毫无疑问，您已经听说，联邦合同合规项目办公室（OFCCP）于 2014 年 10 月 1 日发布了修订版的 "排期函 "和 "逐项清单"。 这些文件告知联邦 "供应和服务 "承包商 OFCCP 已启动合规审查，并列出了需要向该机构提交的信息。 这些新文件立即生效，任何有幸被选中接受合规审查的承包商现在都会收到新的 "日程安排函 "和 "逐项清单"。
让我们来讨论一下哪些方面发生了变化，哪些方面没有变化，以及承包商在提交信息时可以考虑的一些策略。
日程安排信函
调度函本身是一份相当无聊的文件。 是的，它提醒承包商它正在接受审核--这肯定会让你心跳加速--但是，除了要求承包商提供当前的平权行动计划之外，它的实质内容非常少。 逐项清单才是真正的关键所在！（我们稍后再谈）。
对《调度函》的大多数修改都是非实质性的或文体性的。 OFCCP 确实取消了对 41 C.F.R. 第 250 部分的提及，该部分是《越战退伍军人调整援助法》（VEVRAA）条例中的一部分，因已过时而被废除。
除此之外，OFCCP 只做了两处我认为有些重要的改动。 首先，该机构增加了一项警告，即在合规审查的最终处理过程中未保存记录 "构成不合规"。 这并不代表 OFCCP 政策的改变，但这是该机构第一次明确警告承包商，它认为保存记录的要求是无限期的，而不仅仅包括 AAP 所涵盖的时间段。 这个问题在OFCCP 诉美国银行（Bank of America）这一长期案件中引起争议，行政法官支持 OFCCP，指出承包商 "完全没有理由 "不保留从合规审查开始到最终处理的所有文件。 1997-OFC-16，第 61 页（ALJ 建议的裁决和命令，2010 年）。
只要公司收到索赔或潜在索赔的通知，就有义务保存所有相关记录。 因此，承包商在收到 "日程安排函 "时，应将其视为需要签发 "诉讼保留备忘录 "的任何其他法律行动的通知。 承包商最好确保保留第 11246 号行政命令、《康复法》第 503 条和《VEVRAA》第 4212 条要求保留的所有记录，直到 OFCCP 结束合规审查。 这通常需要通知人力资源、IT 和管理/监督人员等多人需要保留特定类型的记录和文件。
其次，OFCCP 将告知承包商提交的信息将 "在《信息自由法》（FOIA）允许的最大范围内作为敏感和机密信息 "处理的措辞改为 "向承包商保证 "任何披露都将 "符合"《信息自由法》的 "规定"。 这可能只是语义上的变化，并没有改变 OFCCP 的政策；然而，措辞的软化可能预示着该机构对承包商信息的尊重程度发生了变化。 据我所知，OFCCP 并未具体说明这一变化背后的目的或理由。
分项列表
现在是有趣的部分！ OFCCP 对 "逐项清单"（承包商必须在收到信息后 30 天内向 OFCCP 提交的所有信息的大纲）做了重大修改。 有关第 11246 号行政令的部分没有修改。 承包商仍必须提供组织概况、职位组分析、可用性确定、在职人员与可用性的比较，以及女性和少数民族的安置目标。 还必须提供有关上一年目标进展情况的信息。
第 503 条和 VEVRAA
新增了要求提交与遵守实施第 503 款和 VEVRAA 的新规定有关的信息的章节。 具体来说，承包商现在需要提供
- 旨在识别和招聘合格残疾人和受保护退伍军人的外联和招聘工作的有效性评估结果；
- 记录为遵守审计和报告制度要求而采取的所有行动；
- 上一 AAP 年度数据收集分析所需的数字证明文件，如果本 AAP 年度已过了 6 个月，则 至少应提供本 AAP 年度前 6 个月的数字证明文件；
- 对残疾人的使用情况进行分析，如果您的 AAP 年度已超过 6 个月，则应说明本年度在实现该目标方面取得的进展；
- 为受保护的退伍军人制定的招聘基准的文件，如果您当前的 AAP 年度已超过 6 个月，则说明本年度在实现基准方面取得的进展；以及
- 最近对人事流程和身心资质的评估，包括评估日期、评估后采取的任何行动或做出的任何变更，以及下一次计划评估的日期。 (这些项目实际上包含在新的 "逐项列表 "的 "支持数据 "部分，但它们与第 503 条和 VEVRAA 合规性特别相关，因此我将它们包含在这里）。
