Usted acaba de terminar una difícil revisión de cumplimiento de la OFCCP que parecía interminable. Numerosos escenarios podrían haber ocurrido durante el camino, pero el resultado final es la OFCCP emitiendo un aviso de violaciones (NOV) y un acuerdo de conciliación (CA). Por frustrante que sea, muchos contratistas pueden esperar recibir un CA, especialmente si no publicaron sus ofertas de empleo en el servicio estatal de empleo o no llevaron a cabo actividades de divulgación para veteranos y personas con discapacidad. La emisión de CA ha aumentado del 18,1% en 2010 al 26,3% en 2011, y al 32,8% en 2012. Como la OFCCP está cerrando su actual ejercicio fiscal, puede estar motivada para aumentar sus cifras de cierre a finales de septiembre presionando a los contratistas para que firmen AC de última hora.
Es posible que sienta cierto alivio de que la revisión esté a punto de terminar. Usted y su equipo de alta dirección pueden ser propensos a firmar el primer documento recibido de la OFCCP para acelerar el cierre de la revisión, pero debe ser prudente en sus acciones. DETÉNGASE. Lea el NOV y el CA línea por línea para asegurarse de que:
- De acuerdo con las infracciones,
- Comprenda lo que se le pide,
- Entender lo que tiene que proporcionar en sus informes, y
- Investiga a todas las organizaciones de la lista.
La NOV y la CA no son inamovibles y usted puede negociar los términos. La mayoría de los Subdirectores/Directores de Distrito (ADD/DD) de la OFCCP realizarán cambios para acelerar el cierre por su parte, siempre que la solicitud de cambio sea razonable.
Hemos visto varias iteraciones de la carta de presentación que envía el DD junto con la NOV/CA y, aunque muchas de ellas comunican claramente que el contratista debe revisar los documentos adjuntos, todas tienen la declaración de devolución en cinco días. Para el novato, esto puede parecer que si la AC no se devuelve en el plazo de cinco días, la revisión no concluirá. Atención, esto no significa que la AC deba firmarse y devolverse en un plazo de cinco días. Significa que debe firmarse y devolverse en un plazo de cinco días sólo si está de acuerdo con su contenido. Hay tiempo para la revisión y margen para negociar cambios.
A continuación presentamos algunas variaciones de lo que hemos visto en la carta de presentación. La primera parece clara, pero la segunda presiona al contratista para que firme en un plazo de cinco días.
"Se recomienda que revise el Acuerdo de Conciliación adjunto. Si está de acuerdo con los términos del Acuerdo de Conciliación, devuelva el original firmado y fechado a nuestra oficina en un plazo de cinco (5) días a partir de la recepción de esta correspondencia."
"Adjuntamos, para su estudio y firma, un Acuerdo de Conciliación en el que se identifican las áreas problemáticas encontradas durante el proceso de revisión del cumplimiento y también se establecen las soluciones para corregir este asunto. Puede concluir este asunto devolviendo una copia ejecutada con su firma a esta oficina en un plazo de cinco (5) días a partir de la recepción de este Acuerdo de Conciliación."
Las declaraciones anteriores han recorrido un largo camino desde una que encontramos de un AC de 1996 que decía "Es nuestro sincero deseo evitar procedimientos de ejecución. Por lo tanto, se sugiere que revise, firme y devuelva la copia original del Acuerdo de Conciliación adjunto antes del 31 de julio de 1996."
Desglose de la AC
Parte I - Disposiciones generales. Puede que no le gusten, pero son lo que son: lenguaje estándar.
Parte II - Disposiciones específicas. Estúdielas con detenimiento, ya que son específicas de su revisión. En la mayoría de los casos, no serán una sorpresa; sin embargo, la forma en que está redactado el recurso puede no ser clara.
Parte III - Presentación de informes. Este es el quid de la AC y la sección con la que tendrá que vivir durante los próximos uno o dos años, así que asegúrese de que entiende todo lo que se compromete a proporcionar a la OFCCP en sus informes.
No es raro que recibamos una llamada de un contratista pidiendo ayuda para responder a su AC aunque no hayamos preparado sus PAA. Dado que no participamos por adelantado, tenemos que lidiar con la NOV y la CA tal como están escritas. Hemos visto tantas AC que incluyen un lenguaje poco claro o muy restrictivo que es difícil saber cómo responder.
¿Reconoce alguno de los siguientes términos problemáticos? La redacción se ha extraído de AC ejecutadas.
- "Documentación que demuestre que la empresa XYZ invitó a los solicitantes a autoidentificarse como personas con discapacidad, veteranos discapacitados, veteranos recientemente separados u otros veteranos". Todos sabemos que no deberíamos preguntar a los candidatos sobre su discapacidad. Al menos no todavía.
