La conservación del conocimiento institucional puede marcar la diferencia entre una conclusión de discriminación y una conclusión de ausencia de infracción en una auditoría de la OFCCP. El conocimiento institucional puede indicarle cómo y por qué existe una situación concreta. Por ejemplo, supongamos que Jennifer, diseñadora de widgets, es una de las últimas contratadas en un mercado a la baja en 2010. Poco después, todo el personal de diseñadores de widgets se ve sometido a una congelación salarial y la empresa impone una congelación de contrataciones. Esto da lugar a que el salario de Jennifer se mantenga en la tarifa original de 30 dólares por hora, la tarifa de mercado en el momento de su contratación. La congelación de contrataciones se levanta en 2012, antes de que se levante la congelación salarial. John es contratado como uno de los primeros diseñadores de widgets nuevos en 2012. La tarifa de mercado cuando John es contratado es de 35 dólares por hora. La instantánea de la remuneración (la situación salarial en un día determinado) para la auditoría de la OFCCP muestra que John, con menos experiencia, gana más dinero que Jennifer, con más antigüedad y experiencia.
El conocimiento institucional sería toda la información sobre la congelación salarial, la congelación de la contratación, las tarifas del mercado y cómo se pagaba a otras personas similares a Jennifer cuando se incorporaron en 2010, etc. Si no hay conocimiento institucional, ninguna de esta información está disponible en el momento de la auditoría. En ausencia de conocimiento institucional, lo único que vemos es que John cobra más que Jennifer, que tiene más experiencia y más antigüedad, y no hay forma de dar una razón no discriminatoria que explique por qué ha ocurrido esto. Si se conserva el conocimiento institucional, la empresa puede demostrar que los hombres contratados con Jennifer cobraban la misma tarifa de mercado que ella, y que existen las mismas disparidades entre su salario y el del recién contratado John. Por lo tanto, la congelación salarial es una explicación legítima y no discriminatoria de la disparidad salarial entre Jennifer y John. Este conocimiento institucional marca la diferencia entre una conclusión de discriminación y una conclusión de no infracción.
Amenazas al conocimiento institucional
El paso del tiempo
En el ejemplo anterior, los acontecimientos que determinaron el salario de Jennifer ocurrieron en un momento cercano a los acontecimientos que determinaron el salario de John. Cuanto mayor sea el lapso de tiempo entre la razón legítima y no discriminatoria del salario de Jennifer y la disparidad observada con el salario de John, más difícil será explicar la disparidad. Preservar la memoria institucional ayuda a superar los retos que plantea el paso del tiempo. Algunos datos que debían conservarse en el ejemplo anterior son la política de fijación de salarios de 2010, los precios de mercado de 2010, los nombres de todos los diseñadores de widgets contratados durante el período en que se aplicaba el precio de mercado de 2010, la política salarial y los precios de mercado de 2012, y los diseñadores de widgets contratados en 2012 con el mismo salario que John. Si esta información se almacena en un sistema de información al que la empresa puede acceder en el momento de la auditoría, esta debería concluir que no hubo discriminación salarial. Es probable que la información del sistema sea más precisa si se registró en el momento en que se tomaron las decisiones salariales. Las tarifas de mercado y las fórmulas salariales podrían registrarse en el sistema en el momento en que se establecen. También es posible que el sistema se programe de manera que cierta información introducida en el sistema en el momento de la contratación ejecute automáticamente una fórmula de tarifa de mercado y establezca el salario. En cualquier caso, el sistema puede proporcionar el conocimiento institucional que, de otro modo, podría perderse.
Bajas de empleados
La salida de personal clave también puede suponer una amenaza para la conservación de la memoria institucional. Por ejemplo, Leslie ha dirigido con gran eficacia su programa de igualdad de oportunidades en el empleo y acción afirmativa durante más de 45 años. Nunca tuvo que preocuparse por una auditoría porque Leslie entendía la utilización, los análisis de la relación impacto-coste, los análisis de compensación, las listas de candidatos diversos y todos esos temas de cumplimiento que nadie más tenía tiempo para dominar. Leslie conocía y tenía buenas relaciones con el personal de cumplimiento de la OFCCP. Si sus gerentes tenían alguna pregunta, simplemente llamaban a Leslie. Leslie tenía un sistema para llevar un seguimiento de todo. Leslie desarrolló y utilizó códigos a lo largo de los años y los entendía de un vistazo. Un día ocurrió lo impensable y Leslie se fue. Con Leslie se fue cualquier pista sobre el sistema que había funcionado tan bien durante todos esos años. Nadie sabía dónde estaba nada y no había ninguna clave para el sistema de codificación. Se tomaban decisiones y no había nadie a quien llamar. Las cosas se descontrolaron rápidamente y, por supuesto, llegó una carta de programación de la OFCCP antes de que pudieras organizarte y poner en orden el sistema de Leslie.
