在 OFCCP 审计中，保存机构知识可能意味着发现歧视与发现无违规之间的差别。制度知识可以告诉你特定情况是如何以及为什么存在的。 例如，假设小部件设计师珍妮弗（Jennifer）是 2010 年市场下滑时最后一批受聘者之一。此后不久，所有小部件设计师的薪酬都被冻结，公司也冻结了招聘。这导致詹妮弗的薪酬维持在原来的每小时 30 美元，即她受聘时的市场薪酬。2012 年，在薪酬冻结解除之前，招聘冻结解除。约翰是 2012 年新招聘的首批小部件设计师之一。约翰受聘时的市场薪酬为每小时 35 美元。OFCCP 审计的薪酬快照（特定日期的薪酬情况）显示，经验较少的约翰比任期较长、经验丰富的詹妮弗挣得更多。

机构知识指的是有关薪酬冻结、招聘冻结、市场费率以及与珍妮弗类似的其他人员在 2010 年入职时的薪酬等所有信息。如果没有机构知识，审计时就无法获得这些信息。在缺乏机构知识的情况下，我们只能看到约翰的薪酬高于经验更丰富、任期更长的詹妮弗，而无法提供非歧视性的理由来解释为什么会出现这种情况。如果保留了制度知识，公司就可以证明，与詹妮弗一起被雇用的男性的薪酬与她的市场薪酬相同，而且他们的薪酬与新雇用的约翰之间也存在同样的差距。因此，冻结薪酬是对詹妮弗和约翰之间薪酬差距的合法、非歧视解释。这一制度性知识决定了认定歧视与认定无违规之间的区别。

对机构知识的威胁

时间的流逝

在上述例子中，确定詹妮弗薪酬的事件与确定约翰薪酬的事件发生时间相近。詹妮弗薪酬的合法非歧视理由与观察到的约翰薪酬差异之间的时间间隔越长，就越难解释这种差异。保留机构记忆有助于克服时间流逝带来的挑战。上述例子中需要保存的信息包括 2010 年的薪酬政策、2010 年的市场费率、2010 年市场费率适用期间雇用的所有小部件设计师的姓名、2012 年的薪酬政策和市场费率，以及 2012 年与约翰薪酬相同的小部件设计师。如果这些信息存储在公司在审计时可以访问的信息系统中，则审计结论应是不存在薪酬歧视。如果系统中的信息是在做出薪酬决定时记录的，则可能更加准确。市场薪酬和薪酬公式可以在做出决定时记录在系统中。也可以对系统进行编程，以便在聘用时将某些信息输入系统，自动运行市场费率公式并确定薪酬。无论哪种情况，系统都可以提供机构知识，否则这些知识可能会丢失。

员工离职

关键人员的离职也会对机构记忆的保存构成威胁。例如，45 年来，莱斯利一直在干练地管理 EEO/Affirmative Action 计划。你从不需要担心审计问题，因为莱斯利了解利用率、影响比率分析、薪酬分析、多样化的候选人名单，以及所有其他人都没有时间掌握的合规主题。莱斯利认识 OFCCP 的合规人员，并与他们保持着良好的关系。如果你的经理们有问题，他们只需打电话给莱斯利。莱斯利有一套跟踪一切的系统。莱斯利多年来一直在开发和使用代码，对它们一目了然。有一天，不可思议的事情发生了，莱斯利走了。随着莱斯利的离去，多年来行之有效的系统也失去了任何线索。没有人知道任何东西在哪里，也没有编码系统的钥匙。大家正在做决定，却没有莱斯利的电话。事情很快就完全失控了，当然，在你振作起来整理莱斯利的系统之前，OFCCP 的调度信就来了。

你永远不知道你能提前多少时间得到具有关键机构知识的人员即将离职的通知。虽然这种情况只是假设，但实际的公司已经被发现不符合规定，有时甚至存在歧视行为，因为能够为雇佣行动提供合法、非歧视理由的人已经不在，其他人也无法获取信息，因为他们无法理解新近离职人员留下的文件。

公司需要有一把钥匙，可以打开任何包含关键信息的编码系统。如果某个关键人员突然无法工作，需要有一组人员能够替补。用于确保合规的流程应记录在案，以便新上任的人员能够清楚地了解系统如何运行、在哪里可以找到重要信息，以及随着时间的推移向管理人员提供了哪些建议。不止一名合规人员需要与 OFCCP 建立积极的工作关系。这些都是你需要考虑的事情，否则就为时已晚。

虽然我只提到了几件事，但合规人员有用的机构知识可能比这个例子所显示的更深更广。例如，莱斯利可能知道如何接近某些管理人员，让他们及时提供准确的信息，或者让他们更容易接受关于需要改变某些做法的反馈意见。莱斯利可能知道信息人员中谁能最迅速地获得有用信息，或者谁知道如何编制必要的新报告。这些 "更软 "的信息可能非常有用，尽管可能更难获取和保存。值得考虑的是，在你忠实的 "莱斯利 "永远离开后的很长时间里，如何才能最好地保存这些节省时间的信息。

