A medida que finalmente se aclara la situación tras la nueva carta de programación de la OFCCP, el verdadero impacto de los nuevos requisitos de presentación de informes de auditoría se hace más evidente. A pesar de las ambiciosas iniciativas de igualdad salarial y las nuevas regulaciones de la Agencia, el aspecto que más quebraderos de cabeza está causando a los profesionales de la defensa de auditorías en este momento es la solicitud de inclusión de datos sobre razas subminoritarias para los solicitantes y los contratados.1
Los análisis de impacto adverso de los procesos de contratación de los empleadores siempre han sido y siguen siendo el «pan de cada día» de la Agencia. El impacto adverso de los candidatos a la contratación es, con diferencia, la técnica de aplicación más eficaz de la OFCCP para identificar la discriminación sistémica y obtener grandes indemnizaciones económicas.
Ahora, dado que en cada auditoría se presentan datos detallados sobre las minorías, los responsables de cumplimiento normativo están identificando más indicadores estadísticos, lo que está dando lugar a un aumento de las solicitudes de examen de los datos detallados de los candidatos. Por lo tanto, es más importante que nunca garantizar que sus prácticas de contratación no solo cumplan con la normativa, sino que también presenten los datos de los candidatos de la organización de la mejor manera posible.
Defensa de los datos del solicitante
Si la OFCCP encuentra un impacto adverso en cualquiera de los numerosos análisis de subminorías, la única forma que tiene el empleador de evitar una resolución de discriminación (y las consiguientes obligaciones de pago retroactivo y notificación) es defender las decisiones de contratación subyacentes. Por lo general, esto requiere demostrar que cada contratación era la mejor cualificada entre las consideradaspara el puesto vacante.
Las mejores prácticas en materia de solicitudes de empleo entran en juego precisamente a la hora de decidir a quién se tiene en cuenta para cada puesto. Aunque las solicitudes de empleo suelen estar diseñadas para mostrar quién se ha comparado con quién, varias prácticas habituales en este ámbito enturbian las aguas y dificultan a los empleadores defender sus decisiones en las auditorías de la OFCCP. En concreto, (1) las contrataciones múltiples para el mismo puesto,
(2) el «crossover», es decir, contratar a un candidato que se presentó a un puesto para otro, y (3) las búsquedas electrónicas pueden enturbiar las aguas en cuanto a quién se consideró realmente para el puesto. A continuación se indican algunas prácticas recomendadas que deben tenerse en cuenta en estas situaciones.
Contrataciones múltiples para el mismo puesto
Los reclutadores y los responsables de contratación suelen querer abrir solicitudes para múltiples contrataciones. Puede que les resulte más eficiente disponer de un único grupo de candidatos para cubrir el puesto. Sin embargo, la mejor forma de gestionar estas situaciones depende de cada caso concreto...
Si su organización realmente necesita contratar a cuatro personas con las mismas cualificaciones, en la misma ubicación y para realizar el mismo trabajo al mismo tiempo, una solicitud con cuatro contrataciones es adecuada y representa fielmente a quienes se han tenido en cuenta para el puesto.
Pero es mejor abrir solicitudes separadas si las vacantes difieren en:
- Título del puesto (incluso por nivel si los diferentes niveles tienen diferentes requisitos básicos)
- Ubicación
- Sincronización
Si alguna de estas tres características difiere, una única solicitud no reflejaría con precisión quién fue realmente considerado para cada puesto. Consideremos este ejemplo: la empresa XYZ tendrá cuatro vacantes para obreros. Quiere contratar a un obrero ahora, otro en seis semanas, y tiene presupuesto para uno en el tercer trimestre y otro en el cuarto. Con una única solicitud, será difícil saber quién fue considerado para cada una de las vacantes. ¿Se considerará a los candidatos de la segunda vacante para la tercera? ¿Y a los de la tercera para la cuarta? Dado que esto no está tan claro como una única solicitud, la OFCCP podría argumentar que cada candidato debe contar cuatro veces en los datos de los solicitantes. Entonces, cuando la empresa realice sus análisis de impacto adverso, las cifras elevadas serán cifras negativas, ya que es más probable que la empresa tenga un impacto adverso estadísticamente significativo (es decir, costoso) como resultado del mayor número de solicitantes.
