Alors que la poussière retombe enfin après la nouvelle lettre de planification de l'OFCCP, l'impact réel des nouvelles exigences en matière de rapports d'audit devient plus clair. Malgré les nobles initiatives de l'agence en matière d'égalité salariale et les nouvelles réglementations, le point qui donne actuellement le plus de fil à retordre aux professionnels de la défense en matière d'audit est la demande d'inclusion de données sur les minorités raciales pour les candidats et les personnes embauchées.1
Les analyses d'impact négatif des processus de recrutement des employeurs ont toujours été et continuent d'être le « pain quotidien » de l'Agence. L'impact négatif sur les candidats à l'embauche est de loin la technique d'application la plus efficace pour l'OFCCP afin d'identifier la discrimination systémique et d'obtenir d'importants règlements financiers.
Désormais, étant donné que des données détaillées sur les minorités sont fournies à chaque audit, les responsables de la conformité identifient davantage d'indicateurs statistiques, ce qui entraîne une augmentation des demandes d'examen des données détaillées sur les candidats. Il est donc plus important que jamais de veiller à ce que vos pratiques en matière de recrutement soient non seulement conformes, mais présentent également les données sur les candidats de votre organisation sous le meilleur jour possible.
Protection des données des demandeurs
Si l'OFCCP constate un impact négatif dans l'une des nombreuses analyses des sous-minorités, le seul moyen pour l'employeur d'éviter une conclusion de discrimination (et les obligations de paiement rétroactif et de déclaration qui en découlent) est de défendre les décisions d'embauche sous-jacentes. En général, cela nécessite de démontrer que chaque personne embauchée était la plus qualifiée parmi celles qui ont été prises en considération pour le poste vacant.
C'est précisément là que les meilleures pratiques en matière de recrutement entrent en jeu. Si les demandes d'embauche sont généralement conçues pour montrer qui a été comparé à qui, plusieurs pratiques courantes en matière de recrutement brouillent les pistes et rendent plus difficile pour les employeurs de défendre leurs décisions lors des audits de l'OFCCP. En particulier, (1) les embauches multiples pour le même poste,
(2) le « crossover » - embauche d'un candidat qui a postulé à un poste dans un autre, et (3) les recherches électroniques peuvent brouiller les pistes quant à savoir qui a réellement été pris en considération pour le poste. Vous trouverez ci-dessous quelques bonnes pratiques à prendre en compte dans ces situations.
Recrutements multiples pour le même poste
Les recruteurs et les responsables du recrutement souhaitent souvent ouvrir des offres d'emploi pour plusieurs postes. Ils peuvent trouver plus efficace de disposer d'un seul vivier de candidats pour pourvoir le poste. La meilleure façon de gérer ces situations dépend toutefois de la situation spécifique . . .
Si votre organisation a réellement besoin de quatre employés possédant les mêmes qualifications, dans le même lieu, pour effectuer le même travail au même moment, une demande d'embauche pour quatre personnes est tout à fait acceptable et reflète fidèlement les candidats pris en considération pour le poste.
Mais il est préférable d'ouvrir des demandes distinctes si les postes à pourvoir diffèrent en termes de :
- Intitulé du poste (même par niveau si les différents niveaux ont des qualifications de base différentes)
- Localisation
- Calendrier
Si l'une de ces trois caractéristiques diffère, une seule demande ne reflétera pas fidèlement les candidats réellement pris en considération pour chaque poste. Prenons l'exemple suivant : l'entreprise XYZ a quatre postes d'ouvriers à pourvoir. Elle souhaite embaucher un ouvrier dès maintenant, un autre dans six semaines, et prévoit d'en embaucher un autre au troisième trimestre et un dernier au quatrième trimestre. Avec une seule demande, il sera difficile de savoir qui a été pris en considération pour chacun des postes. Les candidats du deuxième poste vacant seront-ils pris en considération pour le troisième ? Et ceux du troisième pour le quatrième ? Comme cela n'est pas aussi clair qu'une seule demande, l'OFCCP pourrait plutôt faire valoir que chaque candidat devrait compter quatre fois dans les données relatives aux candidats. Ensuite, lorsque l'entreprise procède à ses analyses d'impact négatif, les chiffres élevés sont mauvais: il est plus probable que l'entreprise subisse un impact négatif statistiquement significatif (c'est-à-dire coûteux) en raison du nombre plus élevé de candidats.