承包商应审查与每项要求相关的规定，以确保其提交的文件完全合规。 例如，在外联和招聘方面，承包商必须进行年度自我评估。 41 C.F.R. §§ 300.44(f)(3) 和 741.44(f)(3)。 自我评估必须包括对当年和最近两年的数据收集分析 "指标 "的考量（在现行法规要求的范围内）。 考虑的任何其他标准都必须合理并有记录。 此外，如果承包商认为其外联和招聘工作不能令人满意，则必须确定并实施替代工作。 所有这些项目都应包括在承包商提交给 OFCCP 的文件中，以证明其遵守了新的法规要求。
在进行自我评估时，承包商应确定在断定外联和招聘工作是否有效时应考虑哪些因素。 一些可能的因素包括
- 各招聘渠道的回复率；
- 招聘来源是否推荐了合格的候选人；
- 确定目标推荐人的候选人百分比；
- 自我认定为残疾人或受保护退伍军人的候选人比例；
- 相对的雇佣机会；
- 自我认定为残疾人或受保护退伍军人的受雇者百分比；以及
- 残疾人士和受保护退伍军人的目标是否得到满足。
在考虑了相关和适当的因素后，承包商应将评估结果和结论记录在案，说明其努力 的成效，以及为改进今后的努力而必须采取的纠正措施。
承包商还应记录他们的审计和报告制度，表明他们正在 (1) 衡量其 AAPs 的有效性；(2) 指出是否需要采取任何补救措施（不是！）；* (3) 确定目标的实现程度；(4) 确定已知的残疾人士和受保护的退伍军人是否有机会参与公司主办的所有活动；以及 (5) 衡量 AAPs 具体义务的遵守情况。 41 C.F.R. §§ 300.44(h) 和 741.44(h)。
- * 我认为，永远没有必要 "承认 "一项行动计划有缺陷，有必要采取补救行动。 这可能会被解释为承认存在或可能存在歧视。 更恰当的行动是承认目标没有实现和/或招聘工作是否应更加有力。 然而，这些缺点并不等同于《行动计划》有缺陷；相反，这些结论表明，《行动计划》实际上是有效的，并达到了其设计的目的--确定何时需要采取额外的平权行动。
我还想指出，对于数据收集分析，OFCCP 只要求提供前一年的 "计算和比较"（真是用词不当！），如果您当前的 AAP 年度已超过六个月，则至少需要提供当前 AAP 年度前六个月的 "计算和比较"。 (数据收集分析中不需要计算或比较；承包商只需记录特定类别的总数，如受雇的受保护退伍军人总数）。 虽然法规要求承包商在数据收集分析中保存和评估三年的数据，但 OFCCP 在逐项列表中并未要求这么多。 因此，我建议承包商只提供所要求的数据（不过，无论如何，这些信息都可以在您的招聘工作自我评估中提供）。
此外，还必须提供对人事流程和工作岗位的身心资格的最新评估。 第 503 条和 VEVRAA 要求承包商的人事流程必须
- 在通过招聘或晋升填补职位空缺时，以及在提供或可提供的所有培训机会时，认真、全面、系统地考虑已知残疾人士或受保护退伍军人申请人和雇员的工作资格；
- 只依靠与机会要求相关的那部分军事记录；
- 不以限制获得工作的方式对残疾人或受保护的退伍军人抱有成见；
- 确保残疾人有平等机会参与人事流程，包括通过信息和通信技术实施的流程；以及
- 提供合理便利，确保残疾申请人和员工在人事流程中获得平等机会。
承包商必须定期审查其人事流程，并进行必要的修改，以确保履行所有义务。 重要的是，该条例还要求承包商设计其程序，以方便承包商和政府对这一实施要求进行审查。 41 C.F.R. §§ 300.44(b) 和 741.44(b)。 该条例还要求承包商在其 AAP 中提供并遵守对所有身体和精神工作资格标准进行审查的时间表，以确保这些标准在筛选合格的残疾人或伤残退伍军人时，与工作相关且符合业务需要。 41 C.F.R. §§ 300.44(c) 和 741.44(c)。
值得注意的是，《逐项清单》并未涉及那些在新的第 503 条和 VEVRAA 条例生效日期（2014 年 3 月 24 日）之前已制定了 AAP 的承包商应如何应对。 这些承包商目前的 AAP 中可能没有这些项目。 如果 OFCCP 在 2015 年 3 月 24 日之前发出新一轮调度函，许多承包商可能会面临这个问题。 希望 OFCCP 能为这些受影响的承包商提供非正式指导。
补偿信息