Del mismo modo, mantener una solicitud abierta como una solicitud de contratación permanente (a menudo denominadas «solicitudes permanentes» porque permanecen abiertas durante largos periodos de tiempo) reduce la capacidad del empleador para identificar qué candidatos se tuvieron en cuenta frente a cuáles. La naturaleza continua de las solicitudes evergreen hace que sea prácticamente imposible identificar qué candidatos se tuvieron realmente en cuenta para cada vacante. Y si no se puede hacer eso, es posible que se le pida que explique por qué cada contratación fue mejor que todos y cada uno de los candidatos de toda la solicitud, en lugar de solo aquellos que se tuvieron realmente en cuenta para la vacante específica.
Sea como fuere, cuando las necesidades operativas exigen el uso de solicitudes permanentes, existen buenas prácticas para mitigar el riesgo de que se detecte una discriminación sistémica:
- Imponer límites de tiempo: considerar cerrar las solicitudes permanentes después de 1, 3 o 6 meses (cuanto más corto, mejor, pero debemos equilibrar este riesgo con la eficiencia de los reclutadores) y abrir otras nuevas. Esto ayudará a mantener reducido el tamaño de los grupos. También puede ayudar a los reclutadores a evitar perder tiempo con solicitudes obsoletas.
- Utilice preguntas de selección: si su sistema de solicitudes lo permite, pida a los candidatos de solicitudes permanentes que confirmen que están dispuestos a realizar el trabajo y que cumplen los requisitos básicos.
- Mantenga registros detallados: documente los motivos por los que los solicitantes fueron seleccionados.
«Crossover»: cuando un candidato es «perfecto para» otro puesto
Esto ocurre constantemente: un reclutador habla con un candidato y le dice: «No eres el más adecuado para este puesto, ¡pero serías perfecto para otra vacante que tenemos!». Si trasladas al candidato de una solicitud a otra, acabas de sentar las bases para que la OFCCP trate a todos los solicitantes del primer puesto como solicitantes del segundo. Una vez más, esto puede multiplicar el número de solicitantes... y los números grandes son malos números para los empleadores.
Otro problema con esta práctica habitual es que, en realidad, va en contra del proceso de solicitud. Una de las principales razones legales para tener solicitudes es argumentar que este grupo de candidatos debe ser considerado en relación con los demás. El cruce de candidatos reduce la capacidad del empleador para argumentar que la OFCCP solo debe considerar los grupos en función de las solicitudes. Los responsables de cumplimiento de la OFCCP están capacitados para detectar desviaciones en los procedimientos de solicitud establecidos (lo que denominan «cherry picking») e investigar cualquier desviación del proceso. Para evitarlo, lo más seguro es invitaral candidato identificado a solicitar el segundo puesto.
Búsquedas electrónicas en bases de datos de solicitantes
Las redes sociales han revolucionado el proceso de selección de personal en muchas empresas. Con solo pulsar un botón, los responsables de selección pueden buscar en amplias bases de datos de candidatos las cualificaciones o características clave. Entonces, ¿cómo considera la OFCCP estas bases de datos a efectos de los análisis de impacto adverso? Pues bien, la sección de preguntas frecuentes de la OFCCP dice lo siguiente:
¿Puede una empresa utilizar un BOT para buscar en una base de datos externa con el fin de cubrir un puesto? [Un BOT (abreviatura de «robot») es un programa que actúa como agente de un usuario u otro programa o simula una actividad humana. En Internet, los bots más omnipresentes son los programas, también llamados arañas o rastreadores, que acceden a sitios web y recopilan su contenido para los índices de los motores de búsqueda].