Nunca se sabe con cuánta antelación se va a recibir la noticia de la inminente salida de personal con conocimientos institucionales críticos. Aunque esta situación es hipotética, se han detectado casos de empresas que incumplían la normativa y, en ocasiones, discriminaban porque la única persona que podía haber proporcionado la razón legítima y no discriminatoria para la medida laboral ya no estaba disponible, y nadie más podía acceder a la información porque no entendían nada de los documentos que había dejado la persona que se había marchado recientemente.
La empresa debe disponer de una clave para cualquier sistema codificado que contenga información crítica. Es necesario contar con un grupo de personas que puedan intervenir si una persona clave deja de estar disponible de forma repentina. Los procesos utilizados para garantizar el cumplimiento deben documentarse de manera que cualquier persona nueva en el puesto pueda comprender claramente cómo funciona el sistema, dónde se puede encontrar la información importante y qué consejos se han proporcionado a los directivos a lo largo del tiempo. Es necesario que más de uno de los miembros de su personal encargado del cumplimiento establezca una relación de trabajo positiva con la OFCCP. Estas son cosas en las que debe pensar antes de que sea demasiado tarde.
Aunque solo he mencionado algunas cosas, los conocimientos institucionales útiles de su personal de cumplimiento normativo pueden ser más profundos y amplios de lo que muestra este ejemplo. Por ejemplo, Leslie puede saber cómo abordar a determinados directivos para que proporcionen información oportuna y precisa o para que acepten más fácilmente los comentarios sobre la necesidad de cambiar algunas prácticas. Leslie puede saber quién de su personal de información puede acceder más rápidamente a la información útil o quién sabe cómo programar los nuevos informes necesarios. Este tipo de información «más blanda» puede ser extremadamente útil, aunque quizá más difícil de obtener y conservar. Vale la pena pensar ahora en cómo se puede conservar mejor esta información que ahorra tiempo mucho después de que sus fieles «Leslies» hayan abandonado el edificio para siempre.
Retención inadecuada de datos
El conocimiento institucional crítico puede perderse porque nunca se registró en primer lugar. Por ejemplo, Mark, que trabaja para usted, le pide permiso para utilizar una oficina vacía porque tiene una afección que le dificulta concentrarse. Usted conoce y aprecia a Mark, y ha observado que le cuesta concentrarse cuando trabaja en su cubículo. La oficina no se está utilizando actualmente, por lo que usted accede. No utiliza el proceso de adaptación razonable ni documenta nada de esto. El verano siguiente, mucho después de que usted haya cambiado de trabajo, llega una nueva supervisora, Angela, y ve a Mark utilizando esta oficina y a la compañera de Mark trabajando en un cubículo. Angela busca, pero no encuentra, documentación que explique por qué se da esta situación. El personal encargado de las adaptaciones no tiene constancia de que Mark tenga una discapacidad o haya solicitado una adaptación. Angela ordena a Mark que vuelva a su cubículo.
Angela buscó, pero no pudo encontrar la información institucional que explicara por qué Mark tiene una oficina y su compañera no. Para Angela, esta situación podía parecer una desigualdad de género. El hecho de que el alojamiento de Mark nunca se documentara fue lo que creó esta confusión. La conservación del conocimiento institucional no solo puede ayudarle a defender a su empresa cuando se produce una auditoría, sino que, como en este ejemplo, puede ayudarle a evitar un problema de igualdad de oportunidades en el empleo desde el principio. Si Angela hubiera podido acceder a la información que demostraba que la oficina formaba parte de una adaptación razonable, no lo habría percibido como una posible discriminación de género.
La retención inadecuada de datos también puede producirse cuando los sistemas diseñados para capturar el conocimiento institucional no se utilizan correctamente. Por ejemplo, los códigos de disposición ideados por la empresa tienen por objeto hacer un seguimiento de las razones por las que determinadas personas no fueron seleccionadas para un puesto de trabajo. Si los usuarios del sistema utilizan los valores predeterminados en lugar de las razones reales de la no selección, se pierde el conocimiento institucional que podría proporcionar las razones legítimas y no discriminatorias de la no selección. Además, puede comprometer incluso las entradas precisas en el sistema, ya que la OFCCP puede ignorar todos los códigos de disposición si una parte significativa de ellos resulta poco fiable.
Falta de acceso a los sistemas de información heredados
El conocimiento institucional también puede perderse cuando una empresa cambia de un sistema de información antiguo a uno nuevo. En una evaluación de cumplimiento en la que hay indicios de posible discriminación, la OFCCP puede examinar los datos de los dos años anteriores a la fecha de la carta de programación. A veces, estas revisiones se producen durante un período en el que la empresa estaba pasando de un sistema de información de recursos humanos a otro. He participado en auditorías en las que se ha perdido la información del sistema antiguo o en las que el coste de recuperar la información del sistema antiguo era excesivo. Si no se puede acceder a esta información, la empresa puede verse privada del conocimiento institucional que reside en el sistema heredado anterior.
