Auf dem jüngsten Virtual Summit, Continuity Beyond Coronavirus, haben wir die klügsten Köpfe der Rechtsabteilung gebeten, uns zu erläutern, wie Rechtsabteilungen mit der COVID-19-Krise umgehen könnten.
Connie Brenton von NetApp erinnerte die Zuhörer daran, dass der Geist der Innovation und des ständigen Vorwärtsdrangs seit den Anfängen von Legal Ops untrennbar damit verbunden ist. Es überrascht nicht, dass unsere anderen Podiumsteilnehmer diese Einschätzung im Laufe des Tages unterstützten und auf die Ebenentechnologie und insbesondere die Workflow-Automatisierung als grundlegende Werkzeuge zur Bewältigung aktueller Probleme und zum Aufbau von Widerstandsfähigkeit gegenüber zukünftigen Herausforderungen hinwiesen.
Es wäre anmaßend, wenn ein Anbieter behaupten würde, seine Technologie sei der alleinige Retter der Rechtsabteilungen in Unternehmen. Dennoch haben Enterprise Legal Management (ELM) und die Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe bisher eine beeindruckende Erfolgsbilanz vorzuweisen, wenn es darum geht, die Effizienz, Reaktionsschnelligkeit und Berichtsfähigkeit von Legal Ops-Prozessen zu verbessern.
COVID-19 macht vielen Rechtsabteilungen, die sich bisher mit dem Gedanken getragen haben, die Vorteile von Legal Tech zu nutzen, schnell klar. Der Druck, agiler, kollaborativer und kosteneffizienter zu werden, wurde durch eine Situation verschärft, in der Mitarbeiter plötzlich nicht mehr nur von zu Hause oder sogar von überall aus arbeiten müssen .
Die Notwendigkeit einer langfristigen Vision, auch in Krisenzeiten
Die Harvard Business Review hat uns einmal daran erinnert,
Die Aufgabe, während einer anhaltenden Krise zu führen - ob Sie nun der CEO eines großen Unternehmens oder ein Manager sind, der eine spontane Unternehmensinitiative leitet - ist tückisch.
Damit Legal Ops die Rechtsabteilung (und andere) an den Fallstricken der Pandemie vorbeiführen kann, muss die Technologieeinführung jedoch auf einer Roadmap beruhen, selbst in einer Zeit, in der Legal Ops dazu gedrängt wird, schnell auf ungewöhnliche Umstände zu reagieren.
Wie Kevin Clem von HBR Consulting in seinem Vortrag betonte, verstehen Legal Ops-Teams, die bei der Verfolgung von Legal Ops 2.0 eine Vorreiterrolle gespielt haben, diese Notwendigkeit:
Was wollen Sie in welchem Zeitrahmen erreichen, was ist die Vision, die Sie anstreben, und wie sieht ein Fahrplan aus, der Sie dorthin führt?
Technologie ist nicht die Lösung. Sie ist, wie wir alle wissen, wirklich ein Ermöglicher von Geschäftsprozessen. Zu den Merkmalen von Legal Ops 2.0 gehört es also, eine Vision für Technologie zu haben. Das ist klar.
Wie Kevin erläuterte, muss dieser Fahrplan zu einer Rechtsabteilung führen, die ihre Fähigkeit maximiert hat, sich schnell und flexibel den Herausforderungen der potenziellen Störungen von morgen zu stellen.
Wir sind der Meinung, dass das erste Merkmal einer Rechtsabteilung der Zukunft eine agile Abteilung ist.
Wie sich die Workflow-Automatisierung bewährt hat
COIVD-19 war also ein Testfeld für die juristischen technischen Lösungen, die am besten dazu beitragen können, dieses künftige Niveau an Flexibilität zu erreichen. Eine der bewährten Technologien, die sich schon vor der Pandemie bewährt hat? Die Automatisierung von Arbeitsabläufen im Rechtswesen, die sich in der Krise bei führenden Vertretern der Rechtsabteilung wie Andy Cooper von IDEXX einmal mehr bewährt hat:
Die Technologie von Mitratech (TAP) ist ein Geschenk des Himmels, seit wir sie vor zweieinhalb Jahren installiert haben... Hätte dieser [COVID] vor drei Jahren zugeschlagen, wären wir in einer ganz anderen Lage als jetzt.
