Wie Sie zweifellos gehört haben, hat das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) am 1. Oktober 2014 die überarbeiteten Versionen seines Scheduling Letter und Itemized Listing veröffentlicht. In diesen Dokumenten werden Auftragnehmer aus dem Bereich "Lieferung und Dienstleistung" auf Bundesebene darüber informiert, dass das OFCCP eine Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften eingeleitet hat, und es wird dargelegt, welche Informationen der Behörde vorgelegt werden müssen. Diese neuen Dokumente traten sofort in Kraft, und jeder Auftragnehmer, der das Glück hat, für eine Compliance-Prüfung ausgewählt zu werden, erhält nun das neue Scheduling Letter & Itemized Listing.

Lassen Sie uns erörtern, was sich geändert hat, was sich nicht geändert hat und welche Strategien die Auftragnehmer bei der Einreichung ihrer Informationen in Betracht ziehen können.

Terminplanungsschreiben

Das Terminplanungsschreiben selbst ist ein eher langweiliges Dokument. Ja, es macht den Auftragnehmer darauf aufmerksam, dass er geprüft wird - was Ihr Herz höher schlagen lässt -, aber abgesehen von der Frage nach den aktuellen Plänen für positive Maßnahmen ist es ziemlich inhaltsleer. Der Einzelverbindungsnachweis ist der eigentliche Knackpunkt (wir kommen gleich darauf zu sprechen).

Die meisten Änderungen am Scheduling Letter waren nicht substanzieller oder stilistischer Art. Die OFCCP hat den Verweis auf 41 C.F.R. Part 250 gestrichen, den Teil der VEVRAA-Vorschriften (Vietnam Era Veterans' Readjustment Assistance Act), der als veraltet aufgehoben wurde.

Ansonsten hat die OFCCP nur zwei Änderungen vorgenommen, die ich für einigermaßen bedeutsam halte. Erstens fügte die Behörde eine Warnung hinzu, dass die Nichtaufbewahrung von Unterlagen bis zum endgültigen Abschluss der Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften "eine Nichteinhaltung darstellt". Dies stellt keine Änderung der OFCCP-Politik dar, aber es ist das erste Mal, dass die Behörde die Auftragnehmer ausdrücklich darauf hinweist, dass sie die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Unterlagen als zeitlich unbegrenzt betrachtet und nicht nur für den von der AAP abgedeckten Zeitraum. Der Verwaltungsrichter stellte sich auf die Seite der OFCCP und erklärte, dass es dem Auftragnehmer "völlig an Rechtfertigung" fehle, wenn er nicht alle Unterlagen vom Beginn der Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften bis zur endgültigen Entscheidung aufbewahre. 1997-OFC-16, S. 61 (ALJ Recommended Decision & Order, 2010).

Sobald ein Unternehmen von einem Anspruch oder einem potenziellen Anspruch in Kenntnis gesetzt wird, beginnt die Verpflichtung zur Aufbewahrung aller relevanten Unterlagen. Daher sollten Auftragnehmer den Erhalt des Terminplanungsschreibens genauso behandeln wie die Benachrichtigung über eine andere rechtliche Maßnahme, die die Ausstellung eines Memorandums über die Zurückhaltung von Rechtsstreitigkeiten erfordert. Auftragnehmer sollten sicherstellen, dass alle Unterlagen, die gemäß Executive Order 11246, Abschnitt 503 des Rehabilitationsgesetzes und Abschnitt 4212 des VEVRAA aufbewahrt werden müssen, aufbewahrt werden, bis die OFCCP die Prüfung der Einhaltung der Vorschriften abgeschlossen hat. Dies erfordert in der Regel die Benachrichtigung mehrerer Personen, z. B. der Personalabteilung, der IT-Abteilung und des Managements/Aufsichtspersonals, über die Notwendigkeit, bestimmte Arten von Unterlagen und Dokumenten aufzubewahren.