数据保存不当

关键的机构知识可能会丢失，因为它一开始就没有被记录下来。例如，为你工作的马克请求你允许他使用一间空办公室，因为他有一种病，很难集中精力。你了解并喜欢马克，也看到他在隔间里工作时很难集中精力。该办公室目前没有人使用，所以你同意了。您没有使用合理便利程序，也没有将这些记录在案。第二年夏天，在你搬到更合适的地方很久之后，新主管安吉拉（Angela）来了，她看到马克在使用这间办公室，而马克的女同事则在隔间里工作。安吉拉找来找去，却没有找到任何文件来解释为什么会这样。负责提供便利的工作人员也没有记录显示马克有残疾或要求提供便利。安吉拉命令马克搬回他的隔间。

安吉拉一直在寻找，但却无法找到制度性知识来解释为什么马克在办公室工作，而他的女性参照对象却不在办公室工作。对安吉拉来说，这种情况可能看起来像是性别不平等。而事实上，马克的住宿安排一开始就没有记录在案，这才造成了这种混淆。保存机构知识不仅可以在审计时帮助你为公司辩护，还可以像这个例子一样，帮助你从一开始就避免出现平等就业机会问题。如果安吉拉能够获得相关信息，证明办公室是合理便利的一部分，她就不会认为这可能是性别歧视。

如果设计用于获取机构知识的系统没有得到正确使用，也会导致数据保留不足。例如，公司设计的处理代码旨在跟踪某些人未被选中的原因。如果系统用户使用默认值而不是未被选中的实际原因，那么可能提供未被选中的合法非歧视原因的机构知识就会丢失。此外，这甚至会影响系统的准确输入，因为如果有相当一部分处理代码证明不可靠，外国公平竞争和消费者保护办公室可能会忽略所有处理代码。

无法访问遗留信息系统

当公司从旧的信息系统更换到新的信息系统时，机构知识也可能丢失。在合规性评估中，如果有迹象表明可能存在歧视，OFCCP 可以查看从排期函发出之日起两年内的数据。有时，这些审查是在公司从一种人力资源信息系统过渡到另一种信息系统期间进行的。我曾参与过这样的审核：要么旧系统信息丢失，要么从旧系统检索信息的成本过高。如果无法获取这些信息，公司可能会失去以前遗留系统中的机构知识。

在向新技术过渡的过程中，重要的是在审计时仍能获取合规所需的信息。记录为确保做到这一点而将采取的步骤将很有帮助。这种文件记录既有助于避免关键信息丢失，也有助于证明即使丢失也不是故意的，而且已采取一切合理措施保存数据。

应预先了解访问遗留数据的成本，以便在因审计而需要检索时，将支出降至最低。机构不可能把检索费用作为不提供信息的可接受理由。

缺乏信息共享

如果被要求或需要了解信息的人不知道公司中还有其他人拥有所需的信息，甚至不知道所要求的信息存在，那么机构知识就会丢失。例如，假设多元化部门的员工掌握了平权行动/平等就业机会办公室的员工在审计时需要的知识，但平权行动/平等就业机会办公室的员工并不知道多元化部门的员工掌握了这些知识。此外，假设多样性工作人员不知道审计人员需要多样性工作人员所掌握的信息。由于左手不知道右手在做什么，机构知识实际上已经丢失。

为了尽量减少发生这种情况的可能性，两个部门的工作人员之间必须进行有效的沟通。多元化部门需要了解平等权利行动/平等就业机会办公室工作人员的作用，以及对其确保遵守规定的作用至关重要的各类信息，如招聘和职位安排目标。平等权利行动/平等就业机会办公室工作人员需要了解多元化工作人员制定了哪些计划和目标，以及多元化工作人员收集、使用和/或需要哪些信息。

机构内出现 "孤岛"（各部门之间的内部障碍）的原因很多。例如，法律部门可能认为招聘经理应该对平权行动的目标一无所知，而平权行动/平等就业机会办公室的工作人员可能认为招聘经理才是最需要了解这些目标的人。取决于谁在这场拉锯战中获胜，招聘经理可能会也可能不会获得这些机构知识。

作为一家公司，重要的是要深思熟虑地决定谁应该获得哪些机构知识。在做出这些决定时，你应该考虑到对合规性可能产生的影响。

更改代码、定义和职位说明

在审查薪酬歧视时，OFCCP 通常希望比较快照数据中显示薪酬差异的雇员的在职时间。为了确保正确计算在岗时间，公司必须能够了解当前职位代码与可能已纳入当前职位代码的任何以前职位代码之间的关系。如果失去了有关以前的工作职责和工作代码变化的机构知识，要追溯旧的定义和代码就会非常困难。同样，如果同样的词语或代码现在有了截然不同的新定义和新含义，就会产生可能影响审计结果的误解。

摘要

随着婴儿潮一代进入退休年龄，以及现有劳动力工作流动性的增加，机构知识的流失是一个现实存在的危险，可能会在 OFCCP 审计期间严重影响您的合规状况。机构知识的保存不会偶然发生，只有通过精心的准备和规划才能实现。对您当前保存机构知识的系统进行定期审查，将最大限度地减少因跟踪系统使用不足或误用而出现重大漏洞的可能性。您不仅需要记录已做出的决定，还需要记录做出这些决定的理由。现在花时间审查保存机构知识的战略，将来很可能会带来巨大的收益。

编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。