您刚刚完成了一次看似永无止境的艰难OFCCP合规审查。过程中可能出现多种情况，但最终结果是OFCCP发布了违规通知书（NOV）和调解协议（CA）。尽管令人沮丧，但许多承包商都可能收到调解协议，尤其是在未向州就业服务机构发布职位空缺，或未对退伍军人及残障人士开展招聘宣传的情况下。 调解协议的签发率已从2010年的18.1%攀升至2011年的26.3%，2012年更达32.8%。随着OFCCP即将结束本财年工作，该机构可能通过施压承包商签署最后一刻的调解协议，力争在9月底前提升结案数量。
您或许会因审查即将结束而稍感宽慰。您和高级管理团队可能倾向于尽快签署从联邦合同合规计划办公室（OFCCP）收到的首份文件以加速审查结束，但务必谨慎行事。请停下！逐行仔细阅读通知函（NOV）和合规协议（CA），确保您：
- 同意这些违规行为。
- 理解对你的要求。
- 了解您在报告中需要提供哪些内容，以及
- 对所列的所有组织进行审核。
《新协议》和《补充协议》并非一成不变，条款可协商调整。多数联邦合同合规计划办公室助理地区主任/地区主任（ADD/DD）会为加快案件结案进程而作出修改，前提是修改请求合理。
我们已见过DD随NOV/CA发送的数个版本的随函说明，尽管其中多数明确要求承包商审阅附件文件，但所有版本均包含五天内回复的声明。 对新手而言，这可能暗示若未在五日内返还CA，审查程序将无法完成。需特别注意：此条款并非要求必须在五日内签署并返还CA，而是指仅当您认同内容时才需在五日内完成签署返还。审查期间仍留有充分时间进行内容审阅与变更协商。
以下是我们在求职信中看到的一些变体。第一种看似清晰明确，但第二种则给承包商施加了五天内签约的压力。
建议您审阅随附的调解协议。若您同意该协议条款，请于收到本函后五（5）日内将签署并注明日期的原件寄回我方办公室。
现随函附上《和解协议》供您审阅并签署。该协议明确了合规审查过程中发现的问题领域，并提出了纠正此事的补救措施。您可在收到本和解协议后五（5）日内，将签署后的副本寄回本办公室，即可就此事项结案。
上述声明与我们发现的1996年加州文件中的表述已大相径庭，该文件曾声明："我们真诚希望避免强制执行程序。因此，建议您于1996年7月31日前审阅、签署并返还随附的调解协议原件。"
CA的分解
第一部分——总则。 你或许不喜欢这些条款，但它们就是它们——标准的格式化措辞。
第二部分——具体条款。请仔细研读这些条款，因为它们与您的审查工作密切相关。大多数情况下，这些条款不会令人意外；然而，补救措施的具体表述方式可能不够清晰。
第三部分——报告。这是合规协议的核心部分，也是未来一两年内您需要持续履行的条款，因此请务必确保您完全理解在报告中承诺向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提供的所有内容。
承包商致电寻求协助应对其《合规通知书》（CA），尽管我们并未参与其《合规计划》（AAP）的制定，这已非罕见。由于我们未参与前期工作，只能依据《违规通知书》（NOV）和《合规通知书》（CA）的原文处理。我们见过太多措辞模糊或限制性极强的《合规通知书》，以致难以确定如何回应。
你是否认出以下任何问题性措辞？这些措辞均摘自实际执行的证书颁发机构。
- “证明文件需显示XYZ公司已邀请应聘者主动申报自身身份，包括残疾人士、伤残退伍军人、近期退役军人或其他退伍军人。 ”我们都知道不该询问应聘者的残疾状况！至少目前还不能这么做！
- 证明文件需显示XYZ公司已通知其分包商（包括供应商），要求这些拥有50名或以上员工且当前合同或采购订单总额达50,000美元或以上的分包商履行制定平权行动计划的义务。承包商有义务告知分包商其责任，但无需事先核实分包商是否符合法规要求。
- 首份报告应在本协议生效后十三（13）个月内提交，涵盖自本协议生效日起的十二（12）个月期间，并须在首个十二（12）月周期结束后的三十（30）天内寄出。 咦！这是否意味着报告应涵盖承包商签署协议后的12个月，还是收到所有签字的最终副本后的12个月？这两个时间点可能相差甚远。请明确具体日期。
- “报告期内所有录用退伍军人的名册，包括申请人姓名、申请日期、申请职位、申请职位需求（或等效文件）、申请人地址、申请人电话号码、录用日期、引荐该人员的招聘来源（如适用）以及每位录用申请人的入职日期。”这是招聘活动还是应聘者流动活动？
- XYZ公司将至少利用下列机构协助获取外部求职者以填补职位空缺。本调解协议第二部分所列各机构收到的信函副本均需提交。若这些机构确实提供此类服务，此安排或许可行。
掌控审计权限，在彻底审查协议前切勿签署承包商协议。以下实例揭示了签署协议后的真实后果。在最后一个案例中，承包商并未认真对待该协议。
新手承包商的恐怖故事 #1
有家公司联系我们协助其提交报告，但该公司员工人数未达50人。他们误解了联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的要求，提供了所有曾在其名下领薪的员工名单，无论这些员工是否仍在职。 由于承包商签署了《合规协议》，我们不得不向OFCCP提交证明材料，证实该公司在每个报告期内员工人数均低于50人。OFCCP既未确认收悉通知，也未向承包商提供结案通知。此外，该公司始终未收到经完整签署的《合规协议》副本，却仍需履行报告义务。
恐怖故事之二：皆大欢喜
承包商在收到日程安排函并已向办公室提交信息后，主动联系我们寻求协助。西南落基山脉联邦合规审查办公室（OFCCP）虽已启动合规审查，但该公司该地区仅有少数员工。承包商最初联系我们，希望协助制定该区域的就业行动计划（AAP）。 经与西南落基山办公室协商，对方坚持要求我们提供证明——即承包商已将该地区员工纳入其位于中大西洋地区的全公司AAP——方能行政性终止审查。合规办公室虽对计划进行了审查并提出意见，但最终仍行政性终止了审查程序。
恐怖故事三：巨额奖金篇
2012年，总部位于休斯顿的政府承包商JacintoPort公司同意向69名非裔美国人和白人求职者支付21.9万美元的拖欠工资及利息，并提供17个职位——此时距离其合规审查结束已逾五年。
2006年，雅辛托港公司签署了一项调解协议，要求其定期向联邦合同合规计划办公室提交招聘活动报告。在审查这些进展报告时，联邦合同合规计划办公室的调查人员发现，该公司对拉丁裔求职者给予优待，同时系统性地歧视寻求码头工人职位的非裔美国人和白人。这些报告最终导致被拒求职者获得经济赔偿，同时公司被要求彻底改革其招聘制度。
这个故事的寓意是什么？
签署联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的调解协议可能终止合规审查，但这并不免除承包商对招聘实践及向OFCCP提交数据进行严格监控的义务。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
