随着联邦合同合规计划办公室（OFCCP）新排期函的尘埃落定，新审计报告要求的实际影响正逐渐明朗。尽管该机构推行了宏大的同工同酬计划和新规，但当前让审计辩护从业者最头疼的，是要求纳入应聘者和录用者中少数族裔子群体的数据。1
雇主招聘流程的不利影响分析始终是该机构的核心业务。在识别系统性歧视并促成大额和解金方面，申请者转雇佣的不利影响分析迄今仍是联邦合同合规计划办公室最成功的执法手段。
如今，由于每次审计都需提交详细的少数群体数据，合规官们正在识别更多统计指标，这导致审查详细申请者数据的需求日益增加。因此，确保招聘流程不仅符合合规要求，更能以最佳方式呈现组织的申请者数据，其重要性已达到前所未有的高度。
保护申请人数据
若联邦合同合规计划办公室（OFCCP）在众多少数族裔分析中发现任何不利影响，雇主避免歧视认定（及随之而来的补发工资和报告义务）的唯一途径是为基础招聘决策进行辩护。通常这需要证明每位录用者都是该职位候选人中资质最优者。
在每个职位的候选人筛选过程中，招聘申请的最佳实践至关重要。虽然招聘申请通常旨在明确比较对象，但若干常见操作却模糊了界限，使雇主在联邦合同合规计划办公室（OFCCP）审计中更难为决策辩护。 具体而言，(1) 同一职位多次录用、
(2) "跨岗录用"——将申请某职位的候选人录用到其他岗位，以及 (3) 电子化搜索流程，都可能模糊实际录用对象的认定。以下是在这些情境下值得参考的最佳实践方案。
同一职位多次招聘
招聘人员和招聘经理通常希望为多个职位同时发布招聘需求。他们可能认为建立单一候选人库来填补职位空缺更为高效。然而，如何最佳管理此类情况取决于具体情境……
如果贵组织确实需要在同一地点同时招聘四名资质相同的员工来执行相同的工作，那么包含四名招聘岗位的职位申请是完全合理的，且真实反映了该职位的候选人情况。
但若职位空缺存在以下差异，则最好分别创建单独的申请：
- 职位名称（若不同级别要求不同基本资格，则需按级别标注）
- 地点
- 时间安排
如果这三项特征中的任何一项存在差异，那么单一招聘需求将无法准确反映每个职位的实际候选人情况。请看以下示例：XYZ公司将有四个劳工职位空缺。公司计划立即招聘一名劳工，六周后再招聘一名，预算中还安排了第三季度和第四季度各招聘一名。若以单一招聘需求形式处理，将难以区分每位候选人对应的具体职位。 第二岗位的候选人是否会被纳入第三岗位的考量？第三岗位的候选人又是否会被纳入第四岗位的考量？ 由于这种处理方式不如单一招聘请求清晰，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）可能主张每位候选人应在申请数据中计入四次。当企业进行不利影响分析时，庞大的数据量将产生负面影响——因申请人数激增，企业更可能出现具有统计学意义（即代价高昂）的不利影响。
同样地，将招聘需求作为长期开放的常设职位（因长期开放而常被称为"常青职位"）会削弱雇主识别候选人对比优势的能力。 常青职位的滚动特性使得几乎无法追溯哪些申请者曾被实际考虑过哪些职位空缺。若无法实现追溯，雇主可能需要解释为何每位录用者都优于整个职位申请池中的所有候选人——而非仅优于该具体职位的实际候选人。
无论如何，当业务需求要求使用长期有效申请时，存在最佳实践可降低被认定为系统性歧视的风险：
- 设定时限——考虑在1、3或6个月后关闭长期有效的职位申请（时限越短越好，但需权衡招聘效率风险），并开启新申请通道。此举有助于控制团队规模，同时避免招聘人员浪费时间处理过期申请。
- 使用筛选问题——如果您的申请系统支持此功能，请要求常年职位的候选人确认其愿意从事该工作并满足基本资格要求。
- 保持详实记录——记录申请人获批的原因。
“跨界”——当候选人“完美契合”其他职位时
这种情况屡见不鲜——招聘专员在与候选人沟通时说："您可能不太适合这个职位，但我们另一个空缺岗位非常适合您！" 倘若将候选人从一个职位申请转移到另一个职位申请，您就为联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提供了依据，使其将所有申请第一个职位的人员都视为申请第二个职位的人员。 这可能导致申请人数激增……而庞大的数字对雇主而言绝非好事。