De même, le fait de maintenir une demande d'emploi ouverte en tant que demande d'emploi permanente (souvent appelée « demande d'emploi à durée indéterminée » car elle reste ouverte pendant de longues périodes) réduit la capacité de l'employeur à identifier les candidats qui ont été pris en considération par rapport aux autres. La nature continue des demandes permanentes rend pratiquement impossible l'identification des candidats qui ont été réellement pris en considération pour chaque poste vacant. Et si vous ne pouvez pas le faire, vous devrez peut-être expliquer pourquoi chaque candidat retenu était meilleur que tous les autres candidats de la demande, et non seulement que ceux qui ont été réellement pris en considération pour le poste vacant spécifique.
Quoi qu'il en soit, lorsque les besoins opérationnels imposent le recours à des demandes permanentes, il existe des pratiques exemplaires permettant d'atténuer le risque d'une conclusion de discrimination systémique :
- Imposer des délais – envisager de clôturer les demandes permanentes après 1, 3 ou 6 mois (le délai le plus court étant préférable, mais il faut trouver un équilibre entre ce risque et l'efficacité des recruteurs) et d'en ouvrir de nouvelles. Cela permettra de limiter la taille des groupes. Cela peut également aider les recruteurs à éviter de perdre du temps sur des candidatures périmées.
- Utilisez des questions de présélection – si votre système de candidature le permet, demandez aux candidats à des postes permanents de confirmer qu'ils sont disposés à occuper le poste et qu'ils répondent aux critères de base.
- Conservez des dossiers détaillés – documentez les raisons pour lesquelles les candidats ont été retenus.
« Crossover » – Lorsqu'un candidat est « parfait pour » un autre poste
Cela arrive tout le temps : un recruteur s'entretient avec un candidat et lui dit : « Vous n'êtes pas le candidat idéal pour ce poste, mais vous seriez parfait pour un autre poste vacant que nous avons ! » Si vous transférez le candidat d'une demande à une autre, vous venez de créer une base permettant à l'OFCCP de traiter tous les candidats au premier poste comme des candidats au deuxième poste. Encore une fois, cela peut potentiellement multiplier le nombre de candidats... et les grands nombres sont mauvais pour les employeurs.
Un autre problème lié à cette pratique courante est qu'elle va à l'encontre du processus de demande. L'une des principales raisons juridiques justifiant l'existence des demandes est de faire valoir que ce groupe de candidats doit être évalué les uns par rapport aux autres. Le croisement réduit la capacité de l'employeur à faire valoir que l'OFCCP ne devrait examiner que les groupes sur la base des demandes. Les agents de conformité de l'OFCCP sont formés pour rechercher les écarts par rapport aux procédures de demande établies (ils appellent cela le « cherry picking ») et pour enquêter sur tout écart par rapport au processus. Pour éviter cela, l'approche la plus sûre consiste à inviterle candidat identifié à postuler au deuxième poste.
Recherches électroniques dans les bases de données des candidats
Les réseaux sociaux ont révolutionné le recrutement dans de nombreuses entreprises. D'un simple clic, les recruteurs peuvent désormais rechercher dans de vastes bases de données de candidats les qualifications ou les traits de caractère clés. Comment l'OFCCP considère-t-il ces bases de données aux fins des analyses d'impact négatif ? Eh bien, la FAQ de l'OFCCP indique :
Une entreprise peut-elle utiliser un BOT pour effectuer une recherche dans une base de données externe afin de pourvoir un poste ? [Un BOT (abréviation de « robot ») est un programme qui agit comme un agent pour un utilisateur ou un autre programme, ou qui simule une activité humaine. Sur Internet, les bots les plus répandus sont les programmes, également appelés « spiders » ou « crawlers », qui accèdent aux sites Web et collectent leur contenu pour les index des moteurs de recherche].