Zweitens änderte die OFCCP die Formulierung, in der sie den Auftragnehmern mitteilte, dass die übermittelten Informationen "in dem nach dem Freedom of Information Act (FOIA) zulässigen Umfang sensibel und vertraulich" behandelt würden, in die "Zusicherung", dass jegliche Offenlegung "im Einklang mit den Bestimmungen" des FOIA erfolgen würde. Möglicherweise handelt es sich dabei nur um eine semantische Änderung, ohne dass sich die OFCCP-Politik ändert; die Abschwächung der Formulierung könnte jedoch ein Zeichen für eine Verlagerung der Achtung sein, die die Behörde den Informationen der Auftragnehmer entgegenbringt. Meines Wissens hat sich die OFCCP nicht speziell zum Zweck oder zu den Gründen für diese Änderung geäußert.

Einzelaufstellung

Und jetzt kommt der lustige Teil! Die OFCCP hat erhebliche Änderungen an der Itemized Listing vorgenommen - der Übersicht über alle Informationen, die Auftragnehmer der OFCCP innerhalb von dreißig Tagen nach Erhalt vorlegen müssen. Der Abschnitt zur Executive Order 11246 wurde nicht geändert. Die Auftragnehmer müssen nach wie vor ein Organisationsprofil, eine Stellengruppenanalyse, eine Verfügbarkeitsermittlung, einen Vergleich zwischen den vorhandenen Stelleninhabern und der Verfügbarkeit sowie Vermittlungsziele für Frauen und Minderheiten vorlegen. Außerdem müssen Informationen über die Fortschritte in Bezug auf die Ziele des Vorjahres vorgelegt werden.

Abschnitt 503 und VEVRAA

Es wurden neue Abschnitte hinzugefügt, die die Vorlage von Informationen im Zusammenhang mit der Einhaltung der neuen Vorschriften zur Umsetzung von Abschnitt 503 und VEVRAA verlangen. Insbesondere sind die Auftragnehmer nun verpflichtet, folgende Angaben zu machen

• Ergebnisse der Evaluierung der Wirksamkeit der Maßnahmen zur Ermittlung und Einstellung von qualifizierten Personen mit einer Behinderung und geschützten Veteranen;
• Dokumentation aller Maßnahmen, die ergriffen wurden, um die Anforderungen des Prüfungs- und Berichterstattungssystems zu erfüllen;
• Dokumentation der in den Datenerhebungsanalysen geforderten Zahlen für das vorangegangene AAP-Jahr und, falls das laufende AAP-Jahr bereits mehr als sechs Monate zurückliegt, Dokumentation dieser Zahlen zumindest für die ersten sechs Monate des laufenden AAP-Jahres;
• Die Nutzungsanalyse für Personen mit einer Behinderung und, wenn Sie mehr als sechs Monate in Ihrem AAP-Jahr sind, die Fortschritte des laufenden Jahres im Hinblick auf dieses Ziel;
• Dokumentation des Einstellungsrichtwerts für geschützte Veteranen und, falls das laufende AAP-Jahr bereits mehr als sechs Monate zurückliegt, des Fortschritts im laufenden Jahr in Bezug auf den Richtwert; und
• Die jüngsten Bewertungen der Personalprozesse und der körperlichen und geistigen Qualifikationen, einschließlich der Daten, an denen die Bewertungen durchgeführt wurden, etwaige Maßnahmen oder Änderungen, die als Ergebnis der Bewertungen vorgenommen wurden, sowie die Daten der nächsten geplanten Bewertungen. (Diese Angaben sind eigentlich im Abschnitt "Unterstützungsdaten" des neuen Verzeichnisses enthalten, aber sie beziehen sich speziell auf die Einhaltung von Abschnitt 503 und VEVRAA, weshalb ich sie hier aufgenommen habe).

