Sie denken jetzt wahrscheinlich: "Oh nein - noch ein Artikel über Bewerber-Tracking-Codes?" Das kann ich gut verstehen, aber ich stelle eine einfache Frage. Wie viele von Ihnen sind so verwirrt wie ich angesichts der unzähligen Begriffe, die für Bewerberverfolgungscodes verwendet werden? Dispositionscodes, Statuscodes, Stufen, Ablehnungsgrundcodes. Sind diese Begriffe synonym? Jedes Bewerberverfolgungssystem (ATS) bezieht sich auf die Einstufung von Bewerbern auf unterschiedliche Weise, was sich darauf auswirkt, welcher Begriff verwendet wird, um entweder die Phasen/Schritte des Auswahlprozesses oder das Auswahlergebnis (Disposition oder Ablehnungsgrund) zu beschreiben.
Ich führte eine Google-Suche nach Bewerberverfolgungscodes durch, und die Ergebnisse bestätigten meinen Verdacht, dass die Begriffe Disposition vs. Status vs. Stadium nicht eindeutig sind. Neben dem Wirrwarr an Bewerberverfolgungssystemen gibt es auch eine Überfülle an Philosophien über die richtige und falsche Art der Disposition von Bewerbern. Unabhängig davon, ob Sie ein elektronisches oder manuelles Bewerberverfolgungssystem verwenden, ist es wichtig, dass Sie:
- die verschiedenen Stadien des Auswahlprozesses zu identifizieren, die wir entweder als Status des Arbeitssuchenden oder als Stadium bezeichnen; und
- Geben Sie den Grund an, warum ein Bewerber nicht ausgewählt oder in die nächste Phase versetzt wird. Wir bezeichnen dies als Ablehnung oder Ablehnungsgrund.
Die OFCCP-Regel für Internet-Bewerber stellt klar, wer als Bewerber gezählt werden sollte. Nur diejenigen Bewerber, die die folgenden vier Schritte durchlaufen, sind für die Zwecke der AAP-Analyse tatsächlich Bewerber.
- Eine Person bringt ihr Interesse an einer Beschäftigung zum Ausdruck, indem sie sich auf eine bestimmte offene Stelle bewirbt;
- Der Auftragnehmer prüft die Person für eine bestimmte Stelle, indem er ihren Lebenslauf öffnet und ihre Qualifikationen prüft;
- Der Kandidat verfügt über die grundlegenden Qualifikationen für die Stelle auf der Grundlage von vorgegebenen Kriterien, die in einer Stellenausschreibung oder Stellenbeschreibung aufgeführt sind; und
- Zu keinem Zeitpunkt vor Erhalt eines Stellenangebots zieht der Bewerber sein Interesse ausdrücklich oder stillschweigend zurück (z. B. zu hohe Gehaltsanforderungen, keine Reisebereitschaft, Annahme eines anderen Angebots, keine Reaktion auf Anfragen usw.).
Die Zuweisung von erklärenden Dispositionscodes hilft bei der Bestimmung, welche Kandidaten letztendlich zu Bewerbern werden, die in der Analyse der Auswirkungsquote auf die Einstellungstätigkeit gezählt werden. Fehlende Dispositionscodes oder unzureichende Codes, die den Grund für die Ablehnung nicht genau angeben, z. B. "passt nicht", sind ein Hindernis bei der Bestimmung des Stadiums, in dem der Kandidat ausgeschieden ist, oder sogar, wenn er alle vier Schritte zum Bewerber durchlaufen hat. Wenn Sie einen Bewerber nicht einordnen oder eine Einordnung vornehmen, aus der nicht hervorgeht, ob die Person die vier Kriterien der Internet-Bewerberregel erfüllt, führt dies zu einem überhöhten Bewerberpool. Ein großer Bewerberpool wirkt sich auf Ihre Analysen zu ethnischen und/oder geschlechtsspezifischen Ungleichheiten im Einstellungsverfahren aus.
