La préservation des connaissances institutionnelles peut faire la différence entre une conclusion de discrimination et une conclusion d'absence de violation lors d'un audit de l'OFCCP. Les connaissances institutionnelles peuvent vous expliquer comment et pourquoi une situation particulière existe. Par exemple, supposons que Jennifer, une conceptrice de widgets, fasse partie des dernières personnes embauchées en 2010, dans un marché en baisse. Peu après, l'ensemble du personnel de conception de widgets est soumis à un gel des salaires et l'entreprise instaure un gel des embauches. En conséquence, le salaire de Jennifer reste fixé à son taux initial de 30 dollars de l'heure, soit le taux du marché au moment de son embauche. Le gel des embauches est levé en 2012, avant la levée du gel des salaires. John est l'un des premiers nouveaux concepteurs de widgets embauchés en 2012. Le taux du marché au moment de l'embauche de John est de 35 dollars de l'heure. L'aperçu de la rémunération (la situation salariale à une date donnée) pour l'audit de l'OFCCP montre que John, moins expérimenté, gagne plus d'argent que Jennifer, qui a plus d'ancienneté et d'expérience.
Les connaissances institutionnelles comprennent toutes les informations relatives au gel des salaires, au gel des embauches, aux taux du marché et à la rémunération versée à d'autres personnes dans une situation similaire à celle de Jennifer lorsqu'elles ont été embauchées en 2010, etc. En l'absence de connaissances institutionnelles, aucune de ces informations n'est disponible au moment de l'audit. En l'absence de connaissances institutionnelles, tout ce que nous voyons, c'est que John est mieux rémunéré que Jennifer, qui est plus expérimentée et a plus d'ancienneté, sans qu'il soit possible de fournir une raison non discriminatoire expliquant cette situation. Si les connaissances institutionnelles sont préservées, l'entreprise peut montrer que les hommes embauchés en même temps que Jennifer étaient rémunérés au même taux que celle-ci et que les mêmes disparités existent entre leur rémunération et celle de John, nouvellement embauché. Ainsi, le gel des salaires est une explication légitime et non discriminatoire de la disparité salariale entre Jennifer et John. Ces connaissances institutionnelles font la différence entre une conclusion de discrimination et une conclusion d'absence de violation.
Menaces pesant sur les connaissances institutionnelles
Le passage du temps
Dans l'exemple ci-dessus, les événements qui ont déterminé la rémunération de Jennifer se sont produits peu de temps après ceux qui ont déterminé celle de John. Plus le temps s'écoule entre la raison légitime et non discriminatoire de la rémunération de Jennifer et la disparité observée avec celle de John, plus il devient difficile d'expliquer cette disparité. La préservation de la mémoire institutionnelle aide à surmonter les défis posés par le passage du temps. Certaines informations qui devaient être conservées dans l'exemple ci-dessus comprennent la politique de fixation des salaires en 2010, les taux du marché en 2010, les noms de tous les concepteurs de widgets embauchés pendant la période où le taux du marché de 2010 était applicable, la politique salariale et les taux du marché de 2012, ainsi que les concepteurs de widgets embauchés en 2012 au même taux que John. Si ces informations sont stockées dans un système d'information auquel l'entreprise a accès au moment de l'audit, celui-ci devrait conclure qu'il n'y a pas eu de discrimination salariale. Les informations contenues dans le système sont susceptibles d'être plus précises si elles ont été enregistrées au moment où les décisions salariales ont été prises. Les taux du marché et les formules de rémunération pourraient être enregistrés dans le système au moment où ils sont établis. Il est également possible que le système soit programmé de manière à ce que certaines informations saisies au moment de l'embauche déclenchent automatiquement une formule de taux du marché et fixent la rémunération. Dans les deux cas, le système peut fournir les connaissances institutionnelles qui, sans cela, pourraient être perdues.
Départs d'employés
Le départ de personnel essentiel peut également constituer une menace pour la préservation de la mémoire institutionnelle. Par exemple, votre programme EEO/Affirmative Action a été géré avec brio par Leslie pendant plus de 45 ans. Vous n'avez jamais eu à vous soucier d'un audit, car Leslie comprenait l'utilisation, les analyses du ratio d'impact, les analyses de rémunération, les listes de candidats diversifiés et tous ces sujets de conformité que personne d'autre n'avait vraiment le temps de maîtriser. Leslie connaissait et entretenait de bonnes relations avec le personnel chargé de la conformité de l'OFCCP. Si vos responsables avaient une question, ils appelaient simplement Leslie. Leslie avait mis en place un système pour tout suivre. Au fil des ans, elle avait développé et utilisé des codes qu'elle comprenait d'un seul coup d'œil. Un jour, l'impensable s'est produit et Leslie est partie. Avec Leslie, tous les indices sur le système qui avait si bien fonctionné pendant toutes ces années ont disparu. Personne ne savait où se trouvait quoi que ce soit et il n'y avait pas de clé pour le système de codage. Des décisions étaient prises, et il n'y avait plus de Leslie à appeler. Les choses ont rapidement dégénéré et, bien sûr, une lettre de planification de l'OFCCP est arrivée avant que vous puissiez vous organiser et comprendre le système de Leslie.