Die Auftragnehmer sollten die Vorschriften für jede dieser Anforderungen überprüfen, um sicherzustellen, dass ihre Anträge die vollständige Einhaltung der Vorschriften belegen. So müssen die Vertragspartner beispielsweise in Bezug auf die Kontaktaufnahme und Einstellung von Mitarbeitern eine jährliche Selbstbewertung durchführen. 41 C.F.R. §§ 300.44(f)(3) und 741.44(f)(3). Diese Selbstbewertung muss die Analyse der Datenerhebungskennzahlen für das laufende Jahr und die beiden letzten Vorjahre berücksichtigen (in dem Maße, wie es die geltenden Vorschriften vorschreiben). Alle anderen berücksichtigten Kriterien müssen angemessen und dokumentiert sein. Stellt der Auftragnehmer fest, dass seine Bemühungen um die Kontaktaufnahme und die Rekrutierung nicht zufriedenstellend waren, muss er außerdem alternative Maßnahmen ermitteln und umsetzen. Alle diese Punkte sollten in die Vorlage des Auftragnehmers bei der OFCCP aufgenommen werden, um nachzuweisen, dass er die neuen Vorschriften eingehalten hat.

Bei der Durchführung dieser Selbstbewertung sollten die Vertragspartner bestimmen, welche Faktoren zu berücksichtigen sind, um festzustellen, ob ihre Bemühungen zur Kontaktaufnahme und Anwerbung wirksam waren. Einige mögliche Faktoren können sein:

• Die Rücklaufquote aus jeder Rekrutierungsquelle;
• ob die Rekrutierungsquellen qualifizierte Kandidaten vermittelt haben;
• Der Prozentsatz der Bewerber, die eine gezielte Empfehlungsquelle angegeben haben;
• Der Prozentsatz der Bewerber, die sich selbst als Person mit einer Behinderung oder als geschützter Veteran bezeichneten;
• Die relativen Chancen für eine Anstellung;
• Der prozentuale Anteil der Mitarbeiter, die sich selbst als Menschen mit einer Behinderung oder als geschützte Veteranen bezeichnen; und
• ob die Ziele für Menschen mit Behinderungen und geschützte Veteranen erfüllt wurden.

Nach Abwägung der relevanten und angemessenen Faktoren sollte der Auftragnehmer die Bewertung und seine Schlussfolgerung hinsichtlich der Wirksamkeit seiner Bemühungen und etwaiger notwendiger Korrekturmaßnahmen zur Verbesserung seiner Bemühungen in der Zukunft dokumentieren.

Die Auftragnehmer sollten auch ihre Audit- und Berichterstattungssysteme dokumentieren und nachweisen, dass sie dies tun: (1) die Wirksamkeit ihrer AAPs messen; (2) die Notwendigkeit von Abhilfemaßnahmen (NICHT!) aufzeigen;* (3) feststellen, inwieweit die Ziele erreicht wurden; (4) feststellen, ob bekannte Personen mit einer Behinderung und geschützte Veteranen die Möglichkeit hatten, an allen vom Unternehmen gesponserten Veranstaltungen teilzunehmen; und (5) die Einhaltung der spezifischen Verpflichtungen der AAPs messen. 41 C.F.R. §§ 300.44(h) und 741.44(h).

• *Ich behaupte, dass es niemals notwendig wäre, "zuzugeben", dass ein AAP mangelhaft ist und dass Abhilfemaßnahmen erforderlich sind. Dies könnte als ein Eingeständnis interpretiert werden, dass eine Diskriminierung stattgefunden hat oder stattgefunden haben könnte. Angemessener ist es, anzuerkennen, dass die Ziele nicht erreicht wurden und/oder dass die Einstellungsbemühungen verstärkt werden sollten. Diese Unzulänglichkeiten sind jedoch nicht gleichbedeutend mit einem mangelhaften AAP; vielmehr zeigen diese Schlussfolgerungen, dass der AAP tatsächlich wirksam ist und genau den Zweck erfüllt, für den er konzipiert wurde - nämlich festzustellen, wann zusätzliche Fördermaßnahmen erforderlich sein könnten.

