Acaba de terminar una difícil revisión de cumplimiento de la OFCCP que parecía interminable. Podrían haberse producido numerosas situaciones durante el proceso, pero el resultado final es que la OFCCP ha emitido una notificación de infracción (NOV) y un acuerdo de conciliación (CA). Por muy frustrante que sea, muchos contratistas pueden esperar recibir un CA, especialmente si no han publicado sus ofertas de empleo en el servicio de empleo estatal o no han llevado a cabo actividades de divulgación dirigidas a veteranos y personas con discapacidad. La emisión de CA ha aumentado del 18,1 % en 2010 al 26,3 % en 2011 y al 32,8 % en 2012. A medida que la OFCCP cierra su año fiscal actual, es posible que se vea motivada a aumentar sus cifras de cierre a finales de septiembre presionando a los contratistas para que firmen CA de última hora.
Es posible que se sienta algo aliviado porque la revisión está a punto de terminar. Es posible que usted y su equipo directivo superior se sientan tentados a firmar el primer documento recibido de la OFCCP para acelerar el cierre de la revisión, pero deben actuar con prudencia. ¡ALTO! Lea la NOV y la CA línea por línea para asegurarse de que:
- Aceptar las infracciones,
- Comprende lo que se espera de ti,
- Comprenda lo que debe incluir en sus informes y
- Revisar todas las organizaciones que figuran en la lista.
El NOV y el CA no son inamovibles y se pueden negociar los términos. La mayoría de los directores adjuntos de distrito/directores de distrito (ADD/DD) de la OFCCP realizarán cambios con el fin de acelerar el cierre por su parte, siempre que la solicitud de cambio sea razonable.
Hemos visto varias versiones de la carta de presentación que envía el DD junto con el NOV/CA y, aunque muchas de ellas indican claramente que el contratista debe revisar los documentos adjuntos, todas incluyen la declaración de devolución en cinco días. Para los novatos, esto puede parecer que si la CA no se devuelve en un plazo de cinco días, la revisión no concluirá. Tenga en cuenta que esto no significa que la CA deba firmarse y devolverse en un plazo de cinco días. Significa que debe firmarse y devolverse en un plazo de cinco días solo si está de acuerdo con el contenido. Hay tiempo para revisarla y margen para negociar cambios.
Las siguientes son algunas variaciones de lo que hemos visto en la carta de presentación. La primera parece clara, pero la segunda ejerce presión sobre el contratista para que firme en un plazo de cinco días.
«Se recomienda que revise el Acuerdo de Conciliación adjunto. Si está de acuerdo con los términos del Acuerdo de Conciliación, devuelva la copia original firmada y fechada a nuestra oficina en un plazo de cinco (5) días a partir de la recepción de esta correspondencia».
«Adjuntamos, para su estudio y firma, un Acuerdo de Conciliación que identifica las áreas problemáticas encontradas durante el proceso de revisión de cumplimiento y también establece las soluciones para corregir este asunto. Puede concluir este asunto devolviendo una copia firmada a esta oficina en un plazo de cinco (5) días a partir de la recepción de este Acuerdo de Conciliación».
Las declaraciones anteriores han evolucionado mucho desde la que encontramos en un CA de 1996, en la que se afirmaba : «Es nuestro sincero deseo evitar procedimientos de ejecución. Por lo tanto, le sugerimos que revise, firme y devuelva la copia original del Acuerdo de Conciliación adjunto antes del 31 de julio de 1996».
Desglose de la CA
Parte I: Disposiciones generales. Puede que no te gusten, pero son lo que son: cláusulas estándar.
Parte II: Disposiciones específicas. Estúdialas con lupa, ya que son específicas para tu revisión. En la mayoría de los casos, no te sorprenderán; sin embargo, es posible que la forma en que está redactada la solución no sea clara.
Parte III: Presentación de informes. Esta es la parte más importante del CA y la sección con la que tendrás que vivir durante los próximos uno o dos años, así que asegúrate de entender todo lo que estás aceptando proporcionar a la OFCCP en tus informes.
No es raro que recibamos una llamada de un contratista solicitando ayuda para responder a su CA, aunque no hayamos preparado sus AAP. Dado que no hemos participado desde el principio, tenemos que lidiar con la NOV y la CA tal y como están redactadas. Hemos visto tantas CA que incluyen lenguaje poco claro o muy restrictivo que es difícil saber cómo responder.
¿Reconoce alguna de las siguientes expresiones problemáticas? La terminología ha sido extraída de CA reales ejecutadas.
- «Documentación que demuestre que la empresa XYZ invitó a los solicitantes a identificarse como personas con discapacidad, veteranos discapacitados, veteranos recientemente separados del servicio u otros veteranos». ¡Todos sabemos que no debemos preguntar a los solicitantes sobre su discapacidad! ¡Al menos, todavía no!
