Der Erhalt von institutionellem Wissen kann den Unterschied zwischen der Feststellung einer Diskriminierung und der Feststellung eines Nichtverstoßes bei einem OFCCP-Audit ausmachen. Institutionelles Wissen kann Ihnen sagen, wie und warum eine bestimmte Situation besteht. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Jennifer, eine Designerin für Widgets, in einem rückläufigen Markt 2010 zu den letzten Neueinstellungen gehört. Die gesamte Belegschaft der Widget-Designer unterliegt kurz darauf einem Lohnstopp, und das Unternehmen verhängt einen Einstellungsstopp. Dies hat zur Folge, dass Jennifers Gehalt bei dem ursprünglichen Stundensatz von 30 US-Dollar bleibt, dem Marktsatz zum Zeitpunkt ihrer Einstellung. Der Einstellungsstopp wird im Jahr 2012 aufgehoben, bevor der Lohnstopp aufgehoben wird. John wird als einer der ersten neuen Widget-Designer im Jahr 2012 eingestellt. Der Marktlohn zum Zeitpunkt der Einstellung von John beträgt 35 US-Dollar pro Stunde. Die Vergütungsübersicht (die Vergütungssituation an einem bestimmten Tag) für die OFCCP-Prüfung zeigt, dass der weniger erfahrene John mehr Geld verdient als die länger beschäftigte und erfahrenere Jennifer.
Institutionelles Wissen wären alle Informationen über den Gehaltsstopp, den Einstellungsstopp, die marktüblichen Tarife und wie andere, die Jennifer ähnlich waren, bezahlt wurden, als sie 2010 an Bord kamen usw. Wenn es kein institutionelles Wissen gibt, ist keine dieser Informationen zum Zeitpunkt der Prüfung verfügbar. Ohne institutionelles Wissen sehen wir nur, dass John mehr bezahlt wird als die erfahrenere, länger beschäftigte Jennifer, ohne dass wir einen nicht diskriminierenden Grund dafür angeben können. Bleibt das institutionelle Wissen erhalten, kann das Unternehmen nachweisen, dass die Männer, die mit Jennifer eingestellt wurden, genauso bezahlt wurden wie sie, und dass zwischen ihrer Bezahlung und der des neu eingestellten John die gleichen Ungleichheiten bestehen. Somit ist das Einfrieren der Löhne eine legitime, nicht diskriminierende Erklärung für die Lohnunterschiede zwischen Jennifer und John. Dieses institutionelle Wissen macht den Unterschied zwischen der Feststellung einer Diskriminierung und der Feststellung, dass kein Verstoß vorliegt.
Bedrohungen für das institutionelle Wissen
Das Vergehen der Zeit
Im obigen Beispiel lagen die Ereignisse, die zur Festsetzung von Jennifers Gehalt führten, zeitlich nahe bei den Ereignissen, die zur Festsetzung von Johns Gehalt führten. Je mehr Zeit zwischen dem legitimen, nicht diskriminierenden Grund für Jennifers Gehalt und der beobachteten Abweichung von Johns Gehalt vergeht, desto schwieriger wird es, die Abweichung zu erklären. Die Bewahrung des institutionellen Gedächtnisses trägt dazu bei, die durch den Zeitablauf bedingten Herausforderungen zu bewältigen. Zu den Informationen, die im obigen Beispiel aufbewahrt werden müssen, gehören die Lohnpolitik im Jahr 2010, die Markttarife von 2010, die Namen aller Widget-Designer, die während des Zeitraums, in dem der Markttarif von 2010 galt, eingestellt wurden, die Lohnpolitik und die Markttarife von 2012 sowie die Widget-Designer von 2012, die zum gleichen Tarif wie John eingestellt wurden. Wenn diese Informationen in einem Informationssystem gespeichert sind, auf das das Unternehmen zum Zeitpunkt der Prüfung zugreifen kann, sollte die Prüfung ergeben, dass keine Lohndiskriminierung vorliegt. Die Informationen im System sind wahrscheinlich genauer, wenn sie zum Zeitpunkt der Entgeltentscheidungen aufgezeichnet wurden. Die marktüblichen Sätze und Entgeltformeln könnten im System erfasst werden, wenn sie getroffen werden. Es ist auch möglich, das System so zu programmieren, dass bestimmte Informationen, die zum Zeitpunkt der Einstellung in das System eingegeben werden, automatisch eine Marktpreisformel ausführen und das Entgelt festlegen. In jedem Fall kann das System das institutionelle Wissen liefern, das sonst verloren gehen könnte.
