你可能在想："哦，不--又是一篇关于申请人跟踪代码的文章？我完全理解；不过，我只想问一个简单的问题。你们当中有多少人像我一样，对应用于申请人跟踪代码的无数术语感到困惑？ 处理代码、状态代码、阶段、拒绝原因代码。这些术语是同义词吗？每个申请人跟踪系统（ATS）对候选人分期的提法都不尽相同，这就影响了用哪个术语来描述甄选过程的阶段/步骤或甄选结果（处置或拒绝原因）。
我在谷歌上搜索了申请人跟踪代码，结果证实了我的猜测，即 "处置"（disposition）与 "状态"（status）与 "阶段"（stage）这两个术语的提法并不明确。随着申请人跟踪系统的迷宫般存在，关于候选人处置的正确和错误方式的理念也泛滥成灾。无论您使用的是电子还是手动的申请人跟踪系统，至关重要的一点是：
- 确定遴选过程中的各个阶段，我们将其称为求职者的状态或阶段；以及
- 指定候选人未被选中或未进入下一阶段的原因。我们将把这些原因称为 "处置"，又称 "拒绝原因"。
OFCCP 的 "互联网申请人规则"明确规定了哪些人应被视为申请人。就 AAP 分析而言，只有通过以下四个步骤的候选人才是真正的申请人。
- 个人通过申请特定的空缺职位来表达就业意向；
- 承包商通过打开个人简历并审查其资格，来考虑是否将其聘用到某个职位；
- 根据招聘启事或职位说明中列出的预设标准，候选人具备该职位的基本资格；以及
- 在收到录用通知之前，应聘者不得明示或暗示撤回意向（例如，薪资要求过高、不愿出差、接受了其他录用通知、未回复询问等）。
指定解释性的处理代码将有助于确定哪些候选人最终成为申请人，并计入对招聘活动的影响比率分析中。缺乏处置代码或代码不佳，无法准确说明拒绝原因（如不适合），将妨碍确定候选人退出的阶段，甚至无法确定他们是否通过了所有四个步骤成为申请人。不对候选人进行处理，或指定的处理方式无法说明此人是否符合互联网申请人规则的四个要点，都会导致申请人库过于膨胀。庞大的申请人库将影响您在招聘过程中对种族和/或性别差异的分析。
确定遴选过程的各个阶段
为了维护不利影响，OFCCP 可能会要求承包商确定其遴选流程的各个阶段，并跟踪候选人在每个阶段的情况。设定阶段并为每个阶段的候选人分配处理代码，将使您能够进行步骤分析，以确定每个候选人在遴选过程中的结果。更具体地说，他们取得了多大进展、在哪些方面落选以及落选的原因是什么。
对于遴选过程中的每个阶段（也可称为求职者的状态），应为候选人指定一个处理方式。这将使承包商能够确定应聘者是否在遴选流程的每个阶段都取得了进展，和/或确定他们的晋升在哪个具体阶段结束。以下是各阶段的示例，应根据自己的遴选流程进行修改。例如，如果简历由招聘人员进行初步审核和筛选，然后发送给招聘经理进行第二次审核，则应明确说明不同的审核级别。面试也是如此，可能由人力资源人员、招聘经理、执行团队等进行。
| 状态代码 | 阶段或状态 |
| 已审查 | 已审查 |
| 非缺点 | 不予考虑 - 简历/简历未打开 |
| PhScreen | 电话屏幕已完成 |
| 第 1 期 | 完成第一次面试 |
| 第 2 次会议 | 完成第二次面试 |
| 报价-等待 | 提供职位 - 等待答复 |
| 报价-Decl | 拒绝报价 |
| 租用-额外 | 接受聘用/外部聘用 |
| 外聘工程师 | 接受聘用/内部安置 |
| 未填写 | 职位搁置/取消/未填补 |
处理意见/拒绝原因
处置确定了两件事：
- 承包商决定不聘用候选人的原因，或
- 候选人选择退出的原因。
大多数求职者跟踪系统（ATS）都会跟踪求职者在招聘过程中的动向，并允许在每个阶段进行处理。在职位/工作申请完成后，必须为所有候选人分配一个处置代码。如果不给候选人分配处理代码，就无法确定他们是否符合互联网求职者规则的四个步骤，也就无法将其计入 AAP 数据。这将导致过多计算这些可能不符合基本工作资格或自行退出的申请人。
避免急于走捷径，在没有确保能够为自己的选择辩护的情况下，将同样的处置权大量分配给候选人。这可能是最简单的方法，但绝对不是最安全的方法。请记住，OFCCP 合规官（CO）有可能要审查招聘启事或职位描述，以便将职位要求与简历中候选人的技能、经验和教育程度进行比较。合规官员的目的是根据职位的预设标准，评估应聘者是否具备与工作相关的基本资格。互联网求职者规则表明，第三方（可能并不直接了解贵组织或具体职位）应能够审查职位说明，并确定求职者是否具备履行该职位所需的基本资格。