这种常见做法的另一个问题在于，它实际上违背了职位申请流程。设立职位申请制度的主要法律依据之一，就是论证这批候选人应当相互比较。 交叉录用削弱了雇主主张"联邦合同合规计划办公室（OFCCP）应仅依据职位申请表所列群体进行审查"的依据。OFCCP合规官员受过专业训练，会重点排查既定职位申请流程的偏差（他们称之为"挑肥拣瘦"），并对任何流程偏离行为展开调查。为规避风险，更稳妥的做法是邀请已确定的候选人申请第二个职位。
申请人数据库电子检索
社交媒体已彻底改变了众多企业的招聘模式。招聘人员只需轻点鼠标，便能从海量候选人数据库中筛选出具备关键资质或特质的人才。那么，在进行不利影响分析时，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）如何看待这些数据库？根据OFCCP的常见问题解答：
公司能否使用机器人程序搜索外部数据库来填补职位空缺？[机器人程序（简称BOT）是一种作为用户或另一程序代理运行，或模拟人类活动的程序。在互联网上，最常见的机器人程序是访问网站并收集其内容用于搜索引擎索引的程序，这些程序也被称为蜘蛛或爬虫]。
是的。通过机器人搜索外部简历数据库的行为，与其他搜索外部简历数据库的方法具有同等效力。该机器人可用于筛选职位基本资格要求，且无需保留所有已审阅简历的副本。若机器人搜索范围超出基本资格要求，且公司未能保留每位符合基本资格者的简历，则可能被认定违反行政命令。 针对外部简历数据库检索需保留的其他记录，同样适用于机器人检索操作。2
在进行搜索时，招聘人员首先筛选职位基本资格至关重要。待确定所有符合基本资格的候选人（即您的"应聘者"）后，方可筛选优先资格。
这是因为联邦合同合规计划办公室（OFCCP）认为，搜索（即OFCCP术语中的"BOT"）在评估候选人时充当了您的代理人——从而将所有符合基本资格的人员转化为不利影响分析中的"申请人"。若招聘人员直接搜索优先资格，我们将无法识别（并排除）那些不符合基本资格的人员。 通过优先筛选基本资质，雇主可最大限度降低此类风险。
或者，如前所述，雇主也可通过筛选性问题来识别不符合基本资格的候选人。无论采用哪种方式，关键在于识别并淘汰（同时注明不符合基本资格的原因）那些不应计入雇主分析范围的候选人。
如上所述的搜索操作，即便仅针对单个职位需求也可能令人不安，更遑论在整个数据库中实施。试想，若因一次执行不当的搜索，导致数据库或"人才储备库"中数万乃至数十万候选人全部转化为潜在"应聘者"？而随着多次搜索的执行，这个数字将持续膨胀。 鉴于此类搜索的风险及"大样本量即错误样本量"的统计现象，以下是减少申请人数的最佳实践：
- 使用筛选问题来淘汰那些不愿从事该工作且不符合基本资格的候选人；
- 先搜索基本资格要求，再搜索优先资格要求；
- 鉴于其固有风险，请勿通过数据库搜索常规职位，而应将数据库搜索用于更难填补的“大海捞针”式职位；
- 在候选人数众多且基本资格要求较低的招聘需求中运用数据管理技术；以及，
- 若通过搜索社交媒体网站或其他数据库来识别候选人，请邀请候选人主动申请贵方职位，切勿代其操作。此举可确保其符合《网络应聘者规则》中"表达意向"的要求，成为真正计入组织应聘者名额的有效申请者。
如需了解有关求职者跟踪的最佳实践及其他降低组织风险的方法，请联系斯科特·佩恰蒂斯，电话：303-876-2201，邮箱：[email protected]。
1. 联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的新合规评估明细清单要求提交非裔美国人/黑人、亚裔/太平洋岛民、西班牙裔、美洲印第安人/阿拉斯加原住民及白人申请者和录用人员的总数。 新版日程安排函及明细清单可在此获取：http://www.reginfo.gov/public/do/PRAViewIC?ref_nbr=201104-1250-001&icID=13735 ?
2. 可在(http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/iappfaqs.htm#Q4JS)获取。 ?