A medida que las organizaciones pasan de un reto a otro -de hacer frente a las repercusiones de COVID-19 a afrontar ahora los efectos de la recuperación de los mercados tras COVID-19 y otros cambios-, hay otro obstáculo importante que superar.
Durante este periodo de cambio, la mayoría de las organizaciones se centran cada vez más en maximizar la eficiencia. Todo el mundo en la empresa tiene que hacer más con menos; nadie tiene suficiente personal, tiempo o dinero.
Pero aún hay margen para una mayor eficiencia, como ya hemos explicado en otras ocasiones. La gente cree que trabaja duro la mayor parte del tiempo, muy duro. Pero trabajo duro no siempre equivale a "eficiencia". En el caso de Legal Operations, por ejemplo, hemos descubierto que menos del 10% del trabajo realizado en Legal Ops tradicional aporta valor directo al cliente.
¿El reto?
El reto es crudo y sencillo: En todas las organizaciones hay una enorme cantidad de residuos ocultos, normalmente causados por procesos ineficaces. Por muy inteligentes que sean sus empleados, tampoco podrán superarlos. Como dijo W. Edwards Deming: "Un mal sistema vencerá siempre a una buena persona".
¿Cómo renovar o eliminar los procesos que generan despilfarro? He aquí cinco pasos clave que una organización puede dar para mejorar la eficacia organizativa y eliminar el despilfarro.
Paso 1: Hacer visibles los residuos
El primer paso para atacar el despilfarro y la ineficacia en toda la organización es hacerlos visibles. Esto tiene dos aspectos:
- Comprender su estado actual para descubrir exactamente dónde se produce el despilfarro mediante el mapeo y la auditoría de sus procesos empresariales. Puede hacerlo en una sola operación, en un departamento o en toda la empresa.
- Concienciar a los demás de que se están produciendo despilfarros, lo que implica informar a las partes interesadas o a los directivos de la empresa sobre el tipo y el alcance de las ineficiencias, y los costes que éstas suponen. costes que generan. Estos costes pueden ser tanto monetarios como en términos de pérdida de oportunidades debido a la escasa capacidad de respuesta a las necesidades de los clientes o a la dinámica del mercado.
Paso 2: Medir el despilfarro y la ineficacia
Véase el primer paso: Para atacar el despilfarro, primero tenemos que ser capaces de establecer mecanismos para medirlo, de modo que sea posible:
- Conozca el grado de perjuicio que supone para su negocio
- Juzga los efectos de cualquier esfuerzo que hagas para eliminar esos residuos.
Esto significa que usted y su organización deben acordar, instalar y supervisar significativos e indicadores clave de rendimiento (KPI) significativos, porque esos KPI serán fundamentales para sus esfuerzos. ¿Qué reglas hay que seguir para elegir los KPI adecuados?
- Mida lo que más importa: Si importa demasiadas cosas, es posible que no esté midiendo factores que tienen una importancia estratégica real. ¿La mejor práctica? No mida más de 4-5 KPI por proceso. Además, mídalos desde el punto de vista del usuario, basándote en lo que está experimentando: ¿Cuánto tiempo tarda una persona en ejecutar un determinado paso de un proceso, por ejemplo?
- Elija KPI que midan factores clave para su estrategia: Como parte de su plan de operaciones, habrá establecido objetivos estratégicos. Los KPI que utilice tienen que medir los factores más relevantes para alcanzarlos.
- Asegúrese de que utiliza buenos datos: El sistema de medición que utilices debe ser válido y preciso, de modo que produzca datos oportunos, fiables y significativos para tomar decisiones acertadas.
- Asegúrese de que los KPI son controlables: ¿Puede la persona a cargo de un KPI realizar los ajustes necesarios para impulsar un mejor rendimiento del KPI?
Paso 3: Empezar a hacer cambios rápidos, haciendo hincapié en el trystorming
Para erradicar el despilfarro y mejorar las operaciones, hay que adoptar la mejora continua como mantra. Un componente importante es trystorming, el proceso de combinar la lluvia de ideas con la creación rápida de prototipos -en este caso, de procesos operativos- para optimizar iterativamente el rendimiento.
De lo que se trata aquí es de realizar rápidamente una lluvia de ideas y, a continuación, probar nuevas ideas dentro de un proceso para medir cuáles funcionan mejor. Así que, en lugar de mantener largas discusiones sobre las distintas opciones, aplique esos cambios y pruébelos inmediatamente para ver qué funciona.
¿Cuáles son las claves del éxito?
- No te detengas tras una primera lluvia de ideas, aunque creas que has dado con la idea "perfecta".
- No temas fracasar: así aprenderás lo que no funciona. Intentar varias ideas es mejor que sentarse a discutir qué podría ser mejor.
- Aplique rápidamente estas ideas diferentes para medir lo que funciona y lo que no.
- Los flujos de trabajo sin código son la clave para conseguirlo de forma rápida y flexible en las empresas transaccionales.
- Las soluciones más sencillas, con menos pasos y que no requieran una gran intervención de TI, tendrán más éxito.
La automatización de procesos y flujos de trabajo le permite experimentar la optimización de la eficacia de un proceso de forma mucho más rápida y eficaz que conservando y revisando un proceso manual basado en papel. Una vez alcanzado el éxito, la automatización también facilita enormemente la adaptación de los procesos optimizados o sus mejores prácticas a otros procesos y otros departamentos.
Paso 4: Evaluar los resultados
Para reproducir las mejores prácticas, primero hay que identificar qué es "lo mejor". A medida que aplique nuevas ideas y enfoques, debe medir constantemente su efecto en el proceso que intenta mejorar. Esta etapa se basa en los datos de medición de alta calidad mencionados anteriormente, y los efectos positivos deben verificarse y validarse utilizando los KPI pertinentes que haya establecido.
No se trata sólo de reconocer si hubo una mejora. Se trata de entender por qué se ha producido esa mejora. Esto es esencial para que ese éxito sea reproducible en otros procesos.
Nota: Una vez que se ha mejorado un proceso y se han reducido o eliminado los residuos, nunca se debe nunca olvidarse de él. Debe seguir controlándolo y perfeccionándolo de forma continua.
Paso 5: Crear eficacia organizativa en todas partes
El objetivo de Lean, Six Sigma u otras metodologías de mejora de procesos no es simplemente obtener una gran puntuación en un proceso específico. Se trata de mejorar las operaciones en general, de modo que se obtenga un rendimiento excelente en todos los frentes utilizando menos recursos.
Con el tiempo, podrá optimizar los procesos de toda la organización e incluso de sus proveedores. Es capaz de alcanzar su estado ideal y luego futuro, en el que logra las operaciones más eficientes y eficaces posibles.
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