Sie haben gerade eine schwierige OFCCP-Überprüfung abgeschlossen, die Ihnen endlos erschien. Zahlreiche Szenarien hätten sich währenddessen ereignen können, aber das Endergebnis ist die Ausstellung einer Notice of Violations (NOV) und einer Schlichtungsvereinbarung (CA) durch die OFCCP. So frustrierend es auch ist, viele Auftragnehmer müssen damit rechnen, eine Schlichtungsvereinbarung zu erhalten, vor allem, wenn sie es versäumt haben, ihre offenen Stellen bei der staatlichen Arbeitsverwaltung zu veröffentlichen oder Veteranen und Menschen mit Behinderungen zu werben. Die Zahl der ausgestellten CAs ist von 18,1 % im Jahr 2010 auf 26,3 % im Jahr 2011 und 32,8 % im Jahr 2012 gestiegen. Da die OFCCP ihr laufendes Haushaltsjahr abschließt, könnte sie motiviert sein, ihre Abschlusszahlen bis Ende September zu erhöhen, indem sie die Auftragnehmer zur Unterzeichnung von CAs in letzter Minute drängt.
Sie sind vielleicht etwas erleichtert, dass die Überprüfung fast abgeschlossen ist. Sie und Ihr Führungsteam sind vielleicht geneigt, das erste von der OFCCP erhaltene Dokument zu unterschreiben, um den Abschluss der Überprüfung zu beschleunigen, aber Sie sollten dabei vorsichtig vorgehen. STOPP! Lesen Sie die NOV und CA Zeile für Zeile, um sicherzustellen, dass Sie:
- Ich stimme mit den Verstößen überein,
- Verstehen Sie, was von Ihnen verlangt wird,
- zu verstehen, was Sie in Ihren Berichten angeben müssen, und
- Prüfen Sie alle aufgeführten Organisationen.
Die NOV und CA sind nicht in Stein gemeißelt und Sie können die Bedingungen aushandeln. Die meisten OFCCP Assistant District Directors/District Directors (ADD/DD) werden Änderungen vornehmen, um den Abschluss auf ihrer Seite zu beschleunigen, vorausgesetzt, der Änderungsantrag ist angemessen.
Wir haben mehrere Versionen des Anschreibens gesehen, das von der DD zusammen mit der NOV/CA verschickt wird, und obwohl viele von ihnen deutlich darauf hinweisen, dass der Auftragnehmer die beigefügten Dokumente prüfen sollte, enthalten alle die Erklärung, dass die Rücksendung innerhalb von fünf Tagen erfolgen soll. Für den Neuling mag dies den Anschein erwecken, dass die Prüfung nicht abgeschlossen ist, wenn die CA nicht innerhalb von fünf Tagen zurückgeschickt wird. Seien Sie gewarnt: Dies bedeutet nicht, dass die Bescheinigung innerhalb von fünf Tagen unterzeichnet und zurückgeschickt werden muss. Es bedeutet, dass sie nur dann unterzeichnet und innerhalb von fünf Tagen zurückgeschickt werden sollte , wenn Sie mit dem Inhalt einverstanden sind. Es bleibt Zeit für die Überprüfung und Raum für Verhandlungen über Änderungen.
Nachfolgend finden Sie einige Varianten des Anschreibens, die wir gesehen haben. Das erste scheint klar zu sein, aber das zweite setzt den Auftragnehmer unter Druck, innerhalb von fünf Tagen zu unterschreiben.
"Wir empfehlen Ihnen, die beigefügte Schlichtungsvereinbarung zu lesen. Wenn Sie mit den Bedingungen der Schlichtungsvereinbarung einverstanden sind, senden Sie bitte das unterzeichnete und datierte Original innerhalb von fünf (5) Tagen nach Erhalt dieses Schreibens an unser Büro zurück."
"Wir fügen Ihnen zur Prüfung und Unterzeichnung eine Schlichtungsvereinbarung bei, in der die bei der Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften aufgetretenen Problembereiche aufgeführt sind und in der die Abhilfemaßnahmen zur Behebung dieser Angelegenheit dargelegt sind. Sie können diese Angelegenheit abschließen, indem Sie innerhalb von fünf (5) Tagen nach Erhalt dieser Schlichtungsvereinbarung ein unterschriebenes Exemplar an dieses Büro zurücksenden."
