Vous vous dites probablement : «Oh non, encore un article sur les codes de suivi des candidats ?» Je comprends tout à fait, mais je vous pose une question simple. Combien d'entre vous sont aussi perplexes que moi face à la multitude de termes utilisés pour désigner les codes de suivi des candidats ? Codes de disposition , codes de statut, étapes, codes de motif de rejet. Ces termes sont-ils synonymes ? Chaque système de suivi des candidats (ATS) désigne différemment les étapes du processus de sélection, ce qui influe sur le terme utilisé pour décrire les étapes/phases du processus de sélection ou le résultat de la sélection (disposition ou motif de rejet).

J'ai effectué une recherche Google sur les codes de suivi des candidats et les résultats ont confirmé mes soupçons quant au manque de clarté dans la référence aux termes « disposition », « statut » et « étape ». Outre le labyrinthe des systèmes de suivi des candidats, il existe également une surabondance de philosophies quant à la bonne et la mauvaise façon de traiter les candidats. Que vous utilisiez un système de suivi des candidats électronique ou manuel, il est essentiel que vous :

1. Identifiez les différentes étapes du processus de sélection, que nous appellerons soit le statut du demandeur d'emploi, soit l'étape.
2. Indiquez la raison pour laquelle un candidat n'est pas sélectionné ou n'est pas retenu pour passer à l'étape suivante. Nous appellerons cela les « dispositions », autrement dit les motifs de rejet.

La règle de l'OFCCP relative aux candidats en ligne précise qui doit être considéré comme un candidat. Seuls les candidats qui franchissent les quatre étapes suivantes sont réellement considérés comme des candidats aux fins de l'analyse AAP.

1. Une personne manifeste son intérêt pour un emploi en postulant à un poste vacant spécifique ;
2. L'entrepreneur examine le profil de la personne pour un poste particulier en ouvrant son CV et en examinant ses qualifications.
3. Le candidat possède les qualifications de base requises pour le poste, telles que définies dans l'offre d'emploi ou la description de poste ; et
4. À aucun moment avant de recevoir une offre d'emploi, le candidat ne retire explicitement ou implicitement son intérêt (par exemple, exigences salariales trop élevées, refus de voyager, acceptation d'une autre offre, absence de réponse aux demandes de renseignements, etc.).

L'attribution de codes explicatifs aidera à déterminer quels candidats deviendront finalement des candidats à prendre en compte dans l'analyse du ratio d'impact sur l'activité de recrutement. L'absence de codes ou des codes inadéquats qui ne permettent pas d'exprimer clairement le motif du rejet, par exemple « ne correspond pas au profil recherché », constituera un obstacle pour déterminer à quelle étape le candidat a abandonné ou même s'il a franchi les quatre étapes pour devenir candidat. Le fait de ne pas attribuer de disposition à un candidat ou d'attribuer une disposition qui n'indique pas si la personne répond aux quatre critères de la règle relative aux candidats sur Internet entraînera une surévaluation du nombre de candidats. Un nombre élevé de candidats aura une incidence sur vos analyses des disparités fondées sur la race et/ou le sexe dans le processus de recrutement.

Identification des étapes du processus de sélection

Pour se prémunir contre tout impact négatif, l'OFCCP peut demander aux entrepreneurs d'identifier les différentes étapes de leur processus de sélection et de suivre les candidats à chaque étape. La mise en place d'étapes et l'attribution de codes de disposition aux candidats à chaque étape vous permettront d'effectuer une analyse par étapes afin de déterminer le résultat de chaque candidat dans le processus de sélection. Plus précisément, vous pourrez déterminer jusqu'où ils ont progressé, à quel moment ils ont échoué et quelle est la raison de leur échec.

À chaque étape du processus de sélection, également appelée « statut du demandeur d'emploi », une disposition doit être attribuée au candidat. Cela permettra au contractant de déterminer si le candidat a franchi chaque étape du processus de sélection et/ou d'identifier l'étape spécifique à laquelle son avancement s'est arrêté. Voici quelques exemples d'étapes qui doivent être modifiées en fonction de votre propre processus de sélection. Par exemple, si le CV est d'abord examiné et sélectionné par un recruteur, puis envoyé au responsable du recrutement pour un deuxième examen, vous devrez préciser les différents niveaux d'examen. Il en va de même pour les entretiens qui peuvent être menés par le personnel des ressources humaines, le responsable du recrutement, l'équipe de direction, etc.

