Las infracciones en materia de mantenimiento de registros siguen siendo la principal infracción durante una auditoría de la OFCCP. Estos voluminosos, y a menudo engorrosos, requisitos tienen por objeto promover la igualdad de oportunidades durante el proceso de contratación de una empresa. También pueden crear confusión entre los empresarios desprevenidos, convirtiéndolos en un blanco fácil durante una auditoría. Para entender cómo se producen estas infracciones y evitar que se produzcan, los contratistas deben saber primero cómo identificar lo que se considera un "registro" a efectos de una auditoría.
La OFCCP interpreta la frase "cualquier registro de personal o empleo" en sentido amplio. Incluye lo que puede considerarse obvio:
- documentos, como las solicitudes,
- medidas disciplinarias,
- los expedientes relativos a las decisiones de rescisión, y
- salarios.
Pero también cubre otras categorías de documentación que pueden ser fundamentales para responder a una auditoría de la OFCCP:
- documentos relacionados con las solicitudes de alojamiento,
- resultados de las pruebas de drogas,
- formularios de autoidentificación de los empleados,
- anuncios y ofertas de empleo,
- todas las "manifestaciones de interés" en el empleo,
- pruebas de empleo o de evaluación,
- materiales de validación que respalden estas pruebas (si así lo exigen las Directrices uniformes sobre procedimientos de selección de personal), y
- resultados de las pruebas.
Además, las "notas de entrevista" también se identifican específicamente en la normativa como "registros de personal o empleo". Por lo tanto, la OFCCP considerará cualquier nota tomada durante una entrevista, incluidas las notas manuscritas escritas en un currículum, como un "registro de personal o empleo."
Una vez que se dispone del "personal o empleo" necesario, también existe la obligación de conservar la información. Lamentablemente, no existe la opción KonMari para los registros. Más concretamente, los contratistas y subcontratistas del gobierno federal deben conservar "cualquier registro de personal o empleo" que realicen durante periodos de tiempo determinados, en función del número de trabajadores que emplee el contratista. Si un contratista tiene menos de 150 empleados, el periodo de conservación de los registros es de un año. Si el contratista emplea a 150 empleados o más, el periodo de conservación de registros es de dos años. El periodo de conservación comienza en la fecha en que se realizó el registro o en la que se llevó a cabo la acción de personal, la que sea posterior.
Además, la normativa también prevé sanciones en caso de que no se conserven los registros: "Cuando el contratista haya destruido o no haya conservado documentos... podrá presumirse que la información destruida o no conservada habría sido desfavorable para el contratista". 41 C.F.R. Ch. §60-1.12(e). Sin embargo, esta presunción no se aplica si el contratista demuestra que la destrucción o la no conservación de los registros se debió a circunstancias ajenas a su voluntad. Ídem.
Para minimizar la exposición durante una auditoría, los contratistas deben asegurarse de que los empleados susceptibles de realizar "registros de personal o empleo" reciban instrucciones para preservar esos documentos o materiales. Esto, sin embargo, no va dirigido únicamente a Recursos Humanos, sino también a los supervisores y otros empleados que puedan formar parte del proceso de contratación y entrevistas. Lo ideal sería que estos registros se conservaran en un lugar centralizado, de modo que las personas que respondan en nombre del empleador a cualquier solicitud de auditoría de la OFCCP puedan acceder a ellos fácilmente.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
