Vous venez de terminer un examen de conformité OFCCP difficile qui vous a semblé interminable. De nombreux scénarios ont pu se produire, mais le résultat final est l'émission par l'OFCCP d'un avis de violation (NOV) et d'un accord de conciliation (CA). Aussi frustrant que cela puisse être, de nombreux entrepreneurs peuvent s'attendre à recevoir un CA, en particulier s'ils n'ont pas publié leurs offres d'emploi auprès du service de l'emploi de l'État ou s'ils n'ont pas mené d'actions de sensibilisation à l'intention des anciens combattants et des personnes handicapées. Le nombre de CA est passé de 18,1 % en 2010 à 26,3 % en 2011 et à 32,8 % en 2012. L'OFCCP clôturant l'exercice fiscal en cours, elle pourrait être motivée pour augmenter le nombre de fermetures d'ici la fin du mois de septembre en faisant pression sur les entrepreneurs pour qu'ils signent des AC de dernière minute.
Vous êtes peut-être quelque peu soulagé que l'examen soit presque terminé. Vous et votre équipe de direction pouvez être enclins à signer le premier document reçu de l'OFCCP afin d'accélérer la clôture de l'examen, mais vous devez faire preuve de prudence dans vos actions. ARRÊTEZ ! Lisez la NOV et la CA ligne par ligne pour vous assurer que vous :
- D'accord avec les violations,
- Comprenez ce que l'on attend de vous,
- Comprendre ce que vous devez fournir dans votre rapport, et
- Vet toutes les organisations énumérées.
La NOV et la CA ne sont pas gravées dans le marbre et vous pouvez en négocier les termes. La plupart des directeurs de district adjoints/directeurs de district de l'OFCCP (ADD/DD) apporteront des modifications afin d'accélérer la clôture de leur côté, à condition que la demande de modification soit raisonnable.
Nous avons vu plusieurs itérations de la lettre d'accompagnement envoyée par la DD avec la NOV/CA et même si beaucoup d'entre elles indiquent clairement que l'entrepreneur doit examiner les documents joints, toutes contiennent la déclaration de retour dans les cinq jours. Pour le novice, cela peut donner l'impression que si l'AC n'est pas renvoyé dans les cinq jours, l'examen ne sera pas terminé. Attention, cela ne signifie pas que l'AC doit être signé et renvoyé dans les cinq jours. Cela signifie qu'il ne doit être signé et renvoyé dans les cinq jours que si vous êtes d'accord avec son contenu. Il y a du temps pour l'examen et de la place pour la négociation de changements.
Voici quelques variantes de ce que nous avons vu dans la lettre d'accompagnement. La première semble claire, mais la seconde fait pression sur le contractant pour qu'il signe dans les cinq jours.
"Nous vous recommandons d'examiner l'accord de conciliation ci-joint. Si vous êtes d'accord avec les termes de l'accord de conciliation, veuillez renvoyer l'original signé et daté à notre bureau dans un délai de cinq (5) jours à compter de la réception de cette correspondance".
"Nous vous soumettons, pour étude et signature, un accord de conciliation qui identifie les problèmes rencontrés au cours de la procédure d'examen de la conformité et qui énonce les mesures correctives à prendre. Vous pouvez conclure cette affaire en renvoyant une copie signée à ce bureau dans les cinq (5) jours suivant la réception de cet accord de conciliation".
Les déclarations ci-dessus ont beaucoup évolué par rapport à celle que nous avons trouvée dans un AC de 1996 et qui stipulait : "Nous souhaitons sincèrement éviter les procédures d'exécution. Par conséquent, nous vous suggérons d'examiner, de signer et de renvoyer l'original de l'accord de conciliation ci-joint avant le 31 juillet 1996."
Répartition de l'AC
Partie I - Dispositions générales. Vous ne les aimez peut-être pas, mais elles sont ce qu'elles sont : des formules passe-partout.
Partie II - Dispositions spécifiques. Étudiez-les au peigne fin, car elles sont spécifiques à votre examen. Dans la plupart des cas, elles ne vous surprendront pas ; cependant, la manière dont la mesure corrective est rédigée peut ne pas être claire.
Partie III - Rapports. Il s'agit du cœur de l'AC et de la section avec laquelle vous devrez vivre pendant un ou deux ans. Assurez-vous donc de bien comprendre tout ce que vous acceptez de fournir à l'OFCCP dans vos rapports.
Il n'est pas rare qu'un entrepreneur nous appelle pour nous demander de l'aider à répondre à son CA alors que nous n'avons pas préparé son PAA. Comme nous n'avons pas été impliqués en amont, nous devons traiter la NOV et l'AC telles qu'elles ont été rédigées. Nous avons vu tellement d'AC dont le libellé n'est pas clair ou très restrictif qu'il est difficile de savoir comment y répondre.
Reconnaissez-vous l'une ou l'autre des formulations problématiques suivantes ? Le verbiage a été tiré d'AC réellement exécutées.
- "Documentation montrant que la société XYZ a invité les candidats à s'identifier comme personne handicapée, ancien combattant handicapé, ancien combattant récemment séparé ou autre ancien combattant. Nous savons tous que nous ne devrions pas poser de questions sur le handicap aux candidats ! Du moins, pas encore !