Dispositions/Motifs de rejet

Les dispositions identifient deux choses :

1. La raison pour laquelle l'entrepreneur a décidé de ne pas donner suite à la candidature, ou
2. La raison pour laquelle le candidat s'est retiré du processus.

La plupart des systèmes de suivi des candidats (ATS) suivent le parcours des demandeurs d'emploi tout au long du processus de recrutement et permettent de les classer à chaque étape. Il est impératif que tous les candidats se voient attribuer un code de classement lorsque le poste/la demande d'emploi est pourvu. Si aucun code de décision n'est attribué à un candidat, il sera impossible de déterminer s'il a respecté les quatre étapes de la règle relative aux candidats en ligne pour être pris en compte dans les données AAP. Cela entraînera un surcomptage de ces candidats qui n'ont peut-être pas satisfait aux qualifications de base requises pour le poste ou qui se sont retirés d'eux-mêmes.

Évitez la tentation de prendre un raccourci et d'attribuer en masse la même disposition aux candidats sans vous assurer que vous pouvez défendre votre sélection. C'est peut-être la façon la plus simple de mener à bien le processus, mais ce n'est certainement pas la plus sûre. N'oubliez pas qu'il est possible qu'un agent de conformité (CO) de l'OFCCP souhaite examiner l'offre d'emploi ou la description de poste afin de comparer les exigences du poste aux compétences, à l'expérience et à la formation du candidat figurant sur son CV. L'objectif du CO est d'évaluer si le candidat possède ou non les qualifications de base requises pour le poste, sur la base des critères prédéfinis pour celui-ci. La règle relative aux candidats sur Internet stipule qu'un tiers, qui n'a peut-être pas une connaissance directe de votre organisation ou du poste spécifique, doit être en mesure d'examiner la description du poste et de déterminer si le demandeur d'emploi possède les qualifications de base nécessaires pour exercer cette fonction.

Voici quelques exemples de dispositions qui, comme recommandé ci-dessus pour les étapes, doivent être personnalisées en fonction du processus de sélection au sein de votre organisation. Par exemple, si vous n'exigez pas de test écrit, il n'est pas nécessaire d'inclure cette disposition.

Conseils à retenir

Voici quelques conseils pour vous aider à mettre en place et à maintenir un système de suivi des candidats efficace.

• Personnalisez toujours les étapes/statuts et les codes de disposition au lieu de vous fier à ceux prédéfinis dans votre ATS électronique.
• Formez tous les employés impliqués dans le processus de suivi des candidats et assurez-vous qu'ils comprennent leur rôle, leurs responsabilités et les risques liés à la bonne gestion des données des candidats.
• Précisez clairement les qualifications de base requises pour chaque poste afin que les évaluateurs/sélectionneurs disposent de critères prédéfinis pour évaluer les candidats de manière cohérente.
• Attribuez avec précision une disposition à tous les candidats examinés à chaque étape et assurez-vous qu'elle peut être étayée par une évaluation des qualifications par rapport aux critères du poste.
• Évitez de rejeter en masse les candidats une fois que la décision de sélection a été prise.

Résumé

Nous savons tous ce qui se passe lorsque l'OFCCP commence à demander des justificatifs pour les décisions d'embauche qui ont pu être prises au cours des dernières années. Soit les responsables du recrutement ont quitté l'entreprise, soit leurs souvenirs se sont estompés, en particulier si votre entreprise a beaucoup de postes à pourvoir et donc un grand nombre de candidats.

Même si la collecte et le suivi des données relatives au statut des candidats constituent un défi pour de nombreuses organisations, il est plus facile de le faire correctement dès le départ que de devoir recréer les données plusieurs mois ou années après la décision d'embauche. Il est préférable de travailler avec votre équipe chargée de la conformité afin de sélectionner le système de suivi des candidats le mieux adapté à votre organisation et de configurer correctement les étapes et les codes de statut lors de la phase de mise en œuvre. La formation du personnel et la simplification maximale du processus devraient permettre une tenue précise des dossiers.

Avertissement : Les informations ci-dessus ont été préparées à titre d'information générale pour les lecteurs du OFCCP Digest et ne prétendent pas être exhaustives ou complètes. Elles ne constituent pas un avis juridique sur un sujet particulier et ne doivent pas être utilisées sans l'avis d'un professionnel.

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.