Identifizierung der Phasen des Auswahlprozesses
Um sich gegen nachteilige Auswirkungen zu wehren, kann die OFCCP von den Auftragnehmern verlangen, die verschiedenen Stufen ihres Auswahlverfahrens zu ermitteln und die Bewerber in jeder Stufe zu verfolgen. Durch die Festlegung von Stufen und die Zuweisung von Dispositionscodes für den Bewerber in jeder Stufe können Sie eine Stufenanalyse durchführen, um das Ergebnis jedes Bewerbers im Auswahlverfahren zu ermitteln. Genauer gesagt, wie weit sie gekommen sind, wo sie ausgeschieden sind und was der Grund dafür war, dass sie nicht weitergekommen sind.
Für jede Phase des Auswahlverfahrens, die auch als Status des Arbeitssuchenden bezeichnet werden kann, sollte dem Bewerber eine Disposition zugewiesen werden. Auf diese Weise kann der Auftragnehmer feststellen, ob der Bewerber die einzelnen Phasen des Auswahlverfahrens durchlaufen hat, und/oder die spezifische Phase ermitteln, in der sein Aufstieg endete. Nachfolgend finden Sie Beispiele für die einzelnen Phasen, die Sie je nach Ihrem eigenen Auswahlverfahren abändern sollten. Wird der Lebenslauf beispielsweise zunächst von einem Personalverantwortlichen geprüft und gesichtet und dann zur zweiten Prüfung an den einstellenden Manager weitergeleitet, sollten Sie die verschiedenen Stufen der Prüfung angeben. Dasselbe gilt für Vorstellungsgespräche, die von Mitarbeitern der Personalabteilung, dem Personalleiter, der Geschäftsleitung usw. geführt werden können.
| Status Code | Stadium oder Status |
| Überprüft | Überprüft |
| Nicht Nachteile | Nicht berücksichtigt - Lebenslauf/Profil nicht geöffnet |
| PhScreen | Telefonbildschirm abgeschlossen |
| Int-1. | 1. Interview abgeschlossen |
| Int-2. | 2. Interview abgeschlossen |
| Angebotserwartung | Position angeboten - wartet auf Antwort |
| Angebot-Decl | Angebot abgelehnt |
| Hired-Ext | Angebot angenommen / Externe Einstellung |
| Hired-Int | Angebot angenommen / Interne Vermittlung |
| Nicht ausgefüllt | Position zurückgestellt / gestrichen / nicht besetzt |
Verfügungen/Ablehnungsgründe
Dispositionen kennzeichnen zwei Dinge:
- Der Grund, warum der Auftragnehmer beschlossen hat, den Bewerber nicht weiter zu berücksichtigen, oder
- Der Grund, warum der Bewerber aus dem Verfahren ausgeschieden ist.
Die meisten Bewerberverfolgungssysteme (ATS) verfolgen den Weg des Arbeitssuchenden durch den Rekrutierungsprozess und ermöglichen eine Disposition in jeder Phase. Es ist unbedingt erforderlich, dass allen Bewerbern ein Dispositionscode zugewiesen wird, wenn die Stelle/das Stellengesuch besetzt ist. Wenn einem Bewerber keine Disposition zugewiesen wird, kann nicht festgestellt werden, ob er die vier Schritte der Internet-Bewerberregel erfüllt hat, um in den AAP-Daten gezählt zu werden. Dies führt zu einer Überzählung dieser Bewerber, die möglicherweise die grundlegenden Stellenqualifikationen nicht erfüllt haben oder sich selbst zurückgezogen haben.