Abgänge von Mitarbeitern
Das Ausscheiden wichtiger Mitarbeiter kann auch eine Gefahr für die Bewahrung des institutionellen Gedächtnisses darstellen. Zum Beispiel wurde Ihr EEO/Affirmative Action Programm über 45 Jahre lang von Leslie gekonnt geleitet. Sie brauchten sich nie Sorgen um ein Audit zu machen, denn Leslie verstand etwas von Auslastung, Auswirkungsanalysen, Vergütungsanalysen, vielfältigen Kandidatenlisten und all den Compliance-Themen, für die sonst niemand wirklich Zeit hatte. Leslie kannte die Mitarbeiter der OFCCP und hatte gute Beziehungen zu ihnen. Wenn Ihre Manager eine Frage hatten, riefen sie einfach Leslie an. Leslie hatte ein System, um alles zu verfolgen. Leslie hatte im Laufe der Jahre Codes entwickelt und verwendet und verstand sie auf einen Blick. Eines Tages geschah das Undenkbare, und Leslie war weg. Mit Leslie verschwand auch jeder Hinweis auf das System, das all die Jahre so gut funktioniert hatte. Niemand wusste mehr, wo etwas war, und es gab keinen Schlüssel zum Kodierungssystem. Es wurden Entscheidungen getroffen, und es gab keinen Leslie, den man anrufen konnte. Die Dinge liefen schnell völlig aus dem Ruder, und natürlich kam ein OFCCP-Planungsschreiben, bevor man sich aufraffen und Leslies System in Ordnung bringen konnte.
Sie wissen nie, wie lange im Voraus Sie über das bevorstehende Ausscheiden von Mitarbeitern mit kritischem, institutionellem Wissen informiert werden. Diese Situation ist zwar hypothetisch, aber in der Praxis wurde festgestellt, dass Unternehmen die Vorschriften nicht einhalten und manchmal auch diskriminiert wurden, weil die einzige Person, die den legitimen, nicht diskriminierenden Grund für die Beschäftigungsmaßnahme hätte nennen können, nicht mehr zur Verfügung stand und niemand sonst Zugang zu den Informationen hatte, weil sie sich keinen Reim auf die Dokumente machen konnte, die der kürzlich ausgeschiedene Mitarbeiter hinterlassen hatte.
Das Unternehmen muss einen Schlüssel zu jedem verschlüsselten System haben, das wichtige Informationen enthält. Es muss eine Reihe von Personen geben, die einspringen können, wenn eine wichtige Person plötzlich nicht mehr verfügbar ist. Die Verfahren zur Sicherstellung der Einhaltung der Vorschriften sollten dokumentiert werden, damit jemand, der neu in die Position kommt, klar verstehen kann, wie das System funktioniert, wo wichtige Informationen zu finden sind und welche Ratschläge den Führungskräften im Laufe der Zeit erteilt wurden. Mehr als einer Ihrer Compliance-Mitarbeiter muss eine positive Arbeitsbeziehung zur OFCCP aufbauen. Dies sind Dinge, über die Sie nachdenken sollten, bevor es zu spät ist.
Ich habe zwar nur ein paar Dinge erwähnt, aber das nützliche institutionelle Wissen Ihrer Compliance-Mitarbeiter ist möglicherweise tiefer und umfassender, als dieses Beispiel zeigt. So weiß Leslie vielleicht, wie man an bestimmte Manager herantritt, um sie dazu zu bringen, rechtzeitig genaue Informationen zu liefern, oder wie man ein Feedback über die Notwendigkeit, bestimmte Praktiken zu ändern, leichter durchsetzen kann. Leslie weiß vielleicht, wer in Ihrem Informationspersonal am schnellsten an nützliche Informationen herankommt oder wer weiß, wie man notwendige neue Berichte programmiert. Diese "weicheren" Informationen können äußerst nützlich sein, auch wenn sie vielleicht schwieriger zu beschaffen und zu erhalten sind. Es lohnt sich, jetzt darüber nachzudenken, wie diese zeitsparenden Informationen am besten bewahrt werden können, lange nachdem Ihre treuen "Leslies" das Gebäude für immer verlassen haben.
Unzureichende Datenaufbewahrung
Entscheidendes institutionelles Wissen kann verloren gehen, weil es gar nicht erst erfasst wurde. Ein Beispiel: Mark, der für Sie arbeitet, bittet Sie um die Erlaubnis, ein leeres Büro nutzen zu dürfen, weil er an einer Krankheit leidet, die es ihm schwer macht, sich zu konzentrieren. Sie kennen und mögen Mark und haben gesehen, dass es ihm schwer fällt, sich zu konzentrieren, wenn er in seiner Kabine arbeitet. Das Büro wird derzeit nicht genutzt, also sagen Sie ja. Sie wenden das Verfahren der angemessenen Vorkehrungen nicht an und dokumentieren nichts davon. Im darauffolgenden Sommer, lange nachdem Sie sich auf grünere Weiden begeben haben, kommt eine neue Vorgesetzte, Angela, und sieht, dass Mark dieses Büro nutzt und seine Kollegin in einer Kabine arbeitet. Angela sucht nach Unterlagen, findet aber keine, die erklären, warum dies der Fall ist. Die Mitarbeiter, die für die Unterbringung zuständig sind, haben keine Unterlagen darüber, dass Mark eine Behinderung hat oder eine Unterbringung beantragt hat. Angela weist Mark an, in seine Kabine zurückzukehren.