- "Documentation montrant que la société XYZ a informé ses sous-traitants (y compris les fournisseurs) employant au moins 50 personnes et ayant un contrat ou un bon de commande en cours d'un montant total de 50 000 dollars ou plus, de leur obligation de mettre en place un programme d'action positive". Les contractants sont tenus d'informer leurs sous-traitants de leurs obligations, mais ils ne sont pas tenus de déterminer au préalable si le sous-traitant satisfait aux exigences de la réglementation.
- "Le premier rapport doit être remis treize (13) mois après la date d'entrée en vigueur du présent accord et doit couvrir la période de douze (12) mois commençant à la date d'entrée en vigueur du présent accord ; il doit être envoyé dans les trente (30) jours suivant la fin de la première période de douze (12) mois. Huh ! Cela signifie-t-il que le rapport doit couvrir une période de 12 mois après que le contractant l'a signé ou après réception de la copie finale avec toutes les signatures ? Ces dates peuvent varier considérablement. Obtenez des dates précises.
- "Une liste de tous les vétérans embauchés au cours de la période de référence, le nom du candidat, la date de la demande, le titre du poste demandé, la demande d'emploi demandée (ou un document équivalent), l'adresse du candidat, le numéro de téléphone du candidat, la date d'embauche, la source de recrutement qui a recommandé l'individu (le cas échéant), et la date de début de chaque candidat embauché". S'agit-il d'une activité d'embauche ou d'une activité de flux de candidats ?
- "L'entreprise XYZ fera appel au moins aux organisations suivantes pour l'aider à trouver des candidats externes à des offres d'emploi. Copie de la correspondance envoyée à chaque organisation identifiée dans la partie II du présent accord de conciliation." Cela peut être acceptable si ces organisations fournissent effectivement ce service.
Prenez le contrôle de l'audit et NE SIGNEZ PAS l'AC tant que vous n'avez pas entièrement examiné l'accord. Les exemples suivants montrent ce qui s'est passé après la signature de l'AC. Dans le dernier cas, l'entrepreneur n'a pas pris l'AC au sérieux.
Histoire d'horreur n°1 pour l'entrepreneur novice
Une entreprise nous a contactés pour que nous l'aidions à établir son rapport, alors qu'elle n'avait pas 50 salariés ou plus. Elle a mal compris la demande de l'OFCCP et a fourni une liste de tous les salariés qui avaient été inscrits sur son registre du personnel, qu'ils soient ou non en activité. Étant donné que l'entrepreneur a signé l'AC, nous avons dû fournir à l'OFCCP un rapport (et une preuve) attestant que l'entreprise comptait moins de 50 salariés au cours de chaque période de référence. L'OFCCP n'a jamais accusé réception des notifications et n'a jamais fourni à l'entrepreneur un avis de clôture. En outre, l'entreprise n'a jamais reçu de copie signée et entièrement exécutée de l'AC, mais elle devait tout de même se conformer à l'obligation de déclaration.
Horror Story #2 avec une fin heureuse
L'entrepreneur nous a contactés pour obtenir de l'aide après avoir reçu la lettre d'ordonnancement et avoir déjà fourni des informations au bureau. Le bureau de l'OFCCP des Rocheuses du Sud-Ouest a lancé l'examen de conformité, mais l'entreprise ne comptait qu'une poignée d'employés travaillant dans la région. L'entrepreneur nous a d'abord contactés pour que nous l'aidions à élaborer un plan d'action pour cette région. Après en avoir discuté avec le bureau de SW Rocky Mountain, celui-ci n'a pas voulu clôturer administrativement l'examen tant que nous ne lui aurions pas fourni la preuve que l'entrepreneur avait inclus les employés de cette région dans le plan d'action de l'entreprise, qui était situé dans la région du centre du littoral de l'Atlantique. Le commandant a examiné et commenté le plan, mais a clôturé l'examen sur le plan administratif.
Horror Story #3 avec un paiement important
En 2012, JacintoPort, une entreprise publique basée à Houston, a accepté de verser 219 000 dollars d'arriérés de salaires et d'intérêts à 69 candidats afro-américains et caucasiens, et de leur faire 17 offres d'emploi - plus de cinq ans après la résolution de l'examen de conformité.
En 2006, JacintoPort a signé un accord de conciliation qui l'obligeait à fournir à l'OFCCP des rapports périodiques sur ses activités d'embauche. En examinant ces rapports, les enquêteurs de l'OFCCP ont constaté que l'entreprise accordait un traitement préférentiel aux candidats latinos et pratiquait une discrimination systématique à l'encontre des Afro-Américains et des Caucasiens à la recherche d'un emploi de débardeur. Ces rapports ont débouché sur un règlement pécuniaire en faveur des candidats rejetés, ainsi que sur l'obligation de réorganiser les pratiques d'embauche de l'entreprise.
La morale de cette histoire ?
La signature d'un accord de conciliation de l'OFCCP peut mettre fin à un contrôle de conformité, mais elle ne met pas fin à l'obligation d'un entrepreneur de surveiller attentivement ses pratiques d'embauche et les données fournies à l'OFCCP.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