Vermeiden Sie den Drang, eine Abkürzung zu nehmen und Bewerbern massenhaft dieselbe Disposition zuzuweisen, ohne sicherzustellen, dass Sie Ihre Auswahl verteidigen können. Dies mag der einfachste Weg sein, den Prozess zu durchlaufen, aber definitiv nicht der sicherste. Denken Sie daran, dass die Möglichkeit besteht, dass ein OFCCP Compliance Officer (CO) die Stellenausschreibung oder Stellenbeschreibung überprüfen möchte, um die Stellenanforderungen mit den Fähigkeiten, der Erfahrung und der Ausbildung des Bewerbers im Lebenslauf zu vergleichen. Das Ziel des CO ist es, zu beurteilen, ob der Kandidat auf der Grundlage der vorgegebenen Kriterien für die Stelle über arbeitsbezogene Grundqualifikationen verfügt oder nicht. Die Regel für Internet-Bewerber besagt, dass ein Dritter, der Ihr Unternehmen oder die betreffende Stelle nicht direkt kennt, in der Lage sein sollte, die Stellenbeschreibung zu prüfen und festzustellen, ob der Arbeitssuchende über die für die Stelle erforderlichen Grundqualifikationen verfügt.
| Beispiel-Szenario: Ihr Angebot wurde angenommen und Sie sind dabei, den Suchauftrag zu schließen. Sie stellen fest, dass Sie nicht in jeder Phase oder in der letzten Phase, in der der Bewerber nicht weitergekommen ist, eine Disposition erfasst haben. Sie könnten geneigt sein, den schnellen Weg zu wählen und dieselbe Disposition für alle verbleibenden Kandidaten, die nicht eingestellt wurden, festzulegen. Nehmen wir an, Sie geben jedem Bewerber, der nicht ausgewählt wurde, die Disposition "Qualifizierterer Bewerber ausgewählt - Erfahrung". Wenn Sie in den nächsten Jahren kein OFCCP-Audit haben, haben Sie vielleicht Glück gehabt. Wenn jedoch eine negative Auswirkung in der Stellengruppe vorliegt, müssen Sie der OFCCP möglicherweise Informationen zur Begründung Ihrer Einstellungsentscheidung vorlegen. Wenn diese Überprüfung nicht bestätigt, dass die eingestellte Person über mehr Erfahrung verfügt als alle anderen Bewerber, kann die Wahl dieses Dispositionscodes auf Sie zurückfallen. Sie könnten dann gezwungen sein, die Lebensläufe der einzelnen Bewerber noch einmal manuell zu überprüfen, um festzustellen, wo und warum sie in dem Verfahren herausgefallen sind. Das ist natürlich keine angenehme Aufgabe! |
Nachfolgend finden Sie Beispiele für Dispositionen, die, wie oben für die Stufen empfohlen, auf der Grundlage des Auswahlverfahrens in Ihrer Organisation angepasst werden sollten. Wenn Sie z. B. keine schriftliche Prüfung verlangen, brauchen Sie diese Disposition nicht aufzunehmen.
| Dispositionscode | Verfügungen - Ablehnungsgrund |
| Gefüllt | Beworben, nachdem die Stelle besetzt war |
| Kein Relo | Unternehmen ist nicht bereit, für den Umzug zu zahlen |
| Kein BQ-Zertifikat | Erfüllt nicht die Grundqualifikationen - Bescheinigungen/Lizenzen |
| Keine BQ-Ausbildung | Erfüllt nicht die Grundvoraussetzungen - Bildung |
| Kein BQ-exp | Erfüllt nicht die Grundvoraussetzungen - Erfahrung |
| Keine BQ-Fähigkeiten | Erfüllt nicht die Grundqualifikationen - Fähigkeiten |
| Keine BQ-Freigabe | Erfüllt nicht die Grundqualifikationen - Sicherheitsüberprüfung |
| Fehlgeschlagen-Bkgd Ck | Nicht bestandene Zuverlässigkeitsüberprüfung - nach dem Angebot |
| Fehlgeschlagene Medikamente | Nicht bestandenes Drogenscreening - nach dem Angebot |
| Nicht bestandene Med-Prüfung | Nicht bestandene ärztliche Untersuchung - nach dem Angebot |
| Nicht bestandener Test | Nicht bestandene schriftliche Prüfung |
