Lors du récent sommet virtuel " Continuity Beyond Coronavirus", nous avons demandé aux plus brillants esprits des opérations juridiques de nous éclairer sur la manière dont les services juridiques pourraient faire face à la crise du COVID-19.
Comme l'a rappelé Connie Brenton de NetApp, l'esprit d'innovation et la volonté de toujours aller de l'avant font partie intégrante des opérations juridiques depuis leurs débuts. Il n'est pas surprenant que nos autres panélistes aient appuyé ce jugement tout au long de la journée, et qu'ils aient souligné que les technologies de niveau, et l'automatisation des flux de travail en particulier, sont des outils fondamentaux pour surmonter les problèmes actuels et renforcer la résilience face aux défis futurs.
Il serait présomptueux de la part d'un fournisseur de prétendre que sa technologie est le seul sauveur des services juridiques internes. Néanmoins, la gestion juridique d'entreprise (ELM) et l'automatisation du flux de travail juridique ont eu jusqu'à présent des résultats impressionnants en matière de transformation de l'efficacité, de la réactivité et de l'obligation de rendre compte des processus des services juridiques.
COVID-19 fait valoir les mérites de la technologie juridique auprès de nombreux services juridiques qui étaient peut-être encore hésitants à l'adopter. Les pressions pour devenir plus agiles, plus collaboratifs et plus rentables ont été renforcées par une situation où, brusquement, les employés doivent non seulement travailler à domicile, mais aussi travailler de n'importe où.
La nécessité d'une vision à long terme, même en période de crise
Comme l'a rappelé la Harvard Business Review,
Qu'il s'agisse du PDG d'une grande entreprise ou d'un cadre dirigeant une initiative impromptue de l'entreprise, diriger en période de crise durable est une tâche périlleuse.
Pour que les services juridiques puissent éviter les pièges de la pandémie, l'adoption des technologies doit être guidée par une feuille de route, même à une époque où les services juridiques sont incités à pivoter rapidement pour faire face à des circonstances inhabituelles.
Comme l'a souligné Kevin Clem, de HBR Consulting, lors de sa session, les équipes d'opérations juridiques qui ont joué un rôle de pionnier dans la poursuite des opérations juridiques 2.0 comprennent ce besoin :
Quels sont les objectifs que vous essayez d'atteindre dans quels délais, quelle est la vision que vous essayez de concrétiser et comment existe-t-il une feuille de route pour vous y conduire ?
La technologie n'est pas la solution. Comme nous le savons tous, c'est un outil qui facilite les processus d'entreprise. Ainsi, certaines des caractéristiques des opérations juridiques 2.0 que nous observons consistent à avoir une vision de la technologie. C'est clair.
Comme l'a expliqué Kevin, cette feuille de route doit conduire à un service juridique qui a maximisé sa capacité à relever rapidement et avec souplesse le défi des perturbations potentielles de demain.
Nous pensons que la première caractéristique d'un service juridique du futur est d'être agile.
Comment l'automatisation des flux de travail a fait ses preuves
Le COIVD-19 a donc été un terrain d'essai pour les solutions technologiques juridiques les mieux à même d'aider à atteindre ce futur niveau d'agilité. L'une des technologies qui a fait ses preuves avant même la pandémie est l'automatisation des flux de travail. L' automatisation du flux de travail juridique, qui a encore une fois fait ses preuves pendant la crise auprès des responsables des opérations juridiques comme Andy Cooper d'IDEXX :
La technologie de Mitratech (TAP) est une bénédiction depuis que nous l'avons installée il y a deux ans et demi... Si elle [COVID] avait frappé il y a trois ans, nous aurions été dans une situation bien différente de celle que nous connaissons aujourd'hui.
La valeur de l'automatisation du flux de travail juridique pour introduire un niveau plus élevé d'efficacité et de productivité en fait une technologie fondamentale aux yeux d'utilisateurs tels que Gary Tully de Gilead Sciences, dont la session principale avec notre PDG, Mike Williams, s'est concentrée sur la mission clé que toute technologie doit soutenir :
Notre travail consiste à rendre nos avocats plus efficaces en termes de temps passé à traiter un contrat ou à supprimer le temps administratif nécessaire à l'examen d'une facture ou d'un tableau de bord et d'un rapport : Ce sont là les fonctions essentielles d'une équipe chargée des opérations juridiques.