- «Documentación que demuestre que la empresa XYZ notificó a sus subcontratistas (incluidos los proveedores) con 50 o más empleados y un contrato o pedido de compra vigente por un total de 50 000 dólares o más su obligación de desarrollar un programa de acción afirmativa». Los contratistas están obligados a informar a los subcontratistas de sus obligaciones, pero no están obligados a determinar primero si el subcontratista cumple los requisitos de la normativa.
- «El primer informe deberá presentarse trece (13) meses después de la fecha de entrada en vigor del presente Acuerdo y abarcará el período de doce (12) meses a partir de la fecha de entrada en vigor del presente Acuerdo, y se enviará por correo dentro de los treinta (30) días siguientes al cierre del primer período de doce (12) meses». ¡Vaya! ¿Significa eso que el informe abarcará los 12 meses posteriores a la firma del contrato por parte del contratista o a la recepción de la copia final con todas las firmas? Esas fechas pueden variar mucho. Consiga fechas concretas.
- «Una lista de todos los veteranos contratados durante el período del informe, nombre del solicitante, fecha de la solicitud, puesto solicitado, solicitud de empleo (o documento equivalente), dirección del solicitante, número de teléfono del solicitante, fecha de contratación, fuente de reclutamiento que recomendó al individuo (si corresponde) y la fecha de inicio de cada solicitante contratado». ¿Se trata de una actividad de contratación o de flujo de solicitantes?
- «La empresa XYZ utilizará al menos las siguientes organizaciones para ayudar a obtener candidatos externos para oportunidades de empleo. Copias de la correspondencia enviada a cada organización identificada en la Parte II de este Acuerdo de Conciliación». Esto puede estar bien si estas organizaciones realmente prestan este servicio.
Toma el control de la auditoría y NO FIRMES el CA hasta que hayas revisado completamente el acuerdo. Las siguientes son historias reales que muestran lo que sucedió después de firmar el CA. En el último caso, el contratista no se tomó en serio el CA.
Historia de terror n.º 1 para el contratista novato
Una empresa se puso en contacto con nosotros para que le ayudáramos con sus informes, pero dicha empresa no tenía 50 o más empleados. Malinterpretaron la solicitud de la OFCCP y proporcionaron una lista de todos los empleados que habían estado en su nómina en algún momento, independientemente de si estaban trabajando actualmente. Dado que el contratista firmó el CA, tuvimos que proporcionar a la OFCCP un informe (y pruebas) de que la empresa tenía menos de 50 empleados durante cada periodo de presentación de informes. La OFCCP nunca acusó recibo de las notificaciones y nunca proporcionó al contratista una notificación de cierre. Además, la empresa nunca recibió una copia firmada y debidamente formalizada del CA, pero aún así tuvo que cumplir con el requisito de presentación de informes.
Historia de terror n.º 2 con final feliz
El contratista se puso en contacto con nosotros para pedirnos ayuda después de recibir la carta de programación y de haber ya facilitado la información a la oficina. La oficina de la OFCCP de Southwest Rocky Mountain inició la revisión de cumplimiento, pero la empresa solo contaba con un puñado de empleados trabajando en la región. El contratista se puso inicialmente en contacto con nosotros para que le ayudáramos a desarrollar un AAP para esa zona. Tras mantener conversaciones con la oficina de SW Rocky Mountain, esta no daría por concluida administrativamente la revisión hasta que le proporcionáramos pruebas de que el contratista había incluido a los empleados de esta zona en su AAP corporativo, que se encontraba en la región del Atlántico Medio. El CO revisó y comentó el plan, pero dio por concluida administrativamente la revisión.
Historia de terror n.º 3 con una gran recompensa
En 2012, JacintoPort, un contratista gubernamental con sede en Houston, acordó pagar 219 000 dólares en concepto de salarios atrasados e intereses a 69 solicitantes afroamericanos y caucásicos, además de ofrecerles 17 puestos de trabajo, más de cinco años después de que se resolviera su revisión de cumplimiento.
En 2006, JacintoPort firmó un acuerdo de conciliación que le obligaba a proporcionar a la OFCCP informes periódicos sobre su actividad de contratación. Al revisar esos informes de progreso, los investigadores de la OFCCP descubrieron que la empresa estaba dando un trato preferencial a los solicitantes latinos y discriminando sistemáticamente a los afroamericanos y caucásicos que buscaban trabajo como estibadores. Estos informes dieron lugar a un acuerdo económico con los solicitantes rechazados, junto con la obligación de reformar las prácticas de contratación de la empresa.
¿Cuál es la moraleja de esta historia?
La firma de un acuerdo de conciliación con la OFCCP puede poner fin a una revisión de cumplimiento, pero no exime al contratista de su obligación de supervisar cuidadosamente sus prácticas de contratación y los datos proporcionados a la OFCCP.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