En cualquier transición a una nueva tecnología, es importante que la información necesaria para el cumplimiento normativo siga estando accesible en caso de auditoría. Sería útil documentar las medidas que se van a tomar para garantizar que esto sea así. Esta documentación puede ser útil tanto para evitar la pérdida de información crítica como para demostrar que, si se produce dicha pérdida, no ha sido deliberada y que se han tomado todas las medidas razonables para preservar los datos.
El coste de acceder a datos antiguos debe conocerse de antemano para que puedas minimizar los gastos si es necesario recuperarlos debido a una auditoría. Es poco probable que la agencia considere el gasto de la recuperación como una razón aceptable para no proporcionar la información.
Falta de intercambio de información
El conocimiento institucional puede perderse si la persona a la que se le solicita la información o que necesita conocerla no sabe que otra persona de la empresa dispone de la información necesaria o incluso que la información solicitada existe. Por ejemplo, supongamos que el personal encargado de la diversidad tiene información que el personal encargado de la acción afirmativa/igualdad de oportunidades en el empleo necesita para una auditoría, pero el personal encargado de la acción afirmativa/igualdad de oportunidades en el empleo no sabe que el personal encargado de la diversidad la tiene. Además, supongamos que el personal encargado de la diversidad no sabe que el personal encargado de la auditoría necesita la información que tiene el personal encargado de la diversidad. El conocimiento institucional se pierde efectivamente porque la mano izquierda no sabe lo que hace la derecha.
Para minimizar la probabilidad de que esto suceda, es necesario que exista una comunicación eficaz entre ambos equipos. El equipo de diversidad debe comprender la función del equipo de acción afirmativa/igualdad de oportunidades en el empleo y el tipo de información que es fundamental para su función de garantizar el cumplimiento, como los objetivos de contratación y colocación. El equipo de acción afirmativa/igualdad de oportunidades en el empleo debe saber qué tipo de programas y objetivos ha establecido el equipo de diversidad y qué información recopila, utiliza y/o necesita este último.
Los silos (barreras internas entre divisiones) dentro de las instituciones se producen por muchas razones. Por ejemplo, el departamento jurídico puede pensar que los responsables de contratación no deben conocer los objetivos de la acción afirmativa, y el personal encargado de la acción afirmativa/igualdad de oportunidades en el empleo puede pensar que los responsables de contratación son los que más necesitan conocer dichos objetivos. Dependiendo de quién gane este tira y afloja, los responsables de contratación podrán o no tener acceso a este conocimiento institucional.
Como empresa, es importante tomar una decisión deliberada y meditada sobre quién debe tener acceso a qué conocimientos institucionales. Al tomar estas decisiones, se debe tener en cuenta el posible impacto en el cumplimiento normativo.
Cambios en los códigos, definiciones y descripciones de puestos
A menudo, al examinar la discriminación salarial, la OFCCP quiere comparar el tiempo que llevan en el puesto los empleados que muestran disparidades salariales en los datos instantáneos. Para asegurarse de que el tiempo en el puesto se calcula correctamente, la empresa debe ser capaz de comprender la relación entre el código de puesto actual y cualquier código de puesto anterior que pueda haber influido en el código de puesto actual. Seguir el rastro a través de definiciones y códigos antiguos puede resultar extremadamente difícil si se pierde el conocimiento institucional sobre las funciones laborales anteriores y los cambios en los códigos de trabajo. Del mismo modo, si las mismas palabras o códigos tienen ahora definiciones y significados radicalmente nuevos, pueden producirse malentendidos que afecten al resultado de una auditoría.
Resumen
Con la llegada de la generación del baby boom a la edad de jubilación y el aumento de la movilidad laboral de la fuerza de trabajo actual, la pérdida de conocimiento institucional es un peligro real y presente que puede afectar significativamente su postura de cumplimiento durante una auditoría de la OFCCP. La preservación del conocimiento institucional no se producirá por casualidad, sino solo mediante una preparación y planificación cuidadosas. Las revisiones periódicas de sus sistemas actuales para preservar el conocimiento institucional minimizarán la probabilidad de que se produzcan lagunas significativas debido al uso insuficiente o incorrecto de sus sistemas de seguimiento. Es necesario capturar no solo las decisiones que se tomaron, sino también los fundamentos de esas decisiones. Dedicar tiempo ahora a revisar su estrategia para preservar el conocimiento institucional probablemente le reportará importantes beneficios en el futuro.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
