En la reciente Cumbre Virtual, Continuidad más allá del Coronavirus, pedimos a las mentes más brillantes de Operaciones Jurídicas que nos explicaran cómo podrían los departamentos jurídicos contentarse con la crisis del COVID-19.
Como Connie Brenton, de NetApp, recordó a la audiencia, el espíritu de innovación y de seguir siempre adelante ha sido parte integral de Legal Ops desde sus inicios. No es de extrañar que los demás ponentes secundaran esa opinión a lo largo del día y señalaran la tecnología de nivel, y la automatización del flujo de trabajo en particular, como herramientas fundamentales para superar los problemas actuales y crear resistencia frente a los retos futuros.
Sería presuntuoso por parte de cualquier proveedor afirmar que su tecnología es la única salvadora de los departamentos jurídicos internos. Sin embargo, la gestión jurídica empresarial (ELM) y la automatización del flujo de trabajo jurídico han tenido hasta ahora una trayectoria impresionante en la transformación de la eficiencia, la capacidad de respuesta y la capacidad de notificación de los procesos de operaciones jurídicas.
COVID-19 está poniendo de manifiesto los méritos de la tecnología jurídica para muchos departamentos jurídicos que pueden haber estado indecisos sobre su adopción Las presiones para ser más ágiles, colaborativos y rentables se han intensificado por una situación en la que, de repente, el personal no sólo tiene que trabajar desde casa o incluso trabajar desde cualquier lugar.
La necesidad de una visión a largo plazo, incluso en tiempos de crisis
Como nos recordó una vez la Harvard Business Review,
La tarea de liderar durante una crisis sostenida -ya sea usted el Director General de una gran empresa o un directivo al frente de una iniciativa improvisada de la compañía- es traicionera.
Sin embargo, para que el departamento jurídico (y otros departamentos) supere los escollos de la pandemia, la adopción de tecnología debe guiarse por una hoja de ruta, incluso en un momento en el que se insta al departamento jurídico a pivotar rápidamente para hacer frente a circunstancias inusuales.
Como señaló Kevin Clem de HBR Consulting en su sesión, los equipos de Legal Ops que han sido pioneros en la búsqueda de Legal Ops 2.0 entienden esta necesidad:
¿Qué se quiere conseguir en qué plazos, cuál es la visión hacia la que se quiere avanzar y qué hoja de ruta hay para conseguirlo?
La tecnología no es la solución. En realidad es un facilitador de los procesos empresariales, como todos sabemos. Así que algunas de las cosas que estamos viendo en términos de características de Legal Ops 2.0... es tener una visión de la tecnología. Eso está claro.
Como explicó Kevin, esa hoja de ruta debe conducir a un departamento jurídico que haya maximizado su capacidad para afrontar con rapidez y flexibilidad el reto de las posibles perturbaciones del mañana.
Creemos que la primera característica de un departamento jurídico del futuro es que sea ágil.
Cómo la automatización del flujo de trabajo ha demostrado su valía
El COIVD-19, por tanto, ha sido un campo de pruebas para las soluciones de tecnología jurídica más capaces de ayudar a alcanzar ese futuro nivel de agilidad. ¿Una de las tecnologías que había demostrado su valía incluso antes de la pandemia? La automatización del flujo de trabajo jurídico, que ha demostrado su valía una vez más durante la crisis a los responsables de operaciones jurídicas, como Andy Cooper, de IDEXX:
La tecnología de Mitratech (TAP) ha sido un regalo del cielo desde que la instalamos hace dos años y medio... Si esto [COVID] hubiera ocurrido hace tres años, estaríamos en una situación muy distinta a la actual.
El valor de la automatización del flujo de trabajo jurídico para introducir un mayor nivel de eficacia y productividad la convierte en una tecnología fundamental a los ojos de usuarios como Gary Tully, de Gilead Sciences, cuya sesión inaugural con nuestro Consejero Delegado, Mike Williams, se centró en la misión clave que toda tecnología debe respaldar:
Nuestro trabajo consiste en hacer que nuestros abogados sean más eficaces en cuanto a la cantidad de tiempo que dedican a tramitar un contrato o a eliminar el tiempo administrativo que lleva revisar una factura o cualquier cuadro de mando e informe: Estas son las funciones básicas de un equipo de Operaciones Jurídicas.