Der Wert der Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe für die Einführung eines höheren Effizienz- und Produktivitätsniveaus macht sie zu einer grundlegenden Technologie in den Augen von Anwendern wie Gary Tully von Gilead Sciences, dessen Keynote-Sitzung mit unserem CEO, Mike Williams, sich auf die Hauptaufgabe konzentrierte, die jede Technologie unterstützen muss:
Unsere Aufgabe ist es, unsere Anwälte effektiver zu machen, indem wir ihnen die Zeit abnehmen, die sie für die Bearbeitung von Verträgen, die Überprüfung von Rechnungen oder die Erstellung von Dashboards und Berichten aufwenden müssen: Dies sind die Kernfunktionen eines Legal Operations Teams.
Höhere Effizienz ist nicht der einzige neue Maßstab, den es zu erfüllen gilt. Mit einer neu verteilten Belegschaft erfordern die Probleme, die mit dem Personalmanagement und der Projektüberwachung verbunden sind, technologische Lösungen für alle Bereiche, so Mike Russell von Trane Technologies:
Alles, was bisher nicht elektronisch erledigt wurde, sollte auf elektronischem Wege erledigt werden. Andernfalls wissen Sie nicht, wer es macht, wie hoch sein Arbeitsaufwand ist usw.
Dies wurde auch von Andy Cooper bekräftigt:
Wir hatten personelle Veränderungen, wir hatten Leute, die im Zusammenhang mit COVID krank geworden sind, so dass wir schnell umschalten mussten, und mit diesen Technologien, die uns zur Verfügung stehen, war es wesentlich einfacher, die Arbeit zu verteilen oder zu sehen, wo unsere Lücken sind, wo Dinge zurückbleiben, so dass wir sie entsprechend angehen können.
Ein Rückgrat der Geschäftskontinuität
Die Unterstützung des gesamten juristischen Ökosystems des Unternehmens in einer der stressigsten Zeiten seit Menschengedenken verleiht der Rechtsabteilung eine einzigartige Position innerhalb des Unternehmens. "Wir sind die Vorreiter für Veränderungen in unseren Abteilungen", sagte Katrina Keiffer von Navistar, und konnten nun die Fähigkeiten und Werkzeuge demonstrieren, die sie in ihre Rolle eingebracht hatten:
Geschäftskontinuität ist derzeit ein zentrales Thema... und zwar nicht nur Systemkontinuität, sondern funktionale Geschäftskontinuität.
Es hat direkten Einfluss auf die tägliche Arbeit der Rechtsabteilung, sei es Finanzmanagement oder Rechtstechnologie, Kommunikation, Lieferantenmanagement und so weiter. Dies sind alles Bereiche, die in einer Krise weiter funktionieren müssen, damit das Rückgrat der Abteilung weiterläuft.
Auf dem Gipfel sprachen die Teilnehmer darüber, wie andere Unternehmensbereiche und -abteilungen an sie herantraten, um mehr über die Technologielösungen zu erfahren, die Legal Ops bereits einsetzt, und wie eine Lösung wie TAP an nicht-juristische Prozesse angepasst werden könnte.
Connie Brenton von NetApp hatte in ihrer Sitzung mit Justin Hectus von KP Labs viel zu diesem Thema zu sagen, neben anderen Erkenntnissen.
Veränderungsmanagement? Schauen Sie sich an, wie schnell - innerhalb eines Wochenendes - die Anwaltskanzleien bereit waren, sich zu verändern, und das Gleiche passiert mit unseren internen Teams.
Die digitale Transformation steht ganz oben auf der Liste der Aktionspunkte des CEOs... weil TAP eine so einfach einzuführende Technologie ist und einen so hohen ROI hat... ist NetApp bereit, unabhängig vom Szenario in diese Technologie zu investieren.
In den letzten zwei Monaten haben mehr Leute bei uns angeklopft (aus anderen Abteilungen) als in den letzten zwei Quartalen, weil die Leute nicht mehr so arbeiten können, wie sie es früher getan haben.
Schließlich gibt es noch eine weitere Bewegung in Richtung Business Continuity Transformation, da diese Technologien tiefgreifende Auswirkungen haben können, die weit darüber hinausgehen, wie effizient oder effektiv sie einen Legal Ops-Prozess machen.
Der Erfolg eines Unternehmens mit Werkzeugen wie der Workflow-Automatisierung während einer Krise, wie wir sie gerade erleben, bringt Mitarbeitern, Stakeholdern, Aktionären, Gemeinden und der ganzen Welt dringend benötigte Vorteile, wie Gary Tully uns alle in Erinnerung rief:
Es ist nicht schwer zu erkennen, dass die Unterstützung der Rechtsabteilung von Gilead mehr ist als nur ein Beitrag zu einem Unternehmen und seinen Einnahmen. In diesem Fall ist es eine Unterstützung der Gesellschaft, und zwar auf sehr sichtbare Weise.
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