Während sich der Staub nach dem neuen Scheduling Letter der OFCCP endlich legt, werden die wahren Auswirkungen der neuen Anforderungen an die Audit-Berichterstattung immer deutlicher. Trotz der hochtrabenden Initiativen der Behörde zur Entgeltgleichheit und der neuen Vorschriften bereitet den Audit-Verteidigern derzeit die Forderung nach der Einbeziehung von Daten über ethnische Minderheiten bei Bewerbern und Einstellungen die meisten Kopfschmerzen.1
Analysen der negativen Auswirkungen der Einstellungsverfahren von Arbeitgebern waren schon immer das "Brot und Butter" der Agentur und werden es auch weiterhin sein. Nachteilige Auswirkungen auf Bewerber sind für die OFCCP die bei weitem erfolgreichste Durchsetzungstechnik, wenn es darum geht, systembedingte Diskriminierung festzustellen und hohe Geldsummen zu erzielen.
Da nun bei jeder Prüfung detaillierte Daten über Minderheiten vorgelegt werden, ermitteln die Compliance-Beauftragten mehr statistische Indikatoren, was zu mehr Anfragen zur Prüfung detaillierter Bewerberdaten führt. Daher ist es wichtiger denn je, sicherzustellen, dass Ihre Ausschreibungspraktiken nicht nur konform sind, sondern auch die Bewerberdaten des Unternehmens im bestmöglichen Licht darstellen.
Schutz von Bewerberdaten
Stellt die OFCCP bei einer der zahlreichen Analysen von Minderheiten eine nachteilige Auswirkung fest, besteht die einzige Möglichkeit für den Arbeitgeber, eine Diskriminierungsfeststellung (und die daraus resultierenden Lohnnachzahlungen und Meldepflichten) zu vermeiden, darin, die zugrunde liegenden Einstellungsentscheidungen zu verteidigen. Dies erfordert im Allgemeinen den Nachweis, dass jede Einstellung die beste Qualifikation unter den für die Stelle in Frage kommenden Personen war.
Die Frage, wer für die jeweilige Stelle in Frage kommt, ist genau der Punkt, an dem bewährte Praktiken für Stellenausschreibungen ins Spiel kommen. Während Stellenausschreibungen in der Regel so gestaltet sind, dass sie zeigen, wer mit wem verglichen wurde, verwirren mehrere gängige Praktiken bei Stellenausschreibungen das Wasser und erschweren es Arbeitgebern, ihre Entscheidungen bei OFCCP-Audits zu verteidigen. Insbesondere (1) Mehrfacheinstellungen für dieselbe Stelle,
(2) "Crossover" - die Einstellung eines Bewerbers, der sich auf eine Stelle beworben hat, für eine andere Stelle - und (3) elektronische Recherchen können die Frage, wer wirklich für die Stelle in Betracht gezogen wurde, verwässern. Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren, die Sie in diesen Situationen berücksichtigen sollten.
Mehrfache Einstellungen für dieselbe Position
Personalvermittler und Personalverantwortliche möchten häufig Stellenausschreibungen für mehrere Bewerber öffnen. Sie halten es vielleicht für effizienter, einen einzigen Pool von Bewerbern zu haben, um die Stelle zu besetzen. Wie man diese Situationen am besten bewältigt, hängt jedoch von der jeweiligen Situation ab....
Wenn Ihr Unternehmen wirklich vier Mitarbeiter mit denselben Qualifikationen am selben Ort für dieselbe Aufgabe zur selben Zeit benötigt, ist ein Suchauftrag mit vier Bewerbern in Ordnung und zeigt, wer wirklich für die Stelle in Frage kommt.
Es ist jedoch besser, getrennte Suchaufträge zu eröffnen, wenn die Stellen unterschiedlich sind:
- Stellenbezeichnung (auch nach Ebene, wenn die verschiedenen Ebenen unterschiedliche Grundqualifikationen haben)
- Standort
- Timing
Wenn sich eines dieser drei Merkmale unterscheidet, würde ein einziger Suchauftrag nicht genau widerspiegeln, wer wirklich für die jeweilige Stelle in Frage kommt. Betrachten Sie dieses Beispiel: Unternehmen XYZ hat vier offene Stellen für Hilfskräfte. Ein Arbeiter soll jetzt eingestellt werden, einer in 6 Wochen, einer im dritten Quartal und einer im vierten Quartal. Da es sich um eine einzige Ausschreibung handelt, ist es schwierig festzustellen, wer für die einzelnen Stellen in Betracht gezogen wurde. Werden die Bewerber der zweiten Stelle auch für die dritte Stelle berücksichtigt? Die dritte für die vierte? Da dies nicht so eindeutig ist wie bei einer einzelnen Ausschreibung, könnte die OFCCP stattdessen argumentieren, dass jeder Bewerber in den Bewerberdaten viermal gezählt werden sollte. Wenn das Unternehmen dann seine Analysen der negativen Auswirkungen durchführt, sind große Zahlen schlechte Zahlen - es ist wahrscheinlicher, dass das Unternehmen aufgrund der höheren Bewerberzahlen statistisch signifikante(d. h. kostspielige) negative Auswirkungen hat.