Die obigen Erklärungen sind weit entfernt von einer, die wir in einer CA von 1996 gefunden haben, in der es heißt : "Es ist unser aufrichtiger Wunsch, Vollstreckungsverfahren zu vermeiden. Daher schlagen wir Ihnen vor, die beigefügte Schlichtungsvereinbarung zu prüfen, zu unterzeichnen und im Original bis zum 31. Juli 1996 zurückzusenden."
Aufschlüsselung der CA
Teil I - Allgemeine Bestimmungen. Sie mögen Ihnen nicht gefallen, aber sie sind, was sie sind - Standardformulierungen.
Teil II - Besondere Bestimmungen. Studieren Sie diese mit einem feinen Zahnkamm, da sie für Ihre Überprüfung spezifisch sind. In den meisten Fällen werden diese Bestimmungen keine Überraschung sein, aber die Art und Weise, wie die Abhilfemaßnahme formuliert ist, könnte unklar sein.
Teil III - Berichterstattung. Dies ist der Kern der CA und der Abschnitt, mit dem Sie in den nächsten ein bis zwei Jahren leben müssen. Vergewissern Sie sich also, dass Sie alles verstanden haben, was Sie der OFCCP in Ihrer Berichterstattung mitteilen müssen.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass uns ein Unternehmer anruft und um Unterstützung bei der Beantwortung seiner CA bittet, obwohl wir die AAPs nicht erstellt haben. Da wir im Vorfeld nicht involviert waren, müssen wir uns mit der NOV und der CA so befassen, wie sie geschrieben sind. Wir haben schon so viele Bescheide gesehen, die unklare oder sehr restriktive Formulierungen enthalten, dass es schwer ist, darauf zu reagieren.
Erkennen Sie eine der folgenden problematischen Formulierungen? Die Formulierungen wurden aus tatsächlich ausgeführten CAs entnommen.
- "Unterlagen, aus denen hervorgeht, dass das Unternehmen XYZ die Bewerber aufgefordert hat, sich als Behinderte, behinderte Veteranen, kürzlich aus dem Dienst ausgeschiedene Veteranen oder andere Veteranen auszuweisen. Wir alle wissen, dass wir Bewerber nicht nach einer Behinderung fragen sollten! Zumindest jetzt noch nicht!
- "Unterlagen, die belegen, dass das Unternehmen XYZ seine Unterauftragnehmer (einschließlich Lieferanten) mit 50 oder mehr Mitarbeitern und einem laufenden Vertrag oder einer Bestellung im Gesamtwert von 50.000 Dollar oder mehr über ihre Verpflichtung zur Entwicklung eines Programms für positive Maßnahmen informiert hat." Die Auftragnehmer sind verpflichtet, ihre Unterauftragnehmer über ihre Verpflichtungen zu informieren, aber sie sind nicht verpflichtet, zunächst festzustellen, ob der Unterauftragnehmer die Anforderungen der Vorschriften erfüllt.
- "Der erste Bericht ist dreizehn (13) Monate nach Inkrafttreten dieser Vereinbarung fällig und bezieht sich auf den Zeitraum von zwölf (12) Monaten ab dem Datum des Inkrafttretens dieser Vereinbarung; er ist innerhalb von dreißig (30) Tagen nach Ablauf des ersten Zwölf-(12)-Monatszeitraums zu übermitteln." Hm! Bedeutet das, dass der Bericht 12 Monate nach Unterzeichnung durch den Auftragnehmer oder nach Erhalt der endgültigen Kopie mit allen Unterschriften zu versenden ist? Diese Daten können sehr unterschiedlich sein. Geben Sie genaue Daten an.
- "Eine Liste aller Veteranen, die während des Berichtszeitraums eingestellt wurden, mit dem Namen des Bewerbers, dem Datum der Bewerbung, der beantragten Stellenbezeichnung, der beantragten Stellenausschreibung (oder einem gleichwertigen Dokument), der Adresse des Bewerbers, der Telefonnummer des Bewerbers, dem Einstellungsdatum, der Quelle, die die Person vermittelt hat (falls zutreffend), und dem Anfangsdatum jedes eingestellten Bewerbers." Handelt es sich um eine Einstellungsaktivität oder einen Bewerberfluss?