Sí. Las búsquedas con BOT en bases de datos externas de currículos se tratan de la misma manera que otros métodos de búsqueda en bases de datos externas de currículos. El BOT se puede utilizar para buscar las cualificaciones básicas para el puesto sin conservar una copia de todos los currículos revisados. Si el BOT realiza búsquedas más allá de las cualificaciones básicas, la empresa podría incurrir en una infracción de la Orden Ejecutiva si no conserva los currículos de cada persona que cumple las cualificaciones básicas. Los demás registros que deben conservarse en relación con las búsquedas en bases de datos externas de currículos también deben conservarse para las búsquedas BOT en dichas bases de datos.2
Y al realizar búsquedas, es de vital importancia que los reclutadores busquen primero las cualificaciones básicas del puesto. A continuación, una vez que hayan identificado a todos los candidatos que cumplen las cualificaciones básicas (que ahora son sus «solicitantes»), pueden buscar las cualificaciones preferidas.
Esto se debe a que la OFCCP considera que la búsqueda (también conocida como «BOT» en la jerga de la OFCCP) actúa como su agente a la hora de evaluar a los candidatos, convirtiendo así a todas las personas que cumplen los requisitos básicos en «solicitantes» a efectos de los análisis de impacto adverso. Si el reclutador pasa directamente a la búsqueda de los requisitos preferentes, no podremos identificar (y excluir) a aquellos que no cumplen los requisitos básicos. Al buscar primero los requisitos básicos, el empleador puede minimizar este riesgo.
O, como se mencionó anteriormente, los empleadores también pueden utilizar preguntas de selección para identificar a los candidatos que no cumplen con los requisitos básicos. En cualquiera de los dos casos, es fundamental identificar y descalificar (y descartar por no cumplir con los requisitos básicos y explicar por qué) a los candidatos que no cumplen con los requisitos básicos y que no deben tenerse en cuenta en los análisis del empleador.
Las búsquedas descritas anteriormente pueden resultar alarmantes en una sola solicitud, y mucho más en una base de datos. ¿Imagina que todas las decenas o cientos de miles de candidatos de una base de datos o «canal» se convirtieran en «solicitantes» potenciales debido a una búsqueda mal ejecutada? Y las cifras aumentan cada vez más a medida que se realizan múltiples búsquedas. Dado el riesgo que implican estas búsquedas y el fenómeno estadístico de que los números grandes son malos números, aquí hay algunas prácticas recomendadas para minimizar el número de solicitantes:
- Utilice preguntas de selección para descartar a los candidatos que no estén dispuestos a realizar el trabajo y que no cumplan con los requisitos básicos.
- Busque primero las cualificaciones básicas y, a continuación, las cualificaciones preferentes.
- No busque en bases de datos puestos comunes, dado el peligro inherente, utilice las búsquedas en bases de datos para puestos más difíciles de cubrir, «agujas en un pajar».
- Utilizar técnicas de gestión de datos en las solicitudes con un gran número de candidatos y cualificaciones básicas más bajas; y
- Si identifica candidatos mediante búsquedas en redes sociales u otras bases de datos, invite al candidato o candidatos a solicitar su puesto, no lo haga usted por ellos. Esto garantiza que cumplan el requisito de «manifestación de interés» de la Norma sobre solicitantes por Internet como solicitantes que realmente deben tenerse en cuenta por la organización.
Para obtener más información sobre las mejores prácticas en el seguimiento de candidatos y otras formas de minimizar los riesgos para su organización, póngase en contacto con Scott Pechaitis en el 303-876-2201 o en [email protected].
1. La nueva lista detallada de evaluación de cumplimiento de la OFCCP exige la presentación del número total de solicitantes y contratados afroamericanos/negros, asiáticos/isleños del Pacífico, hispanos, indios americanos/nativos de Alaska y blancos. La nueva carta de programación y la lista detallada están disponibles aquí:http://www.reginfo.gov/public/do/PRAViewIC?ref_nbr=201104-1250-001&icID=13735 ?
2. Disponible en (http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/iappfaqs.htm#Q4JS). ?