Wenn ein Suchauftrag als ständiger Suchauftrag offen gehalten wird (oft als "immergrüne" Suchaufträge bezeichnet, weil sie über lange Zeiträume offen bleiben), kann der Arbeitgeber nicht mehr feststellen, welche Bewerber gegen wen in Betracht gezogen wurden. Die fortlaufende Natur von "Evergreen"-Ausschreibungen macht es praktisch unmöglich, festzustellen, welche Bewerber tatsächlich für welche Stellen in Betracht gezogen wurden. Und wenn Sie das nicht können, müssen Sie möglicherweise erklären, warum jede Einstellung besser war als jeder einzelne Bewerber in der gesamten Ausschreibung und nicht nur diejenigen, die tatsächlich für die spezifische Stelle in Betracht gezogen wurden.
Wie dem auch sei, in Fällen, in denen betriebliche Erfordernisse die Verwendung von immergrünen Stellenausschreibungen vorschreiben, gibt es bewährte Verfahren, um das Risiko einer systemischen Diskriminierung zu verringern:
- Zeitliche Begrenzung - erwägen Sie, immer wiederkehrende Stellenausschreibungen nach 1, 3 oder 6 Monaten zu schließen (je kürzer, desto besser, aber wir müssen dieses Risiko mit der Effizienz der Personalbeschaffer abwägen) und neue zu eröffnen. Dies wird dazu beitragen, die Gruppengröße gering zu halten. Es kann auch dazu beitragen, dass Personalverantwortliche keine Zeit mit veralteten Bewerbungen verschwenden.
- Verwenden Sie Screening-Fragen - wenn Ihr Bewerbersystem dies zulässt, verlangen Sie von Bewerbern für immer wiederkehrende Stellenausschreibungen, dass sie bestätigen, dass sie bereit sind, die Aufgabe zu übernehmen und die grundlegenden Qualifikationen erfüllen.
- Führen Sie gewissenhaft Buch - dokumentieren Sie die Gründe für den Erfolg der Bewerber.
"Crossover" - Wenn ein Kandidat "perfekt" für eine andere Stelle ist
Das passiert ständig - ein Personalvermittler spricht mit einem Bewerber und sagt: "Sie sind nicht die beste Besetzung für diese Stelle, aber Sie wären perfekt für eine andere Stelle, die wir haben!" Wenn Sie den Bewerber von einer Ausschreibung auf die andere übertragen, haben Sie gerade eine Grundlage für die OFCCP geschaffen, alle Bewerber für die erste Stelle als Bewerber für die zweite Stelle zu behandeln. Auch dies kann die Zahl der Bewerber vervielfachen ... und große Zahlen sind schlechte Zahlen für Arbeitgeber.
Ein weiteres Problem bei dieser gängigen Praxis ist, dass sie eigentlich gegen das Ausschreibungsverfahren verstößt. Einer der wichtigsten rechtlichen Gründe für die Erstellung von Stellenausschreibungen ist das Argument, dass diese Gruppe von Bewerbern gegeneinander abgewogen werden sollte. Überschneidungen vermindern die Fähigkeit des Arbeitgebers zu argumentieren, dass die OFCCP die Gruppen nur auf der Basis von Anforderungsprofilen betrachten sollte. Die OFCCP Compliance Officers sind darin geschult, nach Abweichungen von etablierten Ausschreibungsverfahren zu suchen (sie nennen dies "Rosinenpickerei") und solche Abweichungen vom Prozess zu untersuchen. Um dies zu vermeiden, ist es sicherer, den identifizierten Bewerber aufzufordern, sich auf die zweite Stelle zu bewerben.
Elektronische Abfragen von Bewerberdatenbanken
Die sozialen Medien haben die Personalbeschaffung für viele Unternehmen revolutioniert. Auf Knopfdruck können Personalverantwortliche jetzt riesige Datenbanken mit Bewerbern nach Schlüsselqualifikationen oder -merkmalen durchsuchen. Wie betrachtet nun die OFCCP diese Datenbanken für die Zwecke der Analyse negativer Auswirkungen? Nun, in den FAQ der OFCCP heißt es:
Kann ein Unternehmen einen BOT verwenden, um eine externe Datenbank zu durchsuchen, um eine Stelle zu besetzen? [Ein BOT (kurz für "Robot") ist ein Programm, das als Agent für einen Benutzer oder ein anderes Programm arbeitet oder eine menschliche Aktivität simuliert. Im Internet sind die am weitesten verbreiteten Bots die Programme, die auch als Spider oder Crawler bezeichnet werden und die auf Websites zugreifen und deren Inhalte für den Index von Suchmaschinen sammeln].