Angela suchte nach dem institutionellen Wissen, konnte es aber nicht finden, das erklärt, warum Mark in einem Büro arbeitet und seine weibliche Vergleichsperson nicht. Für Angela mag diese Situation wie eine Ungleichbehandlung der Geschlechter ausgesehen haben. Es war die Tatsache, dass Marks Unterbringung nie dokumentiert wurde, die zu dieser Verwirrung führte. Die Bewahrung von institutionellem Wissen kann Ihnen nicht nur helfen, Ihr Unternehmen im Falle eines Audits zu verteidigen, sondern auch, wie in diesem Beispiel, ein EEO-Problem von vornherein zu vermeiden. Hätte Angela Zugang zu Informationen gehabt, aus denen hervorging, dass das Büro Teil einer angemessenen Vorkehrung war, hätte sie es nicht als mögliche geschlechtsspezifische Diskriminierung empfunden.
Zu einer unzureichenden Datenaufbewahrung kann es auch kommen, wenn die Systeme, die das institutionelle Wissen erfassen sollen, nicht richtig genutzt werden. Die vom Unternehmen entwickelten Dispositionscodes dienen beispielsweise dazu, die Gründe zu erfassen, aus denen bestimmte Personen nicht für eine Stelle ausgewählt wurden. Wenn die Benutzer des Systems Standardwerte anstelle der tatsächlichen Gründe für die Nichtauswahl verwenden, geht das institutionelle Wissen, das die legitimen, nicht diskriminierenden Gründe für die Nichtauswahl liefern kann, verloren. Darüber hinaus kann dies sogar die korrekten Einträge in das System beeinträchtigen, da die OFCCP alle Dispositionscodes ignorieren kann, wenn sich ein erheblicher Teil der Dispositionscodes als unzuverlässig erweist.
Mangelnder Zugang zu alten Informationssystemen
Institutionelles Wissen kann auch verloren gehen, wenn ein Unternehmen von einem alten zu einem neuen Informationssystem wechselt. Bei einer Bewertung der Einhaltung der Vorschriften, bei der es Anzeichen für eine mögliche Diskriminierung gibt, kann die OFCCP Daten prüfen, die zwei Jahre ab dem Datum des Einberufungsschreibens zurückreichen. Manchmal fallen diese Überprüfungen in einen Zeitraum, in dem das Unternehmen von einem Personalinformationssystem auf ein anderes umgestellt hat. Ich war an Prüfungen beteiligt, bei denen entweder die Informationen aus dem alten System verloren gingen oder bei denen die Kosten für die Beschaffung von Informationen aus dem alten System zu hoch waren. Wenn auf diese Informationen nicht zugegriffen werden kann, wird dem Unternehmen möglicherweise institutionelles Wissen vorenthalten, das sich in dem früheren Altsystem befindet.
Bei jeder Umstellung auf eine neue Technologie ist es wichtig, dass die für die Einhaltung der Vorschriften erforderlichen Informationen im Falle einer Prüfung zugänglich bleiben. Es wäre hilfreich, die Schritte zu dokumentieren, die unternommen werden, um sicherzustellen, dass dies geschieht. Diese Dokumentation kann sowohl dazu beitragen, den Verlust kritischer Informationen zu vermeiden, als auch nachzuweisen, dass ein eventueller Verlust nicht vorsätzlich herbeigeführt wurde und dass alle zumutbaren Schritte unternommen wurden, um die Daten zu erhalten.
Die Kosten für den Zugriff auf Altdaten sollten im Voraus bekannt sein, damit Sie die Ausgaben minimieren können, wenn die Abfrage aufgrund einer Prüfung erforderlich wird. Die Kosten für die Abfrage werden von der Behörde wahrscheinlich nicht als akzeptabler Grund für die Nichtbereitstellung von Informationen betrachtet.