- "Documentación que demuestre que la empresa XYZ notificó a sus subcontratistas (incluidos los proveedores) con 50 o más empleados y un contrato u orden de compra en vigor por un total de 50.000 dólares o más su obligación de desarrollar un Programa de Acción Afirmativa". Los contratistas están obligados a informar a los subcontratistas de sus obligaciones, pero no están obligados a determinar primero si el subcontratista cumple los requisitos de la normativa.
- "El primer informe deberá presentarse trece (13) meses después de la fecha de entrada en vigor del presente Acuerdo y abarcará el período de doce (12) meses a partir de la fecha de entrada en vigor del presente Acuerdo y se enviará en un plazo de treinta (30) días tras el cierre del primer período de doce (12) meses." ¿Eh? ¿Significa eso que el informe cubrirá 12 meses después de que el contratista lo haya firmado o después de la recepción de la copia final con todas las firmas? Esas fechas pueden variar mucho. Consiga fechas concretas.
- "Una lista de todos los veteranos contratados durante el periodo del informe, nombre del solicitante, fecha de solicitud, puesto solicitado, solicitud de empleo solicitada (o documento equivalente), dirección del solicitante, número de teléfono del solicitante, fecha de contratación, fuente de reclutamiento que remitió al individuo (si procede) y fecha de inicio de cada solicitante contratado." ¿Se trata de una actividad de contratación o de flujo de candidatos?
- "XYZ Company utilizará al menos las siguientes organizaciones para ayudar en la obtención de candidatos externos para oportunidades de empleo. Copias de la correspondencia enviada a cada organización identificada en la Parte II de este Acuerdo de Conciliación." Esto puede estar bien si estas organizaciones realmente prestan este servicio.
Tome las riendas de la auditoría y NO FIRME la AC hasta que no haya examinado a fondo el acuerdo. Las siguientes son historias reales que muestran lo que ocurrió después de firmar el AC. En el último caso, el contratista no se tomó en serio el acuerdo.
Historia de terror nº 1 para el contratista novato
Una empresa se puso en contacto con nosotros para que le ayudáramos a elaborar sus informes, pero no tenía 50 empleados o más. Malinterpretaron la solicitud de la OFCCP y proporcionaron una lista de todos los empleados que habían estado alguna vez en su nómina, independientemente de si estaban trabajando en ese momento. Dado que el contratista firmó la CA, tuvimos que proporcionar a la OFCCP un informe (y pruebas) de que la empresa tenía menos de 50 empleados durante cada periodo de notificación. La OFCCP nunca acusó recibo de las notificaciones y nunca entregó al contratista una notificación de cierre. Además, la empresa nunca recibió una copia firmada y ejecutada del CA, pero aún así tuvo que cumplir con el requisito de presentación de informes.
Historia de terror nº 2 con final feliz
El contratista se puso en contacto con nosotros en busca de ayuda después de recibir la carta de programación y ya había facilitado información a la oficina. La oficina de OFCCP del suroeste de las Montañas Rocosas inició la revisión del cumplimiento, pero la empresa sólo tenía un puñado de empleados trabajando en la región. El contratista se puso inicialmente en contacto con nosotros para que le ayudáramos a elaborar un PAA para esa zona. Tras mantener conversaciones con la oficina de las Montañas Rocosas suroccidental, no dieron por concluida administrativamente la revisión hasta que les proporcionamos pruebas de que el contratista había incluido a los empleados de esta zona en su plan de acción corporativo, que estaba situado en la región del Atlántico Medio. La oficina en el país revisó y comentó el plan, pero cerró administrativamente la revisión.
Horror Story # 3 con un gran pago
En 2012, JacintoPort, contratista gubernamental con sede en Houston, acordó pagar 219.000 dólares en salarios atrasados e intereses a 69 solicitantes afroamericanos y caucásicos, además de hacer 17 ofertas de trabajo, más de cinco años después de que se resolviera su revisión de cumplimiento.
En 2006, JacintoPort firmó un acuerdo de conciliación que le obligaba a facilitar a la OFCCP informes periódicos sobre su actividad de contratación. Al revisar esos informes, los investigadores de la OFCCP descubrieron que la empresa daba un trato preferente a los solicitantes latinos y discriminaba sistemáticamente a los afroamericanos y caucásicos que buscaban trabajo como estibadores. Estos informes dieron lugar al acuerdo monetario con los solicitantes rechazados, junto con la obligación de modernizar las prácticas de contratación de la empresa.
¿Cuál es la moraleja de esta historia?
La firma de un acuerdo de conciliación con la OFCCP puede poner fin a una revisión de cumplimiento, pero no pone fin a la obligación de un contratista de supervisar cuidadosamente sus prácticas de contratación y los datos proporcionados a la OFCCP.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
