Affirmation de conformité régulière

Défi

Permettre aux parties prenantes et aux gestionnaires de politiques d'affirmer que les politiques et procédures clés sont suivies et correctement mises en œuvre. Qui plus est, ils doivent faire cette affirmation de manière récurrente, souvent une fois par an pour ces politiques. Enfin, ces affirmations, si elles sont requises, doivent être communiquées à l'organisme de réglementation compétent et faire l'objet d'un suivi interne à des fins de conformité.

Solution

  • Créer un flux de travail clair permettant aux parties prenantes et aux gestionnaires de politiques de passer par les étapes nécessaires pour fournir une affirmation.
  • Veiller à ce que les détails d'une action soient fournis lorsque la conformité n'est pas entièrement respectée à l'heure actuelle.
  • Acheminer les affirmations aux parties prenantes concernées pour examen et approbation.
  • Des notifications automatisées à chaque étape du processus, garantissant que les parties prenantes et concernées sont informées en temps réel lorsque leur contribution est requise.
  • Suivre de manière centralisée toutes les affirmations afin de savoir s'il y a des demandes en suspens ou retardées.
  • Rappeler automatiquement aux parties prenantes et aux propriétaires de polices la prochaine échéance de leur affirmation.

Avantages

  • Le suivi des affirmations dans un système central comme PolicyHub offre la granularité nécessaire pour documenter facilement la conformité aux régulateurs et aux autorités.
  • Créer une piste d'audit complète qui documente chaque étape du processus, les personnes impliquées et les décisions prises.
  • L'automatisation des processus manuels génère un retour sur investissement significatif et réduit les erreurs.
  • Le tableau de bord de reporting et les fonctions d'analyse permettent de découvrir rapidement les tendances ou les exceptions à haut risque.
  • Adapter facilement le processus d'affirmation à l'évolution des besoins de l'entreprise.