Probablemente esté pensando:«Oh, no, ¿otro artículo sobre los códigos de seguimiento de candidatos?». Lo entiendo perfectamente; sin embargo, le haré una pregunta sencilla. ¿Cuántos de ustedes están tan confundidos como yo con respecto a la innumerable terminología que se aplica a los códigos de seguimiento de candidatos? Códigos de disposición , códigos de estado, etapas, códigos de motivos de rechazo. ¿Son estos términos sinónimos? Cada sistema de seguimiento de candidatos (ATS) se refiere a las etapas de los candidatos de manera diferente, lo que influye en el término que se utilizará para describir las etapas o pasos del proceso de selección o el resultado de la selección (disposición o motivo de rechazo).

Realicé una búsqueda en Google sobre los códigos de seguimiento de candidatos y los resultados confirmaron mis sospechas sobre la falta de claridad en la referencia a los términos «disposición», «estado» y «etapa». Además del laberinto que suponen los sistemas de seguimiento de candidatos, también existe una gran abundancia de filosofías sobre la forma correcta e incorrecta de disponer de los candidatos. Tanto si utiliza un sistema de seguimiento de candidatos electrónico como manual, es fundamental que:

1. Identificar las distintas etapas del proceso de selección, a las que nos referiremos como el estado o la etapa del solicitante de empleo; y
2. Indique el motivo por el que un candidato no ha sido seleccionado o no ha pasado a la siguiente fase. Nos referiremos a ellos como disposiciones, también conocidas como motivos de rechazo.

La norma sobre solicitantes por Internet de la OFCCP aclara quién debe considerarse solicitante. Solo aquellos candidatos que superen los cuatro pasos siguientes son realmente solicitantes a efectos analíticos del AAP.

1. Una persona presenta una manifestación de interés en el empleo solicitando un puesto vacante específico.
2. El contratista considera al individuo para un puesto de trabajo concreto abriendo su currículum y revisando sus cualificaciones.
3. El candidato posee las cualificaciones básicas para el puesto según los criterios preestablecidos que figuran en la oferta de empleo o en la descripción del puesto; y
4. En ningún momento antes de recibir una oferta de empleo, el candidato retira su interés de forma explícita o implícita (por ejemplo, por exigir un salario demasiado alto, no estar dispuesto a viajar, haber aceptado otra oferta, no responder a las consultas, etc.).

Asignar códigos explicativos de disposición ayudará a determinar qué candidatos se convierten finalmente en solicitantes que se tendrán en cuenta en el análisis del índice de impacto sobre la actividad de contratación. La falta de códigos de disposición o los códigos deficientes que no articulan con precisión el motivo del rechazo, por ejemplo, «no es adecuado», serán un obstáculo para determinar la etapa en la que el candidato abandonó o incluso si superó los cuatro pasos para convertirse en solicitante. Si no se clasifica a un candidato o se le asigna una clasificación que no indica si cumple los cuatro requisitos de la norma sobre solicitantes por Internet, se producirá un exceso de candidatos. Tener un gran número de candidatos afectará a sus análisis sobre las disparidades raciales y/o de género en el proceso de contratación.

Identificar las etapas del proceso de selección

Para defenderse de los efectos adversos, la OFCCP puede solicitar a los contratistas que identifiquen las distintas etapas de su proceso de selección y que realicen un seguimiento de los candidatos a lo largo de cada etapa. Establecer etapas y asignar códigos de disposición a los candidatos en cada etapa le permitirá realizar un análisis por pasos para determinar el resultado de cada candidato en el proceso de selección. Más concretamente, hasta qué punto han avanzado, en qué punto han quedado descartados y cuál ha sido el motivo por el que no han avanzado.

Para cada etapa del proceso de selección, que también puede denominarse «estado del solicitante de empleo», se debe asignar una disposición al candidato. Esto permitirá al contratista determinar si el candidato ha avanzado en cada etapa del proceso de selección y/o identificar la etapa específica en la que ha finalizado su avance. A continuación se muestran ejemplos de etapas que deben modificarse en función de su propio proceso de selección. Por ejemplo, si el currículum es revisado y seleccionado inicialmente por un reclutador y luego se envía al responsable de contratación para una segunda revisión, convendría especificar los distintos niveles de revisión. Lo mismo puede ocurrir con las entrevistas que puedan realizar el personal de recursos humanos, el responsable de contratación, el equipo ejecutivo, etc.