Ja. BOT-Suchen in externen Lebenslaufdatenbanken werden genauso behandelt wie andere Methoden zur Suche in externen Lebenslaufdatenbanken. Die BOT kann für die Suche nach grundlegenden Qualifikationen für die Stelle verwendet werden, ohne dass eine Kopie aller überprüften Lebensläufe aufbewahrt wird. Wenn die BOT über die Grundqualifikationen hinausgeht, könnte das Unternehmen gegen die Executive Order verstoßen, wenn es die Lebensläufe aller Personen, die die Grundqualifikationen erfüllen, nicht aufbewahrt. Andere Aufzeichnungen, die in Bezug auf die Suche in externen Lebenslaufdatenbanken aufbewahrt werden müssen, müssen auch für die Suche des BOT in solchen Datenbanken aufbewahrt werden.2
Und bei der Suche ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Personalverantwortlichen zunächst nach den grundlegenden Qualifikationen für die Stelle suchen. Wenn sie dann alle Kandidaten ermittelt haben, die die grundlegenden Qualifikationen erfüllen (die jetzt Ihre "Bewerber" sind), können sie nach bevorzugten Qualifikationen suchen.
Der Grund dafür ist, dass die OFCCP den Standpunkt vertritt, dass die Suche (auch bekannt als "BOT" in der OFCCP-Sprache) als Ihr Vertreter bei der Prüfung der Kandidaten agiert - und damit jeden, der die Grundqualifikationen erfüllt, für die Zwecke der Analyse negativer Auswirkungen in einen "Bewerber" verwandelt. Wenn der Personalverantwortliche direkt nach den bevorzugten Qualifikationen sucht, können wir diejenigen, die die Grundqualifikationen nicht erfüllen, nicht identifizieren (und ausschließen). Indem der Arbeitgeber zunächst nach den Grundqualifikationen sucht, kann er dieses Risiko minimieren.
Oder, wie oben erwähnt, können Arbeitgeber auch Screening-Fragen verwenden, um Bewerber zu identifizieren, die die Grundqualifikationen nicht erfüllen. Bei beiden Ansätzen ist es von entscheidender Bedeutung, Bewerber, die die Grundqualifikationen nicht erfüllen, zu identifizieren und zu disqualifizieren (und sie als nicht den Grundqualifikationen entsprechend zu disqualifizieren und zu begründen), so dass sie bei den Analysen nicht zu Lasten des Arbeitgebers gehen.
Die oben beschriebenen Suchvorgänge können schon in einer einzigen Ausschreibung, geschweige denn in einer Datenbank, beängstigend sein. Stellen Sie sich vor, dass alle Zehn- oder Hunderttausende von Kandidaten in einer Datenbank oder "Pipeline" aufgrund einer schlecht durchgeführten Suche in potenzielle "Bewerber" umgewandelt werden. Und die Zahl wächst und wächst, wenn mehrere Suchen durchgeführt werden. Angesichts des Risikos, das mit diesen Suchen verbunden ist, und des statistischen Phänomens, dass große Zahlen schlechte Zahlen sind, finden Sie hier einige bewährte Verfahren zur Minimierung der Bewerberzahlen:
- Verwenden Sie Auswahlfragen, um Bewerber auszuschließen, die nicht bereit sind, die Aufgabe zu übernehmen, und die die grundlegenden Qualifikationen nicht erfüllen;
- Suchen Sie zuerst nach den Grundqualifikationen und dann nach den bevorzugten Qualifikationen;
- Durchsuchen Sie die Datenbanken nicht nach allgemeinen Stellen, da dies mit Gefahren verbunden ist, sondern suchen Sie in den Datenbanken nach schwieriger zu besetzenden Stellen, nach der "Nadel im Heuhaufen";
- Anwendung von Datenmanagementtechniken bei Suchaufträgen mit einer großen Anzahl von Bewerbern und niedrigeren Grundqualifikationen; und,
- Wenn Sie Kandidaten durch die Suche in sozialen Medien oder anderen Datenbanken identifizieren, fordern Sie sie auf, sich auf Ihre Stelle zu bewerben, und tun Sie es nicht für sie. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sie das Element der "Interessenbekundung" der Internet-Bewerber-Regel als Bewerber erfüllen, der wirklich für die Organisation zählen sollte.
Wenn Sie mehr über bewährte Verfahren zur Bewerberverfolgung und andere Möglichkeiten zur Risikominimierung für Ihr Unternehmen erfahren möchten, wenden Sie sich an Scott Pechaitis unter 303-876-2201 oder [email protected].
1. Die neue Auflistung der OFCCP zur Bewertung der Einhaltung der Vorschriften erfordert die Angabe der Gesamtzahl der Bewerber und Einstellungen von Afroamerikanern/Schwarzen, Asiaten/Pazifikinsulanern, Hispanoamerikanern, Indianern/Alaska-Ureinwohnern und Weißen. Das neue Anforderungsschreiben und die detaillierte Auflistung sind hier verfügbar:http: //www.reginfo.gov/public/do/PRAViewIC?ref_nbr=201104-1250-001&icID=13735 ?
2. Verfügbar unter (http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/iappfaqs.htm#Q4JS). ?