La conservación de los conocimientos institucionales puede significar la diferencia entre una constatación de discriminación y una constatación de ausencia de infracción en una auditoría de la OFCCP. El conocimiento institucional puede indicarle cómo y por qué se da una situación concreta. Por ejemplo, supongamos que Jennifer, diseñadora de widgets, es una de las últimas contratadas en un mercado a la baja en 2010. Poco después, toda la plantilla de diseñadores de widgets está sujeta a una congelación salarial y la empresa instituye una congelación de la contratación. El resultado es que el salario de Jennifer se mantiene en los 30 dólares por hora originales, el salario de mercado en el momento de su contratación. La congelación de la contratación se levanta en 2012, antes de que se levante la congelación salarial. John es uno de los primeros diseñadores de widgets contratados en 2012. El salario de mercado en el momento de la contratación es de 35 $/hora. La instantánea de la remuneración (la situación de la remuneración en un día determinado) para la auditoría de la OFCCP muestra que John, que tiene menos experiencia, gana más dinero que Jennifer, que lleva más tiempo en la empresa y tiene más experiencia.
El conocimiento institucional sería toda la información sobre la congelación salarial, la congelación de la contratación, las tarifas de mercado y cómo se pagaba a otras personas similares a Jennifer cuando se incorporaron en 2010, etc. Si no hay conocimiento institucional, ninguna de esta información está disponible en el momento de la auditoría. A falta de conocimiento institucional, lo único que vemos es que John cobra más que Jennifer, que tiene más experiencia y más antigüedad, y no podemos dar una razón no discriminatoria de por qué ha sucedido esto. Si se mantiene el conocimiento institucional, la empresa puede demostrar que a los hombres contratados con Jennifer se les pagaba lo mismo que a ella en el mercado y que existen las mismas disparidades salariales entre ellos y el recién contratado John. Por tanto, la congelación salarial es una explicación legítima y no discriminatoria de la disparidad salarial entre Jennifer y John. Este conocimiento institucional marca la diferencia entre la conclusión de que hubo discriminación y la conclusión de que no hubo infracción.
Amenazas al conocimiento institucional
El paso del tiempo
En el ejemplo anterior, los hechos que fijaron la retribución de Jennifer se produjeron muy cerca en el tiempo de los hechos que fijaron la retribución de John. Cuanto más tiempo pase entre la razón legítima y no discriminatoria del sueldo de Jennifer y la disparidad observada con el sueldo de John, más difícil será explicar la disparidad. Preservar la memoria institucional ayuda a superar las dificultades que plantea el paso del tiempo. Algunos datos que deben conservarse en el ejemplo anterior son la política salarial de 2010, las tarifas de mercado de 2010, los nombres de todos los diseñadores de widgets contratados durante el periodo en que se aplicaba la tarifa de mercado de 2010, la política salarial y las tarifas de mercado de 2012, y los diseñadores de widgets de 2012 contratados con la misma tarifa que John. Si esta información está almacenada en un sistema de información al que la empresa puede acceder en el momento de la auditoría, ésta debería concluir que no hubo discriminación salarial. Es probable que la información del sistema sea más exacta si se registró en el momento en que se tomaron las decisiones salariales. Las tarifas de mercado y las fórmulas salariales podrían registrarse en el sistema en el momento en que se adoptan. También es posible que el sistema se programe de modo que determinada información introducida en el sistema en el momento de la contratación ejecute automáticamente una fórmula de tipos de mercado y fije la retribución. En cualquier caso, el sistema puede aportar los conocimientos institucionales que de otro modo podrían perderse.
Bajas de empleados
La marcha de personal crítico también puede suponer una amenaza para la conservación de la memoria institucional. Por ejemplo, su programa de EEO/Acción Afirmativa ha sido dirigido hábilmente por Leslie durante más de 45 años. Nunca ha tenido que preocuparse por una auditoría porque Leslie entendía de utilización, análisis de coeficientes de impacto, análisis de compensaciones, listas de candidatos diversos y todos esos temas de cumplimiento que nadie más tenía tiempo de dominar. Leslie conocía y tenía buenas relaciones con el personal de cumplimiento de la OFCCP. Si sus directivos tenían alguna pregunta, simplemente llamaban a Leslie. Leslie tenía un sistema para hacer un seguimiento de todo. Leslie desarrolló y utilizó códigos a lo largo de los años y los entendía de un vistazo. Un día ocurrió lo impensable y Leslie se fue. Con Leslie se fue cualquier pista sobre el sistema que tan bien había funcionado durante todos esos años. Nadie sabía dónde estaba nada y no había ninguna clave del sistema de codificación. Se tomaban decisiones y no había Leslie a quien llamar. Las cosas se les fueron rápidamente de las manos y, por supuesto, llegó una carta de programación de la OFCCP antes de que pudieran ponerse las pilas y poner en orden el sistema de Leslie.