Disposiciones/Motivos de rechazo

Las disposiciones identifican dos cosas:

1. La razón por la que el contratista decidió no seguir adelante con el candidato, o
2. El motivo por el que el candidato decidió abandonar el proceso.

La mayoría de los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) realizan un seguimiento del progreso del solicitante de empleo a lo largo del proceso de selección y permiten asignar una disposición en cada etapa. Es imprescindible que se asigne un código de disposición a todos los candidatos cuando se cubra el puesto o la vacante. Si no se asigna una disposición a un candidato, será imposible determinar si ha cumplido los cuatro pasos de la norma de solicitantes por Internet para ser contabilizado en los datos del AAP. Esto dará lugar a un recuento excesivo de estos solicitantes que pueden no haber cumplido los requisitos básicos del puesto o que se han retirado por iniciativa propia.

Evite la tentación de tomar un atajo y asignar masivamente la misma disposición a los candidatos sin asegurarse de que puede defender su selección. Puede que sea la forma más fácil de llevar a cabo el proceso, pero sin duda no es la más segura. Tenga en cuenta que existe la posibilidad de que un responsable de cumplimiento (CO) de la OFCCP quiera revisar la oferta de empleo o la descripción del puesto para comparar los requisitos del puesto con las habilidades, la experiencia y la formación del candidato que figuran en su currículum. El objetivo del CO es evaluar si el candidato poseía o no las cualificaciones básicas relacionadas con el puesto de trabajo, basándose en los criterios preestablecidos para el mismo. La norma sobre solicitantes por Internet indica que un tercero, que puede no tener conocimiento directo de su organización o del puesto específico, debe poder revisar la descripción del puesto y determinar si el solicitante posee las cualificaciones básicas necesarias para desempeñar el trabajo.

Las siguientes son disposiciones de muestra que, tal y como se recomienda anteriormente para las etapas, deben personalizarse en función del proceso de selección de su organización. Por ejemplo, si no requiere una prueba escrita, no es necesario incluir esa disposición.

Consejos para llevar

Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a configurar y mantener un sistema de seguimiento de candidatos útil.

• Personalice siempre las etapas/estados y los códigos de disposición en lugar de basarse en los estándar preestablecidos en su ATS electrónico.
• Forma a todos los empleados que participan en el proceso de seguimiento de candidatos y asegúrate de que entienden su función, responsabilidad y los riesgos que conlleva el mantenimiento adecuado de los datos de los candidatos.
• Exprese claramente los requisitos básicos para cada puesto, de modo que los evaluadores/seleccionadores dispongan de criterios preestablecidos para evaluar a los candidatos de forma coherente.
• Asigne con precisión una disposición para todos los candidatos evaluados en cada etapa y asegúrese de que pueda respaldarse con una evaluación de las cualificaciones en relación con los criterios del puesto.
• Evite descartar a los candidatos de forma masiva una vez tomada la decisión de selección.

Resumen

Todos sabemos lo que ocurre cuando la OFCCP comienza a solicitar información sobre las decisiones de contratación que se han tomado en los últimos años. O bien los responsables de contratación han abandonado la organización o su memoria se ha desvanecido, especialmente si su organización tiene muchas vacantes y, por consiguiente, un gran número de candidatos.

Aunque recopilar y realizar un seguimiento de los datos sobre la situación de los candidatos supone un reto para muchas organizaciones, es más fácil hacerlo correctamente desde el principio que tener que recrear los datos meses o años después de la decisión de contratación. Lo mejor es trabajar con su equipo de cumplimiento normativo para seleccionar el sistema de seguimiento de candidatos adecuado para su organización y configurar correctamente las etapas y los códigos de situación en la fase de implementación. Formar al personal y simplificar al máximo el proceso debería conducir a un mantenimiento preciso de los registros.

Descargo de responsabilidad: La información anterior ha sido preparada para el conocimiento general de los lectores de The OFCCP Digest y no pretende ser exhaustiva ni completa. No tiene por objeto proporcionar asesoramiento jurídico sobre ningún asunto específico y no debe utilizarse sin el asesoramiento de un profesional.

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.