| Gefälschte Informationen | Gefälschte oder falsch dargestellte Fähigkeiten/Erfahrungen/Ausbildung |
| Prime Reject | Regierung oder primär abgelehnt |
| MQC-Bildung | Qualifiziertere Bewerber ausgewählt - Bildung |
| MQC-exp | Qualifiziertere Bewerber ausgewählt - Erfahrung |
| MQC-Fähigkeiten | Qualifiziertere Bewerber ausgewählt - Fähigkeiten |
| Keine Wiedereinstellung | Nicht wiedereinstellungsfähig - ehemaliger Mitarbeiter |
| Nicht US-berechtigt | Unfähig, in den USA zu arbeiten. |
| W-NCNS | Zurückgezogen - nicht zum Vorstellungsgespräch, Test oder zur Arbeit erschienen |
| W-Kein Kontakt | Zurückgezogen - hat nicht zurückgerufen/konnte nicht kontaktiert werden |
| W-Schema | Zurückgezogen - Stunden/Zeitplan inakzeptabel |
| W-unbekannt | Zurückgezogen - Grund unbekannt |
| W-Gehalt | Zurückgezogen - Gehalt inakzeptabel |
| W-travel | Zurückgezogen - nicht bereit zu reisen |
| W-relo | Zurückgezogen - nicht bereit, umzuziehen |
| W-vol | Zurückgezogen - freiwillig aus der Betrachtung |
Tipps zum Mitnehmen
Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen helfen, ein nützliches Bewerbermanagementsystem einzurichten und zu pflegen.
- Passen Sie die Stadien/Status- und Dispositionscodes immer an, anstatt sich auf die in Ihrem elektronischen ATS voreingestellten Standardcodes zu verlassen.
- Schulen Sie alle Mitarbeiter, die am Bewerberverfolgungsprozess beteiligt sind, und stellen Sie sicher, dass sie ihre Rolle, ihre Verantwortung und das Risiko, das mit der ordnungsgemäßen Pflege von Bewerberdaten verbunden ist, verstehen.
- Legen Sie die grundlegenden Qualifikationen für jede Position klar fest, damit die Prüfer/Screener über vorgegebene Kriterien für eine einheitliche Bewertung der Bewerber verfügen.
- Genaue Zuordnung einer Disposition für alle in jeder Phase geprüften Bewerber und Sicherstellung, dass diese durch eine Bewertung der Qualifikationen anhand der Stellenkriterien gestützt werden kann.
- Verzichten Sie auf eine Massendisposition von Bewerbern, sobald die Auswahlentscheidung getroffen ist.
Zusammenfassung
Wir alle wissen, was passiert, wenn die OFCCP anfängt, nach Belegen für Einstellungsentscheidungen zu fragen, die möglicherweise in den letzten Jahren getroffen wurden. Entweder haben die Personalverantwortlichen das Unternehmen verlassen oder ihr Gedächtnis ist verblasst, vor allem, wenn Ihr Unternehmen viele offene Stellen und damit eine große Zahl von Bewerbern hat.
Auch wenn die Erfassung und Verfolgung von Bewerberdaten für viele Unternehmen eine Herausforderung darstellt, ist es einfacher, dies im Vorfeld richtig zu tun, als die Daten Monate oder Jahre nach der Einstellungsentscheidung neu zu erfassen. Am besten arbeiten Sie mit Ihrem Compliance-Team zusammen, um das richtige Bewerberverfolgungssystem für Ihr Unternehmen auszuwählen und die Phasen und Dispositionscodes in der Implementierungsphase richtig einzurichten. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter schulen und den Prozess so einfach wie möglich gestalten, dürfte dies zu einer korrekten Datenerfassung führen.
Haftungsausschluss: Das Vorstehende wurde zur allgemeinen Information der Leser von The OFCCP Digest erstellt und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Vollständigkeit. Sie stellen keine Rechtsberatung in Bezug auf eine bestimmte Angelegenheit dar und sollten nicht ohne professionellen Rat befolgt werden.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