| 示例情景：您的录用通知已被接受，您正准备关闭请购单。您意识到，您没有记录每个阶段的处理情况，也没有记录候选人未能晋升的最后阶段的处理情况。您可能倾向于采取快捷方式，为所有其余未被录用的候选人确定相同的处理方式。在此示例中，假设你对每一位落选候选人的处理都是 "更合格的候选人被选中--经验"。如果在未来几年内没有受到 OFCCP 的审计，那么你可能是幸运的。但是，如果职位组存在不利影响，您可能必须向 OFCCP 提供信息，以支持您的招聘决定。如果审查不能证实被聘用者比所有其他申请人都有更丰富的经验，那么选择该处置代码可能会给您带来麻烦。您可能不得不回头手动审查每位申请人的简历，以确定他们在招聘过程中的失误之处和原因。不用说，这项工作不会令人愉快！ |
以下是一些处置示例，如上文所建议的阶段性处置，应根据贵组织的遴选程序进行定制。例如，如果贵组织不要求笔试，那么就没有必要包括该处置。
| 处理代码 | 处理意见 - 拒绝原因 |
| 已填满 | 职位填补后申请 |
| 无重装 | 公司不愿支付搬迁费用 |
| 无 BQ 证书 | 不符合基本资格 - 证书/执照 |
| 无 BQ 教育 | 不符合基本资格 - 教育 |
| 无 BQ-exp | 不符合基本资格 - 经验 |
| 无 BQ 技能 | 不符合基本资格 - 技能 |
| 无 BQ 净空 | 不符合基本资格 - 安全审查 |
| 失败-BKGD CK | 背景调查未通过 - 发出聘用通知 |
| 失败药物 | 药物筛查未通过 - 聘用后 |
| 医学考试不及格 | 体检未通过 - 录取后 |
| 测试失败 | 笔试不及格 |
| 伪造信息 | 伪造或虚报技能/经验/学历 |
| 首要拒绝 | 政府或首要拒绝 |
| MQC-educ | 选出更合格的候选人--教育 |
| MQC-exp | 选出更合格的候选人 - 经验 |
| MQC 技能 | 选出更合格的候选人--技能 |
| 没有重新雇用 | 不符合重聘条件 - 前雇员 |
| 不符合美国资格 | 无法在美国工作 |
| W-NCNS | 退出--未参加面试、测试或工作 |
| W-无联系 | 退出 - 未回电话/无法联系 |
| W 计划表 | 退学 - 学时/课程表无法接受 |
| W-unknown | 退出 - 原因不明 |
| W 薪资 | 退出--工资无法接受 |
| W-travel | 退出 - 不愿旅行 |
| W-relo | 退出 - 不愿搬迁 |
| Wvol | 退出 - 自愿退出审议 |
外卖小贴士
以下是一些提示，可帮助您建立和维护一个有用的申请人跟踪系统。
- 一定要自定义阶段/状态和处置代码，而不是依赖电子自动运输系统中预设的标准代码。
- 对所有参与申请人跟踪流程的员工进行培训，确保他们了解自己在妥善维护候选人数据方面的角色、责任和风险。
- 明确说明每个职位的基本资格要求，以便审核人员/筛选人员有预先设定的标准，对候选人进行一致的评估。
- 为每个阶段审查的所有候选人准确分配职位，并确保可根据职位标准进行资历评估。
- 一旦做出遴选决定，避免对候选人进行大规模处置。
摘要
我们都知道，当 OFCCP 开始要求提供过去几年中作出的招聘决定的支持时，会发生什么情况。要么是招聘经理已经离开了组织，要么是他们的记忆已经模糊，特别是如果你的组织有大量的职位空缺和随之而来的大量应聘者。
尽管收集和跟踪申请人的处置数据对许多组织来说都是一项挑战，但提前正确地完成这项工作要比在做出招聘决定后的数月或数年内重新创建数据要容易得多。最好与合规团队合作，帮助选择适合贵组织的申请人跟踪系统，并在实施阶段正确设置阶段和处置代码。对员工进行教育并尽可能简化流程，应能实现准确的记录保存。
免责声明：上述内容是为《OFCCP 文摘》读者提供一般信息而编写的，并非包罗万象或完整无缺。本文无意就任何具体事项提供法律建议，未经专业咨询，不得据此行事。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