L'amélioration de l'efficacité n'est pas le seul nouveau critère à respecter. Avec une main-d'œuvre nouvellement répartie, les problèmes liés à la gestion de la main-d'œuvre et à la supervision des projets exigent des solutions technologiques dans tous les domaines, selon Mike Russell de Trane Technologies :
Tout ce qu'ils ne faisaient pas électroniquement, il faut trouver un moyen de le rendre électronique. Sinon, vous ne saurez pas qui le fait, quelle est sa charge de travail, etc.
C'est un point qu'Andy Cooper a également affirmé :
Nous avons connu des changements de personnel, nous avons eu des personnes qui sont tombées malades à cause de COVID, nous avons donc dû changer de vitesse rapidement, et le fait d'avoir ces technologies à notre disposition a considérablement facilité la dispersion du travail ou l'identification de nos lacunes, l'identification des points faibles, afin que nous puissions y remédier de manière appropriée.
Une colonne vertébrale pour la continuité des activités
Soutenir l'ensemble de l'écosystème juridique de l'entreprise pendant l'une des périodes les plus stressantes de mémoire d'homme confère aux services juridiques une position unique au sein de l'entreprise. "Nous sommes les leaders du changement dans nos départements", a déclaré Katrina Keiffer de Navistar, et nous sommes maintenant en mesure de démontrer les compétences et les outils qu'ils ont apportés à leur rôle :
La continuité des activités est un thème central actuellement... et pas seulement la continuité des systèmes, mais aussi la continuité fonctionnelle des activités.
Cela a un impact direct sur le travail quotidien des équipes d'opérations juridiques, qu'il s'agisse de la gestion financière ou de la technologie juridique, de la communication, de la gestion des fournisseurs, et j'en passe. Tous ces domaines doivent continuer à fonctionner en cas de crise afin que l'épine dorsale du département puisse continuer à fonctionner.
Lors du sommet, les panélistes ont expliqué comment d 'autres unités et départements de l'entreprise les contactaient pour en savoir plus sur les solutions technologiques que les services juridiques utilisaient déjà et sur la manière dont une solution comme TAP pouvait être adaptée aux processus non juridiques.
Connie Brenton, de NetApp, a beaucoup parlé de ce sujet lors de sa session avec Justin Hectus, de KP Labs, entre autres .
La gestion du changement ? Regardez la rapidité avec laquelle les cabinets d'avocats ont été prêts à changer de cap en l'espace d'un week-end, et la même chose est en train de se produire avec nos équipes internes.
La transformation numérique figure en tête de la liste des actions à entreprendre par les PDG... parce que le TAP est une technologie si facile à déployer et dont le retour sur investissement est si élevé... NetApp est prêt à investir dans cette technologie, quel que soit le scénario.
Au cours des deux derniers mois, nous avons reçu plus de coups à la porte (d'autres départements) qu'au cours des deux derniers trimestres, parce que les gens ne peuvent plus travailler comme avant.
Enfin, il existe un autre mouvement vers la transformation de la continuité des activités, car ces technologies peuvent avoir des effets profonds qui vont bien au-delà de l'efficacité ou de l'efficience qu'elles confèrent à un processus d'exploitation juridique.
Le succès d'une entreprise avec des outils tels que l'automatisation des flux de travail au cours d'une crise comme celle que nous vivons en ce moment a des retombées très positives pour les employés, les parties prenantes, les actionnaires, les communautés et même le monde en général, comme nous l'a rappelé Gary Tully :
Il n'est pas difficile de comprendre que soutenir la fonction juridique chez Gilead, c'est contribuer plus que simplement à une entreprise et à son flux de revenus. Dans ce cas, il s'agit d'un soutien à la société, et ce de manière très visible.
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