记录保存违规行为在联邦合同合规计划办公室（OFCCP）审计中仍是最常见的违规类型。这些繁琐且往往令人头疼的要求旨在促进企业在招聘过程中提供平等机会，但也可能让毫无防备的雇主陷入困惑，使其在审计中成为易受指责的对象。为理解此类违规的成因并加以防范，承包商首先需要明确审计中"记录"的定义范围。
联邦合同合规计划办公室（OFCCP）对"任何人事或雇佣记录"这一表述作出了广泛解释。其涵盖范围包括显而易见的内容：
- 文件，例如申请书，
- 纪律处分，
- 终止决定相关的记录，以及
- 薪酬标准。
但它还涵盖其他类别的文件，这些文件对于应对联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的审计可能至关重要：
- 与住宿申请相关的文件
- 药物检测结果，
- 员工自我认同表格，
- 招聘广告和职位发布，
- 所有就业意向书，
- 就业或评估测试，
- 支持这些测试的验证材料（如《员工选拔程序统一指南》所要求），以及
- 测试结果。
此外，法规中还特别将“面试记录”界定为“人事或雇佣记录”。因此，合规办公室将把面试期间所做的任何记录——包括在简历上书写的笔记——均视为“人事或雇佣记录”。
一旦拥有了所需的“人事或雇佣”记录，就必须履行保留信息的义务。遗憾的是，这些记录不存在“断舍离”的处理方式。具体而言，联邦政府承包商及其分包商必须根据雇员人数，在规定期限内保存其制作的“任何人事或雇佣记录”。 若承包商雇员少于150人，记录保存期限为一年；雇员达150人及以上时，保存期限延长至两年。保存期限自记录生成之日或人事行动发生之日（以较晚者为准）开始计算。
此外，法规还规定了未妥善保存记录的处罚条款："若承包商销毁或未能保存记录……可推定被销毁或未保存的信息对承包商不利。" 41 C.F.R. Ch. §60-1.12(e)。但承包商若能证明销毁或未保存记录系因不可控因素所致，则该推定不适用。同上。
为最大限度降低审计风险，承包商应确保可能制作"人事或雇佣记录"的员工被要求妥善保存相关文件或材料。但此项要求不仅针对人力资源部门，也适用于参与招聘和面试流程的监督人员及其他员工。 理想情况下，这些记录应集中存放于统一地点，以便代表雇主响应联邦合同合规计划办公室（OFCCP）审计请求的相关人员能够随时调取。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