Oui. Les recherches effectuées par le BOT dans les bases de données externes de CV sont traitées de la même manière que les autres méthodes de recherche dans ces bases de données. Le BOT peut être utilisé pour rechercher les qualifications de base requises pour le poste sans conserver une copie de tous les CV examinés. Si le BOT effectue des recherches au-delà des qualifications de base, l'entreprise pourrait être jugée en violation du décret présidentiel si elle ne conserve pas les CV de chaque personne répondant aux qualifications de base. Les autres documents devant être conservés concernant les recherches dans les bases de données externes de CV doivent également être conservés pour les recherches BOT dans ces bases de données.2
Lorsqu'ils effectuent des recherches, il est essentiel que les recruteurs recherchent d'abord les qualifications de base requises pour le poste. Ensuite, une fois qu'ils ont identifié tous les candidats qui répondent aux qualifications de base (qui sont désormais vos « candidats »), ils peuvent rechercher les qualifications souhaitées.
En effet, l'OFCCP considère que la recherche (appelée « BOT » dans le jargon de l'OFCCP) agit en tant que votre agent dans l'examen des candidats, transformant ainsi toute personne qui répond aux qualifications de base en « candidat » aux fins de l'analyse d'impact négatif. Si le recruteur passe directement à la recherche des qualifications souhaitées, nous ne serons pas en mesure d'identifier (et d'exclure) les personnes qui ne répondent pas aux qualifications de base. En recherchant d'abord les qualifications de base, l'employeur peut minimiser ce risque.
Ou, comme mentionné ci-dessus, les employeurs peuvent également utiliser des questions de présélection pour identifier les candidats qui ne répondent pas aux qualifications de base. Quelle que soit l'approche choisie, il est essentiel d'identifier et de disqualifier (et de rejeter pour non-respect des qualifications de base et en indiquant la raison) les candidats qui ne répondent pas aux qualifications de base et qui ne devraient pas être pris en compte dans les analyses de l'employeur.
Les recherches décrites ci-dessus peuvent être effrayantes dans une seule demande, sans parler d'une base de données. Imaginez que toutes les dizaines ou centaines de milliers de candidats dans une base de données ou un « pipeline » soient convertis en « candidats » potentiels à cause d'une recherche mal exécutée ? Et les chiffres ne cessent d'augmenter à mesure que de multiples recherches sont effectuées. Compte tenu du risque lié à ces recherches et du phénomène statistique selon lequel les grands nombres sont de mauvais nombres, voici quelques bonnes pratiques pour minimiser le nombre de candidats :
- Utilisez des questions de présélection pour éliminer les candidats qui ne sont pas disposés à faire le travail et qui ne répondent pas aux qualifications de base.
- Recherchez d'abord les qualifications de base, puis les qualifications souhaitées ;
- Ne recherchez pas dans les bases de données des postes courants, compte tenu du danger inhérent à cette pratique. Utilisez plutôt les bases de données pour rechercher des postes plus difficiles à pourvoir, qui s'apparentent à une « aiguille dans une botte de foin ».
- Utiliser des techniques de gestion des données dans les demandes d'embauche comportant un grand nombre de candidats et des qualifications de base moins élevées ; et
- Si vous identifiez des candidats en effectuant des recherches sur les réseaux sociaux ou dans d'autres bases de données, invitez-les à postuler à votre offre d'emploi, ne le faites pas à leur place. Cela garantit qu'ils satisfont à l'élément « manifestation d'intérêt » de la règle relative aux candidats sur Internet en tant que candidats qui doivent réellement être pris en compte par l'organisation.
Pour en savoir plus sur les meilleures pratiques en matière de suivi des candidats et sur les autres moyens de minimiser les risques pour votre organisation, contactez Scott Pechaitis au 303-876-2201 ou à l'adresse [email protected].
1. La nouvelle liste détaillée d'évaluation de la conformité de l'OFCCP exige la soumission du nombre total de candidats et d'employés afro-américains/noirs, asiatiques/insulaires du Pacifique, hispaniques, amérindiens/autochtones d'Alaska et blancs. La nouvelle lettre de planification et la liste détaillée sont disponibles ici :http://www.reginfo.gov/public/do/PRAViewIC?ref_nbr=201104-1250-001&icID=13735 ?
2. Disponible à l'adresse (http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/iappfaqs.htm#Q4JS). ?