Ich möchte auch darauf hinweisen, dass die OFCCP für die Datenerhebungsanalysen nur die "Berechnungen und Vergleiche" (was für ein falscher Begriff!) für das unmittelbar vorangegangene Jahr und, wenn Sie mehr als sechs Monate in Ihr aktuelles AAP-Jahr hineingegangen sind, für mindestens die ersten sechs Monate Ihres aktuellen AAP-Jahres verlangt. (Bei der Analyse der Datenerhebung sind keine Berechnungen oder Vergleiche erforderlich; die Auftragnehmer müssen lediglich die Gesamtzahlen bestimmter Kategorien, wie z. B. die Gesamtzahl der eingestellten geschützten Veteranen, angeben). Obwohl die Vorschriften vorschreiben, dass die Auftragnehmer in den Datenerhebungsanalysen Daten aus drei Jahren aufbewahren und auswerten müssen, hat die OFCCP im Einzelverbindungsnachweis nicht so viel verlangt. Daher empfehle ich den Auftragnehmern, nur so viele Daten vorzulegen, wie angefordert wurden (diese Informationen können jedoch unabhängig davon mit der Selbsteinschätzung Ihrer Einstellungsbemühungen vorgelegt werden).

Darüber hinaus müssen die neuesten Bewertungen der Personalprozesse und der körperlichen und geistigen Qualifikationen für die Arbeitsplätze vorgelegt werden. Abschnitt 503 und VEVRAA verlangen, dass die Personalprozesse der Auftragnehmer:

• Sorgfältige, gründliche und systematische Berücksichtigung der beruflichen Qualifikationen von Bewerbern und Mitarbeitern, bei denen es sich bekanntermaßen um Menschen mit Behinderungen oder geschützte Veteranen handelt, bei der Besetzung freier Stellen durch Einstellung oder Beförderung sowie bei allen angebotenen oder verfügbaren Ausbildungsmöglichkeiten;
• Verlassen Sie sich nur auf den Teil der militärischen Unterlagen, der für die Anforderungen der Gelegenheit relevant ist;
• Personen mit einer Behinderung oder geschützte Veteranen nicht in einer Weise stereotypisieren, die den Zugang zu Arbeitsplätzen einschränkt;
• Sicherstellen, dass Menschen mit Behinderungen gleichberechtigten Zugang zu Personalprozessen haben, einschließlich solcher, die mit Hilfe von Informations- und Kommunikationstechnologie durchgeführt werden; und
• Angemessene Vorkehrungen zu treffen, um sicherzustellen, dass Bewerber und Mitarbeiter mit einer Behinderung bei der Durchführung von Personalprozessen die gleichen Chancen erhalten.

Die Auftragnehmer müssen ihre Personalprozesse regelmäßig überprüfen und alle erforderlichen Änderungen vornehmen, um sicherzustellen, dass alle Verpflichtungen erfüllt werden. Bezeichnenderweise verlangen die Vorschriften auch, dass die Auftragnehmer ihre Verfahren so gestalten, dass eine Überprüfung dieser Umsetzungsanforderung sowohl durch den Auftragnehmer als auch durch die Regierung erleichtert wird. 41 C.F.R. §§ 300.44(b) und 741.44(b). Die Vorschriften verlangen außerdem, dass die Auftragnehmer in ihren AAPs einen Zeitplan für die Überprüfung aller körperlichen und geistigen Qualifikationsstandards für den Arbeitsplatz vorsehen und einhalten, um sicherzustellen, dass sie, soweit sie dazu neigen, qualifizierte Personen mit einer Behinderung oder behinderte Veteranen auszusondern, arbeitsplatzbezogen und mit den geschäftlichen Erfordernissen vereinbar sind. 41 C.F.R. §§ 300.44(c) und 741.44(c).

Bezeichnenderweise geht die Auflistung nicht darauf ein, wie Auftragnehmer mit AAPs, die vor dem Datum des Inkrafttretens der neuen Bestimmungen von Abschnitt 503 und VEVRAA (24. März 2014) erstellt wurden, reagieren sollten. Diese Auftragnehmer werden viele dieser Punkte in ihren aktuellen AAPs nicht haben. Wenn die OFCCP vor dem 24. März 2015 eine weitere Runde von Scheduling Letters herausgibt, werden viele Auftragnehmer wahrscheinlich mit diesem Problem konfrontiert werden. Es bleibt zu hoffen, dass die OFCCP den betroffenen Auftragnehmern informelle Leitlinien zur Verfügung stellt.

