächtigtenmodell (oder ein gemischtes Angebot)?
Vorbereitung von Schulungsmaterial.
Schulen Sie Ihr Team in der Durchführung physischer Inspektionen. Vergewissern Sie sich, dass sie sich der differenzierten Regeln bewusst sind, stellen Sie Ihren Teams oder bevollmächtigten Vertretern Muster und Anleitungen zur Verfügung, in denen beschrieben wird, wie die Formulare physisch zu aktualisieren sind.
Befolgen Sie die Regeln.
Erlauben Sie den Mitarbeitern, bei der Aktualisierung des Formulars I-9 ein Dokument ihrer Wahl zur Identitätsfeststellung und Arbeitsgenehmigung vorzulegen. Sie müssen nicht dasselbe Dokument bzw. dieselben Dokumente vorlegen.
Überprüfung von E-Verify
Überprüfen Sie bei der Aktualisierung eines I-9, ob E-Verify-Fälle durchgeführt und gegebenenfalls korrekt abgeschlossen wurden.
Dokumentieren Sie Ihren Prozess
Stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur Ihren Projektplan dokumentieren, sondern auch über die erforderliche "schriftliche Dokumentation" verfügen, in der Ihre "Remote-Onboarding- und Telearbeitsrichtlinien für jeden Mitarbeiter" dargelegt sind, die das ICE in der ursprünglichen Ankündigung vom 20. März 2020 verlangt.
Es gibt noch eine Reihe weiterer Details zu klären und zu berücksichtigen, z. B. wer die I-9-Aktualisierung beaufsichtigen wird, wie der Verifizierungsprozess vor Ort ablaufen wird und wie Sie die neuen Daten in Ihr Compliance-System übertragen können, um die vollständige Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Wenn Sie über einige dieser Fragen und Aktualisierungen nachdenken, zögern Sie nicht zögern Sie nicht, sich an unser Tracker I-9-Team zu wenden als aktueller Kunde oder vereinbaren Sie eine Demo für einige COVID-19: Deferred Physical Inspection" (aufgeschobene physische Inspektion) in Form von Artikeln zu informieren.
Obwohl die Ankündigung der Regierung vom 4. Mai klare Erwartungen und Richtlinien enthält, ist es möglich, dass das DHS und/oder ICE neue oder andere Informationen vorlegen, die sich auf die Arbeitgeber und diesen Prozess auswirken. Mitratech wird die Situation weiterhin beobachten und sicherstellen, dass die Kunden über diese Aktualisierungen informiert sind.
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