Nunca se sabe con cuánta antelación se va a recibir la noticia de la marcha inminente de personal con conocimientos institucionales fundamentales. Aunque esta situación es hipotética, se ha descubierto que empresas reales no cumplían las normas y, en ocasiones, han incurrido en discriminación porque la única persona que podría haber proporcionado la razón legítima y no discriminatoria para la acción de empleo ya no estaba disponible, y nadie más podía acceder a la información porque no podían entender los documentos que había dejado el recién despedido.
La empresa debe tener una clave para cualquier sistema codificado que contenga información crítica. Debe haber un grupo de personas que puedan intervenir en caso de indisponibilidad repentina de una persona crítica. Los procesos utilizados para garantizar el cumplimiento deben estar documentados para que alguien nuevo en el puesto pueda entender claramente cómo funciona el sistema, dónde se puede encontrar la información importante y qué consejos se han proporcionado a los directivos a lo largo del tiempo. Más de un miembro de su personal de cumplimiento debe establecer una relación de trabajo positiva con la OFCCP. Estas son cosas en las que debe pensar antes de que sea demasiado tarde.
Aunque sólo he mencionado algunas cosas, los conocimientos institucionales útiles de su personal de cumplimiento pueden ser más profundos y amplios de lo que muestra este ejemplo. Por ejemplo, Leslie puede saber cómo dirigirse a determinados directivos para conseguir que faciliten información puntual y precisa o para que se reciban más fácilmente los comentarios sobre la necesidad de cambiar alguna práctica. Leslie puede saber quién de su personal de información puede poner sus manos más rápidamente en información útil o quién sabe cómo programar los nuevos informes necesarios. Este tipo de información "más blanda" puede ser muy útil, aunque quizá más difícil de conseguir y conservar. Merece la pena reflexionar ahora sobre la mejor manera de conservar esta información que ahorra tiempo mucho después de que sus fieles "Leslies" hayan abandonado el edificio para siempre.
Conservación inadecuada de datos
El conocimiento institucional crítico puede perderse porque nunca se registró en primer lugar. Por ejemplo, Mark, que trabaja para usted, le pide permiso para utilizar un despacho vacío porque tiene una enfermedad que le dificulta la concentración. Conoces y aprecias a Mark y has visto que le cuesta concentrarse cuando trabaja en su cubículo. El despacho no está siendo utilizado, así que aceptas. No utilizas el proceso de ajustes razonables ni documentas nada de esto. El verano siguiente, mucho después de que usted se marchara a otros lugares, llega una nueva supervisora, Angela, y ve a Mark utilizando el despacho y a su compañera trabajando en un cubículo. Angela busca pero no encuentra documentación que explique por qué es así. El personal encargado de las adaptaciones no tiene constancia de que Mark tenga una discapacidad o haya solicitado una adaptación. Angela ordena a Mark que vuelva a su cubículo.
Ángela buscó, pero no encontró, los conocimientos institucionales que explican por qué Mark trabaja en una oficina y su compañera no. A Ángela, esta situación pudo parecerle una desigualdad de género. Fue el hecho de que el alojamiento de Mark nunca se documentara en primer lugar lo que creó esta confusión. La conservación de los conocimientos institucionales no sólo puede ayudarle a defender a su empresa cuando se produce una auditoría, sino que, como en este ejemplo, puede ayudarle a evitar un problema de EEO en primer lugar. Si Ángela hubiera podido acceder a la información que demostraba que el despacho formaba parte de un ajuste razonable, no lo habría percibido como una posible discriminación por razón de sexo.
La conservación inadecuada de los datos también puede producirse cuando los sistemas diseñados para captar el conocimiento institucional no se utilizan correctamente. Por ejemplo, los códigos de disposición ideados por la empresa tienen por objeto llevar un registro de las razones por las que determinadas personas no fueron seleccionadas para un puesto de trabajo. Si los usuarios del sistema utilizan valores por defecto en lugar de los motivos reales de la no selección, se pierden los conocimientos institucionales que pueden aportar los motivos legítimos y no discriminatorios de la no selección. Además, puede comprometer incluso las entradas precisas en el sistema, ya que la OFCCP puede ignorar todos los códigos de disposición si una parte significativa de los códigos de disposición resulta poco fiable.