OFCCP 还扩大了 "逐项列表 "中 "支持数据 "部分所要求的信息。 最大的变化是需要提供的薪酬数据。 不出所料，OFCCP 现在要求承包商提交雇员级别的薪酬数据；不再允许汇总薪酬信息。 必须提供 AAP 中所有雇员的个性化数据，其中必须包括性别、种族、民族、雇用日期、职称、工作类别和 EEO-1 类别。 需要提供的薪酬信息包括基本工资或工资率以及典型工作周的工作时数。 "其他报酬或工资调整，如奖金、奖励、佣金、绩效加薪、当地工资或加班费等，应分别列出每位雇员的情况"。 当然，OFCCP 鼓励承包商提供可能决定员工报酬的任何其他信息，如教育程度、以往经验、工作地点、绩效分数、部门和工资等级。 OFCCP 还要求提供与薪酬做法有关的文件和政策。 如果承包商以可使用和可阅读的电子格式保存薪酬数据，则需要以电子方式提交。
承包商在编制本补偿报告时需要考虑和/或采取的一些行动包括
- 如何计算 "非典型 "雇员典型工作周的工作时数；
- 如何为实际上是 "快照 "数据的请求提供历史信息；
- 在提交之前对数据进行内部分析（根据律师-当事人保密协议）；
- 按种族群体（而不仅仅是少数群体与非少数群体）分析数据（根据律师-当事人特权）；
- 比较情况相似的员工；
- 寻找可能预示着潜在 "转向 "问题的代表性不足和过高问题；
- 如何解释差异；
- 是否以及如何纠正无法解释的差异；以及
- 是否以及如何改变可能造成无法解释的差异的现有做法。
就业活动数据
承包商仍可提供就业活动数据，即按工种或职称分类的申请人、聘用、晋升和解雇数据。 但是，现在就业活动数据必须按单个种族群体提供，而不是像过去那样按非少数民族或少数民族提供。 此外，承包商必须在提供的数据中包括 "未知 "申请人。
由于招聘过程中的不利影响仍然是 OFCCP 主要的违规行为，会导致承担金钱责任，因此承包商应在提交之前分析其招聘活动。 与补偿信息一样，应将种族群体细分出来，并与选择率最高的群体进行比较。 承包商应确保分析数据的正确性和适当性，即只包括符合 "互联网申请人 "定义的候选人。 最后，如果发现在统计上有重大不利影响，应适当考虑在向 OFCCP 提交数据之前聘请律师和/或专家。
本 AAP 年度开始六个月以上
如果承包商在收到调度函时，本 AAP 年度已过了 6 个月以上，则必须提供本年度的以下信息：(1) 数据收集分析；(2) 残疾人使用情况分析；(3) 受保护退伍军人的雇用基准；(4) 实现本年度女性和少数民族目标的进展情况；(5) 本年度的就业活动。
以前的《逐项清单》规定，如果承包商在本 AAP 年度已超过 6 个月，则应提供本年度的数据。 而新的 "逐项清单 "规定，在这种情况下，承包商必须提供 "本 AAP 年度至少前 6 个月 "的信息。 (强调部分由作者标明）。 "至少 "并不意味着 "仅"，而是指 "至少"。 因此，OFCCP 可能会继续要求承包商提供从 AAP 日期到调度函日期的数据，这可能是六个月到 364 天之间的任何时间。 新的 "逐项清单 "的措辞可能会为 OFCCP 提供更多的筹码，使其坚持要求承包商不要将其当年数据的提交时间限制在 6 个月内。 一般来说，承包商通常会从提供较少而非较多的信息中获益，因此这可能会继续成为 OFCCP 与承包商之间的一个争议领域。
其他政策和文件
除了提供任何集体谈判协议外，承包商现在还必须提交 "你准备的任何其他文件，如政策声明、员工通知或手册等，以执行、解释或阐述集体谈判协议的规定"。 这似乎非常宽泛，因为许多公司的政策都可能 "阐述 "集体谈判协议中涉及的问题。 承包商还必须提供与合理便利相关的政策，以及所收到的任何便利请求及其解决方案的文件。
此外，承包商仍必须提交被审核地点最近的三份 EEO-1 报告。 提交 VETS-100A（即将成为 VETS-4212）报告不是强制性的。
结论
承包商在制定和调整遵守 OFCCP 新法规的流程和程序时，应牢记新的逐项清单。 合规性战略规划有助于避免不必要的重复劳动，以及避免忽视基本义务的可能性。 此外，建议承包商一如既往地以敏锐的眼光、全面的评估和分析来处理向该机构提交的材料。
祝你好运 但要做好充分准备，这样你就不需要运气了。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
