Probablemente estés pensando "Oh no - ¿otro artículo sobre códigos de seguimiento de candidatos?". Lo entiendo perfectamente; sin embargo, les hago una simple pregunta. ¿Cuántos de ustedes están tan perplejos como yo con respecto a la innumerable palabrería aplicada a los códigos de seguimiento de candidatos? Códigos de disposición, códigos de estado, etapas, códigos de motivo de rechazo. ¿Son estos términos sinónimos? Cada sistema de seguimiento de candidatos (ATS) se refiere a la puesta en escena de los candidatos de manera diferente, lo que influye en el término que se utilizará para describir las etapas / pasos del proceso de selección o el resultado de la selección (disposición o motivo de rechazo).

Realicé una búsqueda en Google de códigos de seguimiento de candidatos y los resultados confirmaron mis sospechas sobre la falta de claridad en la referencia a los términos disposición vs. estado vs. etapa. Junto con el laberinto de sistemas de seguimiento de candidatos, también hay una sobreabundancia de filosofías en cuanto a la forma correcta e incorrecta de disponer de los candidatos. Tanto si utiliza un sistema de seguimiento de candidatos electrónico como manual, es fundamental que:

1. Identificar las distintas fases del proceso de selección, que denominaremos estado o etapa del demandante de empleo.
2. Designa el motivo por el que un candidato no es seleccionado o no pasa a la siguiente fase. Nos referiremos a ellos como disposiciones o motivos de rechazo.

La norma de la OFCCP relativa a los solicitantes por Internet aclara quién debe considerarse como tal. Sólo los candidatos que superan los cuatro pasos siguientes son realmente solicitantes a efectos del análisis de la AAP.

1. Una persona presenta una manifestación de interés en el empleo solicitando un puesto vacante específico;
2. El contratista considera a la persona para el empleo en un puesto concreto abriendo su currículum y revisando sus cualificaciones;
3. El candidato posee las cualificaciones básicas para el puesto según los criterios preestablecidos en un anuncio de empleo o en la descripción del puesto; y
4. En ningún momento antes de recibir una oferta de empleo el candidato retira su interés explícita o implícitamente (por ejemplo, requisitos salariales demasiado elevados, no está dispuesto a viajar, ha aceptado otra oferta, no ha respondido a las preguntas, etc.).

La asignación de códigos de disposición explicativos ayudará a determinar qué candidatos se convierten finalmente en solicitantes que se contabilizarán en el análisis del índice de impacto sobre la actividad de contratación. La falta de códigos de disposición o los códigos deficientes que no articulan con precisión el motivo del rechazo, por ejemplo, no encajaba bien, serán un obstáculo para determinar la etapa en la que el candidato abandonó o incluso si superó los cuatro pasos para convertirse en solicitante. Si no se asigna una disposición a un candidato o si se le asigna una disposición que no indica si la persona cumple los cuatro requisitos de la regla del candidato por Internet, se generará una reserva de candidatos sobredimensionada. Tener grandes grupos de candidatos afectará a sus análisis de disparidades basadas en la raza y/o el género en el proceso de contratación.

Identificación de las etapas del proceso de selección

Para defender el impacto adverso, la OFCCP puede pedir a los contratistas que identifiquen las distintas etapas de su proceso de selección y que hagan un seguimiento de los candidatos a lo largo de cada etapa. Establecer etapas y asignar códigos de disposición al candidato en cada etapa le permitirá realizar un análisis por etapas para determinar el resultado de cada candidato en el proceso de selección. Más concretamente, hasta dónde han progresado, dónde se han quedado fuera y cuál ha sido el motivo por el que no han progresado.

Para cada etapa del proceso de selección, que también puede denominarse estado del solicitante de empleo, debe asignarse al candidato una disposición. Esto permitirá al contratista determinar si el candidato avanzó a través de cada etapa del proceso de selección y/o identificar la etapa específica en la que terminó su avance. A continuación se presentan ejemplos de etapas que deben modificarse en función de su propio proceso de selección. Por ejemplo, si el currículum lo revisa y criba inicialmente un reclutador, y luego se envía al responsable de contratación para una segunda revisión, convendría especificar los distintos niveles de revisión. Lo mismo puede ocurrir con las entrevistas que pueden realizar el personal de recursos humanos, el director de contratación, el equipo ejecutivo, etc.