Informationen zur Entschädigung

Die OFCCP hat auch die Informationen erweitert, die im Abschnitt "Unterstützungsdaten" des Einzelnachweises verlangt werden. Die größte Änderung betrifft die zu übermittelnden Vergütungsdaten. Wie erwartet, verlangt die OFCCP nun von den Auftragnehmern die Vorlage von Vergütungsdaten auf Mitarbeiterebene; die Aggregation von Vergütungsdaten ist nicht mehr möglich. Die individuellen Daten müssen für alle in den AAP einbezogenen Mitarbeiter vorgelegt werden und das Geschlecht, die Ethnie, das Einstellungsdatum, die Berufsbezeichnung, die Berufsgruppe und die EEO-1-Kategorie umfassen. Zu den bereitzustellenden Vergütungsinformationen gehören das Grundgehalt oder der Lohnsatz und die in einer typischen Arbeitswoche geleisteten Arbeitsstunden. "Andere Vergütungen oder Gehaltsanpassungen wie Boni, Anreize, Provisionen, Leistungszulagen, Ortszuschläge oder Überstunden sollten für jeden Mitarbeiter separat angegeben werden. Natürlich ermutigt die OFCCP die Auftragnehmer, alle anderen Informationen anzugeben, die für die Vergütung der Mitarbeiter ausschlaggebend sein können, wie z. B. Ausbildung, bisherige Erfahrung, Standort, Leistungsbewertungen, Abteilung und Gehaltsstufe. Die OFCCP bittet ferner darum, dass Dokumente und Richtlinien zu den Vergütungspraktiken vorgelegt werden. Die elektronische Übermittlung der Vergütungsdaten ist erforderlich, wenn sie vom Auftragnehmer in einem elektronischen Format aufbewahrt werden, das nutzbar und lesbar ist.

Bei der Erstellung dieses Vergütungsberichts sollten die Vertragspartner unter anderem folgende Punkte berücksichtigen und/oder Maßnahmen ergreifen:

• Wie berechnet man die in einer typischen Arbeitswoche geleisteten Stunden für diese "untypischen" Arbeitnehmer?
• Wie kann man historische Informationen bereitstellen, wenn es sich eigentlich um eine Anfrage nach "Momentaufnahmen" handelt?
• Interne Analyse der Daten (unter Wahrung des Anwaltsgeheimnisses) vor der Übermittlung;
• Analyse der Daten (im Rahmen des Anwaltsgeheimnisses) nach Rassengruppen (im Gegensatz zu nur Minderheiten vs. Nicht-Minderheiten);
• Vergleich von Arbeitnehmern in einer ähnlichen Situation;
• Suche nach Unter- und Überrepräsentation, die auf potenzielle "Lenkungs"-Probleme hinweisen können;
• Wie sich die Unterschiede erklären lassen;
• ob und wie unerklärliche Ungleichheiten korrigiert werden können; und
• ob und wie bestehende Praktiken, die zu unerklärlichen Ungleichheiten führen können, geändert werden können.

Daten zur Beschäftigungstätigkeit

Die Auftragnehmer dürfen weiterhin Daten zur Beschäftigungstätigkeit, d . h. zu Bewerbern, Einstellungen, Beförderungen und Kündigungen, entweder nach Stellengruppen oder Stellenbezeichnungen vorlegen. Allerdings müssen die Daten zur Beschäftigungstätigkeit jetzt nach einzelnen Rassengruppen und nicht mehr wie bisher nach Nicht-Minderheiten oder Minderheiten aufgeschlüsselt werden. Außerdem müssen die Auftragnehmer ihre "unbekannten" Bewerber in die übermittelten Daten einbeziehen.

Da nachteilige Auswirkungen im Einstellungsverfahren nach wie vor der Hauptverstoß der OFCCP sind, der eine finanzielle Haftung nach sich zieht, sollten die Auftragnehmer ihre Beschäftigungsaktivitäten vor der Einreichung analysieren. Wie bei den Angaben zur Vergütung sollten die Rassengruppen aufgeschlüsselt und mit der Gruppe mit der höchsten Auswahlquote verglichen werden. Die Auftragnehmer sollten sicherstellen, dass die analysierten Daten korrekt und angemessen sind, d . h. dass nur Bewerber, die der Definition eines "Internet-Bewerbers" entsprechen, einbezogen werden. Wird schließlich eine statistisch signifikante negative Auswirkung festgestellt, sollte vor der Übermittlung der Daten an die OFCCP die Einschaltung eines Rechtsbeistands und/oder eines Sachverständigen in Erwägung gezogen werden.