Mangelnder Informationsaustausch
Institutionelles Wissen kann verloren gehen, wenn die Person, die um die Informationen gebeten wird oder sie wissen muss, nicht weiß, dass jemand anderes im Unternehmen über die benötigten Informationen verfügt oder dass die angeforderten Informationen überhaupt existieren. Nehmen wir zum Beispiel an, dass die Mitarbeiter der Abteilung für Vielfalt über Wissen verfügen, das die Mitarbeiter der Abteilung für positive Maßnahmen/EEO für ein Audit benötigen, aber die Mitarbeiter der Abteilung für positive Maßnahmen/EEO wissen nicht, dass die Mitarbeiter der Abteilung für Vielfalt über dieses Wissen verfügen. Nehmen wir weiter an, dass die für die Vielfalt zuständigen Mitarbeiter nicht wissen, dass die für die Prüfung zuständigen Mitarbeiter die Informationen benötigen, über die die Vielfalt verfügt. Das institutionelle Wissen geht verloren, weil die linke Hand nicht weiß, was die rechte Hand tut.
Um die Wahrscheinlichkeit, dass dies geschieht, zu minimieren, muss eine effektive Kommunikation zwischen den beiden Stäben stattfinden. Die Abteilung Diversity muss wissen, welche Rolle die Mitarbeiter der Abteilung Affirmative Action/EEO spielen und welche Informationen für die Einhaltung der Vorschriften entscheidend sind, z. B. die Einstellungsund Vermittlungsziele. Die Mitarbeiter von Affirmative Action/EEO müssen wissen, welche Art von Programmen und Zielen von den Diversity-Mitarbeitern festgelegt wurden und welche Informationen die Diversity-Mitarbeiter erheben, verwenden und/oder benötigen.
Silos (interne Barrieren zwischen Abteilungen) innerhalb von Institutionen gibt es aus vielen Gründen. So kann die Rechtsabteilung beispielsweise der Meinung sein, dass die Personalverantwortlichen die Ziele der Fördermaßnahmen nicht kennen sollten, während die Mitarbeiter der Abteilung für Fördermaßnahmen/EEO der Meinung sind, dass die Personalverantwortlichen die Ziele am besten kennen sollten. Je nachdem, wer dieses Tauziehen gewinnt, können die Personalverantwortlichen Zugang zu diesem institutionellen Wissen erhalten oder nicht.
Für ein Unternehmen ist es wichtig, eine bewusste und wohlüberlegte Entscheidung darüber zu treffen, wer Zugang zu welchem institutionellen Wissen haben soll. Bei diesen Entscheidungen sollten Sie auch die möglichen Auswirkungen auf die Einhaltung der Vorschriften berücksichtigen.
Änderung von Codes, Definitionen und Positionsbeschreibungen
Bei der Untersuchung von Entgeltdiskriminierung möchte die OFCCP häufig die Verweildauer von Arbeitnehmern vergleichen, bei denen in den Daten der Momentaufnahme Entgeltunterschiede zu erkennen sind. Um sicher zu sein, dass die Verweildauer richtig berechnet wird, muss das Unternehmen in der Lage sein, die Beziehung zwischen dem aktuellen Stellencode und allen früheren Stellencodes zu verstehen, die möglicherweise in den aktuellen Stellencode eingeflossen sind. Die Rückverfolgung der alten Definitionen und Codes kann sich als äußerst schwierig erweisen, wenn das institutionelle Wissen über frühere Arbeitsaufgaben und Änderungen der Arbeitscodes verloren gegangen ist. Ebenso kann es zu Missverständnissen kommen, die sich auf das Ergebnis einer Prüfung auswirken können, wenn dieselben Wörter oder Codes jetzt völlig neue Definitionen und Bedeutungen haben.
Zusammenfassung
Mit dem Erreichen des Rentenalters der Babyboomer und der zunehmenden beruflichen Mobilität der derzeitigen Belegschaft ist der Verlust von institutionellem Wissen eine reale und gegenwärtige Gefahr, die Ihre Compliance-Position bei einer OFCCP-Prüfung erheblich beeinträchtigen kann. Die Bewahrung des institutionellen Wissens erfolgt nicht zufällig, sondern nur durch sorgfältige Vorbereitung und Planung. Regelmäßige Überprüfungen Ihrer aktuellen Systeme zur Bewahrung des institutionellen Wissens werden die Wahrscheinlichkeit minimieren, dass aufgrund einer unzureichenden oder missbräuchlichen Nutzung Ihrer Nachverfolgungssysteme erhebliche Lücken entstehen. Sie müssen nicht nur die getroffenen Entscheidungen erfassen, sondern auch die Gründe für diese Entscheidungen. Wenn Sie sich jetzt die Zeit nehmen, Ihre Strategie zur Bewahrung des institutionellen Wissens zu überprüfen, wird sich dies in Zukunft wahrscheinlich auszahlen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