Falta de acceso a los sistemas de información heredados
Los conocimientos institucionales también pueden perderse cuando una empresa cambia de un sistema de información antiguo a otro nuevo. En una evaluación de cumplimiento en la que existan indicadores de posible discriminación, la OFCCP puede examinar datos que se remonten a dos años atrás desde la fecha de la carta de programación. A veces estas revisiones caen durante un período en el que la empresa estaba en transición de un sistema de información de recursos humanos a otro. He participado en auditorías en las que la información del antiguo sistema se ha perdido o en las que el coste de recuperar la información del antiguo sistema era excesivo. Si no se puede acceder a esta información, la empresa puede verse privada del conocimiento institucional que reside en el sistema heredado anterior.
En toda transición a una nueva tecnología es importante que la información necesaria para el cumplimiento de la normativa siga siendo accesible en caso de auditoría. Sería útil documentar los pasos que se van a dar para garantizar que así sea. Esta documentación puede ser útil tanto para evitar cualquier pérdida de información crítica como para demostrar que la pérdida, si se produce, no ha sido deliberada y que se han tomado todas las medidas razonables para preservar los datos.
El coste de acceder a los datos heredados debe conocerse de antemano para poder minimizar los gastos en caso de que sea necesario recuperarlos debido a una auditoría. No es probable que el organismo considere el coste de la recuperación como una razón aceptable para no facilitar la información.
Falta de intercambio de información
El conocimiento institucional puede perderse si la persona a la que se solicita o que necesita conocer la información ignora que otra persona de la empresa tiene la información necesaria o incluso que la información solicitada existe. Por ejemplo, supongamos que el personal de diversidad tiene conocimientos que el personal de acción afirmativa/OEO necesita para una auditoría, pero el personal de acción afirmativa/OEO no sabe que el personal de diversidad los tiene. Además, supongamos que el personal de diversidad no sabe que el personal de auditoría necesita la información que tiene el personal de diversidad. El conocimiento institucional se pierde porque la mano izquierda no sabe lo que hace la derecha.
Para minimizar la probabilidad de que esto ocurra, debe existir una comunicación eficaz entre ambos equipos. El personal de diversidad debe comprender la función del personal de acción afirmativa y de igualdad de oportunidades en el empleo y el tipo de información que es fundamental para garantizar el cumplimiento, como los objetivos de contratación y colocación. El personal de acción afirmativa / igualdad de oportunidades debe saber qué tipo de programas y objetivos ha establecido el personal de diversidad y qué información recopila, utiliza y/o necesita el personal de diversidad.
Los silos (barreras internas entre divisiones) dentro de las instituciones se producen por muchas razones. Por ejemplo, el departamento jurídico puede pensar que los responsables de contratación no deben conocer los objetivos de acción positiva, y el personal de acción positiva/OEO puede pensar que los responsables de contratación son los que más necesitan conocer los objetivos. Dependiendo de quién gane este tira y afloja, los responsables de contratación podrán o no tener acceso a este conocimiento institucional.
Como empresa, es importante tomar una decisión deliberada y meditada sobre quién debe tener acceso a qué conocimientos institucionales. Al tomar estas decisiones, debe tener en cuenta el posible impacto en el cumplimiento.
Modificación de códigos, definiciones y descripciones de puestos
A menudo, cuando se examina la discriminación salarial, la OFCCP desea comparar el tiempo en el puesto de los empleados que demuestran disparidades salariales en los datos instantáneos. Para asegurarse de que el tiempo en el puesto se calcula correctamente, la empresa debe ser capaz de comprender la relación entre el código de puesto actual y cualquier código de puesto anterior que pueda haber alimentado el código de puesto actual. Seguir el rastro de las antiguas definiciones y códigos puede resultar extremadamente difícil si se pierden los conocimientos institucionales sobre las funciones y los cambios de códigos de funciones anteriores. Del mismo modo, si las mismas palabras o códigos tienen ahora definiciones y significados radicalmente nuevos, puede haber malentendidos que afecten al resultado de una auditoría.
Resumen
Con la llegada de los baby boomers a la edad de jubilación y el aumento de la movilidad laboral de la mano de obra actual, la pérdida de conocimientos institucionales es un peligro real y presente que puede afectar significativamente a su postura de cumplimiento durante una auditoría de la OFCCP. La conservación de los conocimientos institucionales no se producirá por casualidad, sino sólo mediante una preparación y planificación cuidadosas. Las revisiones periódicas de sus sistemas actuales para preservar el conocimiento institucional minimizarán la probabilidad de que se produzcan lagunas significativas debido a la infrautilización o al uso indebido de sus sistemas de seguimiento. No sólo hay que registrar las decisiones tomadas, sino también su justificación. Dedicar tiempo ahora a revisar su estrategia para preservar el conocimiento institucional probablemente le reportará importantes dividendos en el futuro.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