Mehr als sechs Monate im laufenden AAP-Jahr

Wenn das laufende AAP-Jahr zum Zeitpunkt des Erhalts des Terminplanungsschreibens bereits mehr als sechs Monate zurückliegt, muss der Vertragspartner Informationen über das laufende Jahr vorlegen, und zwar in Bezug auf: (1) Datenerhebungsanalysen; (2) Nutzungsanalysen für Personen mit einer Behinderung; (3) Einstellungsbenchmarks für geschützte Veteranen; (4) Fortschritte bei der Erreichung der Ziele für Frauen und Minderheiten im laufenden Jahr; und (5) die Beschäftigungstätigkeit im laufenden Jahr.

Der frühere Einzelverbindungsnachweis besagte, dass die Daten für das laufende Jahr vorgelegt werden sollten, wenn das laufende AAP-Jahr bereits mehr als sechs Monate zurückliegt. Im Gegensatz dazu heißt es im neuen Einzelnachweis, dass der Auftragnehmer unter diesen Umständen die Informationen "für mindestens die ersten sechs Monate des laufenden AAP-Jahres" vorlegen muss. (Hervorhebung hinzugefügt). "Mindestens" bedeutet nicht "nur"; es bedeutet "mindestens". Daher kann die OFCCP weiterhin verlangen, dass die Auftragnehmer Daten vom AAP-Datum bis zum Datum des Scheduling Letter vorlegen, was zwischen sechs Monaten und 364 Tagen liegen kann. Der Wortlaut des neuen Einzelnachweises könnte der OFCCP mehr Druckmittel an die Hand geben, um darauf zu bestehen, dass der Auftragnehmer seine Daten für das laufende Jahr nicht nur für sechs Monate vorlegt. Im Allgemeinen ist es für die Auftragnehmer von Vorteil, wenn sie weniger Informationen zur Verfügung stellen, als wenn sie mehr Informationen liefern.

Andere Politiken und Dokumente

Zusätzlich zu den Tarifverträgen müssen die Auftragnehmer nun auch "alle anderen von Ihnen erstellten Dokumente, wie z. B. Grundsatzerklärungen, Mitteilungen an die Mitarbeiter oder Handbücher usw., die die Bestimmungen des Tarifvertrags umsetzen, erläutern oder ausarbeiten" vorlegen. Dies scheint außerordentlich weit gefasst zu sein, da viele Unternehmen über Richtlinien verfügen, die möglicherweise die in einem Tarifvertrag behandelten Themen "ausarbeiten". Die Auftragnehmer müssen auch Richtlinien zu angemessenen Vorkehrungen sowie eine Dokumentation aller eingegangenen Anträge auf Vorkehrungen und deren Lösung vorlegen.

Außerdem müssen die Auftragnehmer weiterhin die drei letzten EEO-1-Berichte für den geprüften Standort vorlegen. Die Einreichung des VETS-100A-Berichts (demnächst VETS-4212) ist nicht zwingend erforderlich.

Schlussfolgerung

Bei der Entwicklung und Feinabstimmung ihrer Prozesse und Verfahren zur Einhaltung der neuen OFCCP-Vorschriften sollten die Auftragnehmer die neue Einzelaufstellung im Auge behalten. Eine strategische Planung für die Einhaltung der Vorschriften kann dazu beitragen, unnötige Doppelarbeit zu vermeiden und zu verhindern, dass wesentliche Verpflichtungen übersehen werden. Darüber hinaus wird den Auftragnehmern wie immer empfohlen, ihre Einreichungen bei der Behörde mit einem wachen Auge und einer gründlichen Bewertung und Analyse anzugehen.

Viel Glück! Aber seien Sie gut vorbereitet, damit Sie das Glück nicht brauchen.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.