Una mayor eficiencia no es el único nuevo punto de referencia que hay que cumplir. Según Mike Russell, de Trane Technologies, los problemas que plantean la gestión de la mano de obra y la supervisión de los proyectos exigen soluciones tecnológicas en todos los ámbitos:
Todo lo que no se hacía electrónicamente, hay que encontrar la manera de hacerlo electrónico. Si no, no sabrás quién lo hace, cuál es su carga de trabajo, etcétera.
Andy Cooper también lo afirmó:
Hemos tenido cambios de personal, hemos tenido bajas por enfermedad relacionadas con COVID, así que hemos tenido que cambiar de marcha rápidamente, y tener estas tecnologías a nuestra disposición nos ha facilitado mucho la tarea de dispersar el trabajo o ver dónde están nuestras lagunas, ver dónde están fallando las cosas, para poder abordarlas adecuadamente.
Una columna vertebral de la continuidad empresarial
Apoyar a todo el ecosistema jurídico corporativo durante uno de los momentos más estresantes que se recuerdan otorga a Legal Ops una posición única dentro de la empresa. "Somos los líderes del cambio en nuestros departamentos", afirmó Katrina Keiffer, de Navistar, y ahora podíamos demostrar las habilidades y herramientas que habíamos aportado a nuestra función:
La continuidad empresarial es un tema central en estos momentos... y no sólo la continuidad de los sistemas, sino la continuidad empresarial funcional.
Afecta directamente a lo que los equipos de operaciones jurídicas hacen en el día a día, ya sea la gestión financiera o la tecnología jurídica, las comunicaciones, la gestión de proveedores, lo que sea. Todas ellas son áreas que tienen que seguir funcionando en una crisis para que la columna vertebral del departamento siga adelante.
En la Cumbre, los panelistas hablaron de cómo otras unidades de negocio y departamentos corporativos se dirigían a ellos para saber más sobre las soluciones tecnológicas que Legal Ops ya estaba utilizando, y cómo una solución como TAP podría adaptarse a procesos no jurídicos.
Connie Brenton, de NetApp, tuvo mucho que decir al respecto durante su sesión con Justin Hectus, de KP Labs, entre otras ideas.
¿Gestión del cambio? Fíjese con qué rapidez -en un fin de semana- los bufetes de abogados estaban dispuestos a cambiar en un abrir y cerrar de ojos, y lo mismo está ocurriendo con nuestros equipos internos.
La transformación digital ha pasado a encabezar la lista de elementos de acción de los CEO... porque TAP es una tecnología tan fácil de implantar y tiene un retorno de la inversión tan alto... NetApp está dispuesta a invertir en ella sea cual sea el escenario.
En los dos últimos meses hemos recibido más llamadas a la puerta (de otros departamentos) que en los dos últimos trimestres, porque la gente ya no puede trabajar como antes.
Por último, existe otro movimiento hacia la transformación de la continuidad del negocio, ya que estas tecnologías pueden tener profundas repercusiones que van mucho más allá de la eficiencia o eficacia que aporten a un proceso de operaciones jurídicas.
El éxito de una empresa con herramientas como la automatización del flujo de trabajo durante una crisis como la que todos estamos viviendo en estos momentos genera beneficios muy necesarios para los empleados, las partes interesadas, los accionistas, las comunidades y el mundo en general, como nos recordó Gary Tully:
No es difícil ver cómo el apoyo a la función jurídica de Gilead contribuye a algo más que a una empresa y a su flujo de ingresos. En este caso, está apoyando a la sociedad, y de forma muy visible.
[bctt tweet="El éxito de una empresa con herramientas como la automatización del flujo de trabajo en un momento como este genera beneficios muy necesarios para los empleados, las partes interesadas, los accionistas, las comunidades y el mundo en general" via="yes"].
¿Nuestra prioridad? En su éxito.
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