Las infracciones relacionadas con el mantenimiento de registros siguen siendo las más frecuentes durante las auditorías de la OFCCP. Estos requisitos, voluminosos y a menudo engorrosos, tienen por objeto promover la igualdad de oportunidades durante el proceso de contratación de una empresa. También pueden generar confusión entre los empleadores desprevenidos, lo que los convierte en un blanco fácil durante una auditoría. Para comprender cómo se producen estas infracciones y evitar que se produzcan, los contratistas deben saber primero cómo identificar lo que se considera un «registro» a efectos de una auditoría.
La OFCCP interpreta la frase «cualquier registro de personal o empleo» de manera amplia. Incluye lo que puede considerarse obvio:
- documentos, como solicitudes,
- medidas disciplinarias,
- registros relacionados con decisiones de rescisión, y
- tasas de remuneración.
Pero también abarca otras categorías de documentación que pueden ser fundamentales para responder a una auditoría de la OFCCP:
- documentos relacionados con solicitudes de adaptación,
- resultados de pruebas de drogas,
- formularios de autoidentificación de los empleados,
- anuncios y ofertas de empleo,
- todas las «manifestaciones de interés» en el empleo,
- pruebas de empleo o evaluación,
- materiales de validación que respalden estas pruebas (si así lo exigen las Directrices uniformes sobre procedimientos de selección de empleados), y
- resultados de las pruebas.
Además, las «notas de entrevista» también se identifican específicamente en la normativa como «registros de personal o de empleo». Por lo tanto, la OFCCP considerará cualquier nota tomada durante una entrevista, incluidas las notas manuscritas escritas en un currículum, como un «registro de personal o de empleo».
Una vez que se cuenta con el «personal o empleo» requerido, también existe la obligación de conservar la información. Lamentablemente, no existe una opción KonMari para los registros. Más concretamente, los contratistas y subcontratistas del gobierno federal deben conservar «cualquier registro de personal o empleo» que elaboren durante períodos de tiempo específicos, en función del número de trabajadores que emplee el contratista. Si un contratista emplea a menos de 150 empleados, el período de conservación de los registros es de un año. Si el contratista emplea a 150 empleados o más, el período de conservación de los registros es de dos años. El período de conservación comienza en la fecha en que se creó el registro o cuando se produjo la acción de personal, lo que ocurra más tarde.
Además, la normativa también establece sanciones por no conservar los registros: «Cuando el contratista haya destruido o no haya conservado los registros... se podrá presumir que la información destruida o no conservada habría sido desfavorable para el contratista». 41 C.F.R. Ch. §60-1.12(e). Sin embargo, esta presunción no se aplica si el contratista demuestra que la destrucción o la falta de conservación de los registros se debió a circunstancias ajenas a su control.Id.
Para minimizar la exposición durante una auditoría, los contratistas deben asegurarse de que los empleados que puedan crear «registros de personal o de empleo» reciban instrucciones para conservar dichos documentos o materiales. Sin embargo, esto no se dirige únicamente al departamento de Recursos Humanos, sino también a los supervisores y otros empleados que puedan formar parte del proceso de contratación y entrevistas. Lo ideal sería que estos registros se conservaran en una ubicación centralizada, de modo que las personas que respondan en nombre del empleador a cualquier solicitud de auditoría de la OFCCP puedan acceder a ellos fácilmente.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