- "XYZ Company wird mindestens die folgenden Organisationen in Anspruch nehmen, um externe Bewerber für Beschäftigungsmöglichkeiten zu finden. Kopien der Korrespondenz, die jeder in Teil II dieser Schlichtungsvereinbarung genannten Organisation vorgelegt wurde." Dies mag in Ordnung sein, wenn diese Organisationen diese Dienstleistung tatsächlich erbringen.
Übernehmen Sie die Kontrolle über die Prüfung und UNTERZEICHNEN Sie den Vertrag NICHT, bevor Sie die Vereinbarung nicht vollständig geprüft haben. Die folgenden Geschichten zeigen, was nach der Unterzeichnung der AV geschah. Im letzten Fall hat der Auftragnehmer die AV nicht ernst genommen.
Horrorgeschichte Nr. 1 für den unerfahrenen Bauunternehmer
Ein Unternehmen wandte sich an uns, um uns bei der Erstellung von Berichten zu unterstützen, obwohl es keine 50 oder mehr Mitarbeiter hatte. Das Unternehmen hatte die Aufforderung der OFCCP missverstanden und eine Liste aller Mitarbeiter vorgelegt, die jemals auf seiner Gehaltsliste standen, unabhängig davon, ob sie derzeit arbeiten. Da der Auftragnehmer die CA unterzeichnete, mussten wir der OFCCP einen Bericht (und einen Nachweis) vorlegen, dass das Unternehmen in jedem Berichtszeitraum weniger als 50 Mitarbeiter beschäftigte. Die OFCCP hat die Meldungen nie anerkannt und dem Auftragnehmer nie eine Abschlussmeldung zukommen lassen. Das Unternehmen hat auch nie eine unterzeichnete und vollständig ausgefüllte Kopie der CA erhalten, musste aber dennoch der Meldepflicht nachkommen.
Horrorgeschichte #2 mit Happy End
Der Auftragnehmer wandte sich an uns, nachdem er den Terminplanungsbrief erhalten und dem Büro bereits Informationen geliefert hatte. Das OFCCP-Büro im Südwesten der Rocky Mountains leitete die Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften ein, aber das Unternehmen hatte nur eine Handvoll Mitarbeiter in dieser Region. Der Auftragnehmer wandte sich zunächst an uns, damit wir ihm bei der Ausarbeitung eines AAP für dieses Gebiet helfen. Nach Gesprächen mit dem SW Rocky Mountain-Büro wollten sie die Überprüfung erst dann administrativ abschließen, wenn wir ihnen den Nachweis erbrachten, dass der Auftragnehmer die Mitarbeiter in diesem Gebiet in seinen Unternehmens-AAP aufgenommen hatte, der sich in der Region Mid-Atlantic befand. Die Aufsichtsbehörde überprüfte und kommentierte den Plan, schloss die Überprüfung jedoch verwaltungstechnisch ab.
Horror Story #3 mit großer Auszahlung
Im Jahr 2012 erklärte sich das in Houston ansässige staatliche Unternehmen JacintoPort bereit, 219.000 US-Dollar an rückständigen Löhnen und Zinsen an 69 afroamerikanische und kaukasische Bewerber zu zahlen und 17 Stellenangebote zu unterbreiten - mehr als fünf Jahre nach Abschluss der Compliance-Überprüfung.
Im Jahr 2006 unterzeichnete JacintoPort eine Schlichtungsvereinbarung, die das Unternehmen verpflichtete, der OFCCP regelmäßig Berichte über seine Einstellungsaktivitäten vorzulegen. Bei der Überprüfung dieser Fortschrittsberichte stellten die Ermittler der OFCCP fest, dass das Unternehmen lateinamerikanische Bewerber bevorzugt behandelte und Afroamerikaner und Weiße, die sich um eine Stelle als Hafenarbeiter bewarben, systematisch diskriminierte. Diese Berichte führten zu einer finanziellen Entschädigung für abgelehnte Bewerber sowie zu der Verpflichtung, die Einstellungspraktiken des Unternehmens zu überarbeiten.
Die Moral von der Geschicht?
Die Unterzeichnung einer Schlichtungsvereinbarung mit der OFCCP kann eine Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften beenden, aber sie entbindet einen Auftragnehmer nicht von der Verpflichtung, seine Einstellungspraktiken - und die der OFCCP übermittelten Daten - sorgfältig zu überwachen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
