Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten sind nach wie vor die häufigsten Verstöße bei einer OFCCP-Prüfung. Diese umfangreichen und oft schwerfälligen Anforderungen sollen die Chancengleichheit im Einstellungsprozess eines Unternehmens fördern. Sie können jedoch auch zu Verwirrung bei ahnungslosen Arbeitgebern führen, wodurch diese bei einer Prüfung zu einer leichten Beute werden. Um zu verstehen, wie solche Verstöße zustande kommen, und um sie zu verhindern, müssen Auftragnehmer zunächst wissen, wie sie erkennen können, was für die Zwecke einer Prüfung als „Aufzeichnung” gilt.
Die OFCCP legt den Begriff „alle Personal- oder Beschäftigungsunterlagen“ weit aus. Er umfasst alles, was als offensichtlich angesehen werden kann:
- Dokumente, wie z. B. Anträge,
- Disziplinarmaßnahmen,
- Aufzeichnungen zu Kündigungsentscheidungen und
- Lohnsätze.
Es umfasst jedoch auch andere Kategorien von Unterlagen, die für die Reaktion auf eine OFCCP-Prüfung von entscheidender Bedeutung sein können:
- Dokumente im Zusammenhang mit Anträgen auf Unterkunft,
- Ergebnisse von Drogentests,
- Formulare zur Selbstidentifizierung von Mitarbeitern,
- Stellenanzeigen und Stellenausschreibungen,
- alle „Interessenbekundungen“ in Bezug auf eine Anstellung,
- Einstellungs- oder Eignungstests,
- Validierungsmaterialien, die diese Tests untermauern (sofern dies gemäß den einheitlichen Richtlinien für Mitarbeiterauswahlverfahren erforderlich ist), und
- Testergebnisse.
Darüber hinaus werden „Interviewnotizen“ in den Vorschriften ausdrücklich als „Personal- oder Beschäftigungsunterlagen“ bezeichnet. Daher betrachtet die OFCCP alle während eines Vorstellungsgesprächs gemachten Notizen, einschließlich handschriftlicher Notizen auf einem Lebenslauf, als „Personal- oder Beschäftigungsunterlagen“.
Sobald Sie über das erforderliche „Personal oder Beschäftigungsverhältnis” verfügen, besteht auch die Verpflichtung, die Informationen aufzubewahren. Leider gibt es für die Unterlagen keine KonMari-Option. Genauer gesagt müssen Auftragnehmer und Subunternehmer der Bundesregierung „alle Personal- oder Beschäftigungsunterlagen”, die sie erstellen, für bestimmte Zeiträume aufbewahren, abhängig von der Anzahl der vom Auftragnehmer beschäftigten Arbeitnehmer. Wenn ein Auftragnehmer weniger als 150 Mitarbeiter beschäftigt, beträgt die Aufbewahrungsfrist für Unterlagen ein Jahr. Wenn der Auftragnehmer 150 oder mehr Mitarbeiter beschäftigt, beträgt die Aufbewahrungsfrist für Unterlagen zwei Jahre. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Datum, an dem die Unterlagen erstellt wurden, oder mit dem Datum, an dem die Personalmaßnahme stattfand, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.
Darüber hinaus sehen die Vorschriften auch Strafen für die Nichtbewahrung von Unterlagen vor: „Wenn der Auftragnehmer Unterlagen vernichtet oder nicht aufbewahrt hat, kann davon ausgegangen werden, dass die vernichteten oder nicht aufbewahrten Informationen für den Auftragnehmer ungünstig gewesen wären.“ 41 C.F.R. Ch. §60-1.12(e). Diese Vermutung gilt jedoch nicht, wenn der Auftragnehmer nachweist, dass die Vernichtung oder Nicht-Aufbewahrung von Unterlagen auf Umstände zurückzuführen ist, die außerhalb seiner Kontrolle liegen.Id.
Um das Risiko während einer Prüfung zu minimieren, sollten Auftragnehmer sicherstellen, dass Mitarbeiter, die wahrscheinlich „Personal- oder Beschäftigungsunterlagen“ erstellen, angewiesen werden, diese Dokumente oder Materialien aufzubewahren. Dies richtet sich jedoch nicht nur an die Personalabteilung, sondern auch an Vorgesetzte und andere Mitarbeiter, die möglicherweise am Einstellungs- und Vorstellungsgespräch beteiligt sind. Idealerweise sollten diese Unterlagen dann an einem zentralen Ort aufbewahrt werden, damit sie für die Personen, die im Namen des Arbeitgebers auf Anfragen der OFCCP im Rahmen eines Audits reagieren, leicht zugänglich sind.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