On ne sait jamais combien de temps à l'avance on sera prévenu du départ imminent d'un membre du personnel détenant des connaissances institutionnelles essentielles. Bien que cette situation soit hypothétique, certaines entreprises ont été reconnues coupables de non-conformité et parfois de discrimination parce que la seule personne qui aurait pu fournir une raison légitime et non discriminatoire pour justifier la mesure prise en matière d'emploi n'était plus disponible et que personne d'autre ne pouvait accéder à l'information, car personne ne comprenait les documents laissés par la personne récemment partie.
L'entreprise doit disposer d'une clé pour tout système codé contenant des informations critiques. Il faut disposer d'une équipe de personnes capables de prendre le relais si une personne essentielle devient soudainement indisponible. Les processus utilisés pour garantir la conformité doivent être documentés afin que toute personne nouvellement arrivée à ce poste puisse clairement comprendre le fonctionnement du système, savoir où trouver les informations importantes et connaître les conseils qui ont été donnés aux responsables au fil du temps. Plusieurs membres de votre personnel chargé de la conformité doivent établir une relation de travail positive avec l'OFCCP. Ce sont là des éléments auxquels vous devez réfléchir avant qu'il ne soit trop tard.
Bien que je n'aie mentionné que quelques éléments, les connaissances institutionnelles utiles de votre personnel chargé de la conformité peuvent être plus approfondies et plus étendues que ne le montre cet exemple. Par exemple, Leslie sait peut-être comment aborder certains responsables pour les inciter à fournir des informations précises en temps opportun ou pour faire en sorte que les commentaires sur la nécessité de modifier certaines pratiques soient mieux accueillis. Leslie sait peut-être qui, parmi votre personnel chargé de l'information, peut mettre la main le plus rapidement possible sur des informations utiles ou qui sait comment programmer les nouveaux rapports nécessaires. Ce type d'informations « moins concrètes » peut être extrêmement utile, même s'il est peut-être plus difficile à obtenir et à conserver. Il vaut la peine de réfléchir dès maintenant à la meilleure façon de conserver ces informations qui permettent de gagner du temps, longtemps après que vos fidèles « Leslie » auront quitté définitivement l'entreprise.
Conservation insuffisante des données
Des connaissances institutionnelles essentielles peuvent être perdues parce qu'elles n'ont jamais été consignées. Par exemple, Mark, qui travaille pour vous, vous demande la permission d'utiliser un bureau vide parce qu'il souffre d'un trouble qui l'empêche de se concentrer. Vous connaissez et appréciez Mark, et vous avez remarqué qu'il a du mal à se concentrer lorsqu'il travaille dans son box. Le bureau n'est pas utilisé pour le moment, vous acceptez donc sa demande. Vous n'utilisez pas le processus d'aménagement raisonnable et ne consignez rien par écrit. L'été suivant, longtemps après que vous ayez quitté l'entreprise pour un poste plus intéressant, une nouvelle superviseure, Angela, arrive et voit Mark utiliser ce bureau et sa collègue féminine travailler dans un box. Angela cherche, mais ne trouve aucun document expliquant pourquoi il en est ainsi. Le personnel chargé des aménagements n'a aucune trace du handicap de Mark ni de sa demande d'aménagement. Angela ordonne à Mark de retourner dans son box.
Angela a cherché, mais n'a pas trouvé les informations institutionnelles expliquant pourquoi Mark occupe un bureau et pas sa collègue féminine. Pour Angela, cette situation pouvait sembler être une inégalité entre les sexes. C'est le fait que l'aménagement du bureau de Mark n'ait jamais été documenté qui a créé cette confusion. La conservation des connaissances institutionnelles peut non seulement vous aider à défendre votre entreprise en cas d'audit, mais aussi, comme dans cet exemple, vous aider à éviter un problème d'égalité professionnelle dès le départ. Si Angela avait pu accéder à des informations montrant que le bureau faisait partie d'un aménagement raisonnable, elle n'aurait pas perçu cela comme une possible discrimination sexuelle.
Une conservation inadéquate des données peut également se produire lorsque les systèmes conçus pour saisir les connaissances institutionnelles ne sont pas utilisés correctement. Par exemple, les codes de disposition élaborés par l'entreprise ont pour but de garder une trace des raisons pour lesquelles certaines personnes n'ont pas été sélectionnées pour un poste. Si les utilisateurs du système utilisent les valeurs par défaut au lieu des raisons réelles de la non-sélection, les connaissances institutionnelles qui pourraient fournir les raisons légitimes et non discriminatoires de la non-sélection sont perdues. En outre, cela peut compromettre même les entrées exactes dans le système, car l'OFCCP peut ignorer tous les codes de disposition si une partie importante de ceux-ci s'avère peu fiable.
