Tras el anuncio del DHS de poner fin a la flexibilidad en el requisito del formulario I-9, los empleadores tienen hasta el 30 de agosto de 2023 para completar la verificación en persona. Esto es lo que necesita saber para prepararse.
El Departamento de Seguridad Nacional de los Estados Unidos (DHS) y el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de los Estados Unidos (ICE) anunciaron la fecha oficial de expiración de las flexibilidades en la inspección de documentos físicos del Formulario I-9 relacionadas con la COVID-19. Si bien los empleadores han podido inspeccionar los documentos de forma virtual para cumplir con las precauciones de proximidad física, siempre que pudieran inspeccionar el documento en una fecha posterior, a partir del 31 de julio de 2023, y en adelante, los empleadores deberán inspeccionar físicamente todos los documentos de autorización de trabajo e identificación de los empleados presentados para el proceso del formulario I-9.
Y esa «fecha posterior» también se ha tenido en cuenta: el ICE ha informado de que los empleadores disponen de 30 días después de la expiración de la norma temporal, o hasta el el 30 de agosto de 2023, para completar una verificación presencial de todos los documentos de los empleados que se verificaron virtualmente desde marzo de 2020.
En una reciente alerta a nuestros clientes, destacamos los próximos cambios relativos al proceso de inspección física de documentos para el formulario I-9, tal y como anunciaron el Departamento de Seguridad Nacional de los Estados Unidos (DHS) y el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de los Estados Unidos (ICE). A continuación, le ofrecemos un resumen de lo que necesita saber (¡y cómo puede prepararse mejor!).
¿Cómo puede prepararse para la fecha límite de la flexibilización del requisito de inspección del formulario I-9?
No es necesario esperar hasta el 31 de julio de 2023 para comenzar a inspeccionar físicamente los documentos de los empleados que se revisaron inicialmente de forma virtual. De hecho, se recomienda a los empleadores que comiencen la inspección física de los documentos lo antes posible para cumplir con la fecha límite del 30 de agosto de 2023. A continuación, se indican algunos pasos que debe comenzar a seguir de inmediato para prepararse.
Identificar y contabilizar todos los formularios I-9 que requieran actualizaciones.
Una vez más, a más tardar el 30 de agosto de 2023, los empleadores deben inspeccionar físicamente los documentos de los empleados que se verificaron virtualmente debido al COVID-19. La forma de hacerlo depende de cómo su organización haya codificado los formularios I-9 afectados por el COVID-19. Lo ideal es que haya estado realizado un seguimiento de sus formularios I-9 completados relacionados con la COVID desde el principio.
Crea un plan de proyecto.
El plan debe garantizar que se notifique a su plantilla y se le proporcione información sobre lo que se requiere, los plazos necesarios para el cumplimiento y las repercusiones de no cooperar. También debe describir cómo se realizará el seguimiento de las actualizaciones en su sistema de documentación o software de seguimiento.
Decida si la inspección física se llevará a cabo en el lugar de trabajo.
¿Exigirá a las personas que siguen trabajando desde casa que acudan a la oficina, o utilizará un modelo de Representante Autorizado (o una oferta híbrida)?
Preparar materiales de formación.
Forme a su equipo sobre cómo realizar inspecciones físicas. Asegúrese de que conozcan las normas detalladas, proporcione muestras y orientación a sus equipos o representantes autorizados, describiendo cómo actualizar físicamente los formularios.
Sigue las reglas.
Permita a los empleados presentar los documentos de identidad y autorización de trabajo que elijan al actualizar los formularios I-9. No es necesario que presenten los mismos documentos.
Verificar en E-Verify
Al actualizar un formulario I-9, compruebe que los casos de E-Verify se hayan procesado y cerrado correctamente, cuando corresponda.
Documenta tu proceso.
Además de documentar su plan de proyecto, asegúrese de disponer de la «documentación escrita» necesaria en la que se describa su «política de incorporación remota y teletrabajo para cada empleado», tal y como exige el ICE en el anuncio original del 20 de marzo de 2020.
Hay otros detalles que hay que esbozar y tener en cuenta, como quién supervisará la actualización del formulario I-9, cómo funcionará el proceso de verificación in situ y cómo se pueden trasladar esos nuevos datos al sistema de cumplimiento para garantizar el pleno cumplimiento. Mientras reflexiona sobre algunas de estas cuestiones y actualizaciones, no dude en ponerse en contacto con nuestro equipo de Tracker I-9 como cliente actual o programar una demostración para obtener orientación sobre la COVID-19: Inspección física aplazada en forma de artículos.
Si bien el anuncio del gobierno del 4 de mayo establece expectativas y directrices claras, es posible que el DHS y/o el ICE presenten información nueva o diferente que afecte a los empleadores y a este proceso. Mitratech seguirá vigilando la situación y se asegurará de que los clientes estén al tanto de estas novedades.
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