Disposiciones/Razones de rechazo

Las disposiciones identifican dos cosas:

1. La razón por la que el contratista decidió no seguir adelante con el candidato, o
2. La razón por la que el candidato optó por no participar en el proceso.

La mayoría de los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) realizan un seguimiento del movimiento del solicitante de empleo a través del proceso de contratación y permiten la disposición en cada etapa. Es imperativo que a todos los candidatos se les asigne un código de disposición cuando se cubra el puesto o la solicitud de empleo. Si a un candidato no se le asigna una disposición, será imposible determinar si ha cumplido los cuatro pasos de la regla del candidato por Internet para ser contabilizado en los datos del PAA. Esto conducirá a un recuento excesivo de estos solicitantes que pueden no haber cumplido las cualificaciones básicas del puesto o haberse autodescartado.

Evite el impulso de tomar un atajo y asignar en masa la misma disposición a los candidatos sin asegurarse de que puede defender su selección. Esta puede ser la forma más fácil de llevar a cabo el proceso, pero definitivamente no es la más segura. Tenga en cuenta que existe la posibilidad de que un funcionario de cumplimiento de la OFCCP (CO) quiera revisar el anuncio de empleo o la descripción del puesto para comparar los requisitos del puesto con las aptitudes, la experiencia y la formación del candidato que figuran en el currículum. El objetivo del CO es evaluar si el candidato poseía o no las cualificaciones básicas relacionadas con el puesto en función de los criterios preestablecidos del puesto. La regla del solicitante por Internet indica que un tercero, que puede no tener conocimiento directo de su organización o del puesto específico, debe ser capaz de revisar la descripción del puesto y determinar si el solicitante posee las cualificaciones básicas necesarias para desempeñar el trabajo.

Los siguientes son ejemplos de disposiciones que, como se recomienda más arriba para las etapas, deben personalizarse en función del proceso de selección de su organización. Por ejemplo, si no requiere una prueba escrita, no es necesario incluir esa disposición.

Consejos para llevar

He aquí algunos consejos que le ayudarán a crear y mantener un sistema de seguimiento de candidatos útil.

• Personalice siempre los códigos de etapas/estado y disposición en lugar de confiar en los estándar preestablecidos en su ATS electrónico.
• Forme a todos los empleados que participen en el proceso de seguimiento de candidatos y asegúrese de que comprenden su función, responsabilidad y riesgo a la hora de conservar correctamente los datos de los candidatos.
• Exponga claramente las cualificaciones básicas para cada puesto, de modo que los revisores/seleccionadores dispongan de criterios preestablecidos para evaluar coherentemente a los candidatos.
• Asignar con precisión una disposición a todos los candidatos examinados en cada fase y asegurarse de que puede apoyarse en una evaluación de las cualificaciones en relación con los criterios del puesto.
• Abstenerse de disponer masivamente de candidatos una vez tomada la decisión de selección.

Resumen

Todos sabemos lo que ocurre cuando la OFCCP empieza a pedir apoyo sobre decisiones de contratación que pueden haber tenido lugar en los últimos años. O bien los responsables de contratación han abandonado la organización o su memoria se ha desvanecido, sobre todo si su organización tiene muchas ofertas de empleo y el consiguiente gran número de candidatos.

Aunque la recopilación y el seguimiento de los datos de disposición de los solicitantes es un reto para muchas organizaciones, es más fácil hacerlo correctamente por adelantado que tener que volver a crear los datos meses o años después de la decisión de contratación. Lo mejor es trabajar con su equipo de cumplimiento para ayudar a seleccionar el sistema de seguimiento de candidatos adecuado para su organización y para configurar correctamente las etapas y los códigos de disposición en la etapa de implementación. Educar al personal y hacer que el proceso sea lo más sencillo posible debería conducir a un mantenimiento preciso de los registros.

Descargo de responsabilidad: Lo anterior se ha preparado para la información general de los lectores de The OFCCP Digest y no se representa como todo incluido o completo. No pretende proporcionar asesoramiento jurídico con respecto a ningún asunto específico y no debe utilizarse sin asesoramiento profesional.

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.