Manque d'accès aux systèmes d'information existants
Les connaissances institutionnelles peuvent également être perdues lorsqu'une entreprise passe d'un ancien système d'information à un nouveau. Dans le cadre d'une évaluation de conformité où il existe des indicateurs de discrimination potentielle, l'OFCCP peut examiner les données remontant à deux ans à compter de la date de la lettre de programmation. Parfois, ces examens ont lieu pendant une période où l'entreprise était en train de passer d'un système d'information sur les ressources humaines à un autre. J'ai participé à des audits où les informations de l'ancien système avaient été perdues ou où le coût de leur récupération était excessif. Si ces informations ne sont pas accessibles, l'entreprise peut être privée des connaissances institutionnelles qui résident dans l'ancien système.
Lors de toute transition vers une nouvelle technologie, il est important que les informations requises pour la conformité restent accessibles en cas d'audit. Il serait utile de documenter les mesures qui seront prises pour s'assurer que cela se produise. Cette documentation peut être utile à la fois pour éviter toute perte d'informations critiques et pour démontrer que la perte, si elle se produit, n'était pas délibérée et que toutes les mesures raisonnables ont été prises pour préserver les données.
Le coût d'accès aux données héritées doit être connu à l'avance afin que vous puissiez minimiser les dépenses si leur récupération s'avère nécessaire dans le cadre d'un audit. Le coût de la récupération ne sera probablement pas considéré par l'agence comme une raison acceptable pour ne pas fournir les informations demandées.
Manque de partage d'informations
Les connaissances institutionnelles peuvent être perdues si la personne à qui l'on demande ou qui a besoin de ces informations ignore qu'une autre personne dans l'entreprise dispose des informations nécessaires, voire que les informations demandées existent. Supposons, par exemple, que le personnel chargé de la diversité dispose d'informations dont le personnel chargé de la discrimination positive/de l'égalité professionnelle a besoin pour un audit, mais que ce dernier ignore que le personnel chargé de la diversité dispose de ces informations. Supposons en outre que le personnel chargé de la diversité ignore que le personnel chargé de l'audit a besoin des informations dont il dispose. Les connaissances institutionnelles sont alors effectivement perdues, car la main gauche ignore ce que fait la main droite.
Pour minimiser le risque que cela se produise, une communication efficace entre les deux équipes est nécessaire. Le service chargé de la diversité doit comprendre le rôle du service chargé de la discrimination positive/de l'égalité professionnelle et les types d'informations qui sont essentiels à son rôle de garantie de la conformité, tels que les objectifs en matière d'embauche et de placement. Le service chargé de la discrimination positive/de l'égalité professionnelle doit savoir quels types de programmes et d'objectifs ont été établis par le service chargé de la diversité et quelles informations ce dernier collecte, utilise et/ou nécessite.
Les silos (barrières internes entre les divisions) au sein des institutions existent pour de nombreuses raisons. Par exemple, le service juridique peut estimer que les responsables du recrutement ne doivent pas être informés des objectifs en matière d'action positive, tandis que le personnel chargé de l'action positive/de l'égalité des chances en matière d'emploi peut considérer que ce sont précisément les responsables du recrutement qui ont le plus besoin de connaître ces objectifs. Selon qui remporte cette lutte, les responsables du recrutement peuvent ou non avoir accès à ces informations institutionnelles.
En tant qu'entreprise, il est important de prendre une décision mûrement réfléchie quant à qui devrait avoir accès à quelles connaissances institutionnelles. Pour ce faire, vous devez tenir compte de l'impact possible sur la conformité.
Modification des codes, des définitions et des descriptions de poste
Souvent, lorsqu'il examine les cas de discrimination salariale, l'OFCCP souhaite comparer l'ancienneté des employés qui présentent des disparités salariales dans les données instantanées. Afin de s'assurer que l'ancienneté est correctement calculée, l'entreprise doit être en mesure de comprendre la relation entre le code de poste actuel et les codes de poste précédents qui ont pu être pris en compte dans le code de poste actuel. Il peut être extrêmement difficile de remonter la piste des anciennes définitions et des anciens codes si les connaissances institutionnelles sur les anciennes fonctions et les changements de code de poste ont été perdues. De même, si les mêmes mots ou codes ont désormais des définitions et des significations radicalement nouvelles, des malentendus peuvent survenir et affecter le résultat d'un audit.
Résumé
Avec l'arrivée à l'âge de la retraite des baby-boomers et l'augmentation de la mobilité professionnelle de la main-d'œuvre actuelle, la perte des connaissances institutionnelles est un danger réel et présent qui peut avoir un impact significatif sur votre conformité lors d'un audit de l'OFCCP. La préservation des connaissances institutionnelles ne se fait pas par hasard, mais uniquement grâce à une préparation et une planification minutieuses. Des examens réguliers de vos systèmes actuels de préservation des connaissances institutionnelles permettront de réduire au minimum le risque de lacunes importantes dues à une sous-utilisation ou à une mauvaise utilisation de vos systèmes de suivi. Vous devez non seulement consigner les décisions qui ont été prises, mais aussi les raisons qui les ont motivées. Prendre le temps dès maintenant de revoir votre stratégie de préservation des connaissances institutionnelles vous rapportera probablement des dividendes importants à l'avenir.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
