Während die Unternehmen von einer Herausforderung zur nächsten wechseln - von der Bewältigung der Auswirkungen von COVID-19 zur Bewältigung der Auswirkungen der Erholung der Märkte von COVID-19 und anderen Veränderungen - gibt es eine weitere wichtige Hürde zu überwinden.
In dieser Zeit des Wandels konzentrieren sich die meisten Organisationen zunehmend auf die Maximierung der Effizienz. Jeder im Unternehmen muss mit weniger mehr erreichen; niemand hat genug Personal, Zeit oder Geld.
Aber es gibt immer noch Raum für mehr Effizienz, wie wir in der Vergangenheit erklärt haben. Die Menschen glauben, dass sie die meiste Zeit über hart arbeiten - sehr hart arbeiten. Aber harte Arbeit ist nicht immer gleichbedeutend mit "Effizienz". Im Fall von Legal Operations haben wir beispielsweise festgestellt, dass weniger als 10 % der Arbeit, die im traditionellen Legal Ops geleistet wird, dem Kunden einen direkten Nutzen bringt.
Die Herausforderung?
Die Herausforderung ist klar und einfach: In jedem Unternehmen gibt es eine enorme Menge an versteckter Verschwendung, die in der Regel durch ineffiziente Prozesse verursacht wird. Auch wenn Ihre Mitarbeiter noch so klug sind, werden sie nicht in der Lage sein, diese zu überwinden. Wie W. Edwards Deming es berühmt formulierte: "Ein schlechtes System schlägt einen guten Menschen jedes Mal".
Wie können Sie verschwenderische Prozesse umgestalten oder beseitigen? Hier sind fünf wichtige Schritte, die ein Unternehmen unternehmen kann, um die organisatorische Effizienz zu verbessern und Verschwendung zu beseitigen.
Schritt 1: Abfall sichtbar machen
Der erste Schritt zur Bekämpfung von Verschwendung und Ineffizienz im gesamten Unternehmen besteht darin, sie sichtbar zu machen. Dabei gibt es zwei Aspekte:
- Verstehen des Ist-Zustandes, um genau herauszufinden, wo Verschwendung stattfindet, indem Sie Ihre Geschäftsprozesse abbilden und prüfen. Sie können dies innerhalb eines einzelnen Vorgangs, in einer Abteilung oder im gesamten Unternehmen durchführen.
- Andere auf die Tatsache aufmerksam machen, dass es Verschwendung gibt; dazu gehört die Berichterstattung an Interessengruppen oder die Unternehmensleitung über Art und Umfang der Ineffizienz sowie über die Kosten die sie verursachen. Diese Kosten können sowohl monetärer Art sein als auch in Form von entgangenen Chancen aufgrund einer unzureichenden Reaktion auf Kundenbedürfnisse oder Marktdynamik entstehen.
Schritt 2: Messung von Verschwendung und Ineffizienz
Siehe den ersten Schritt: Um die Verschwendung zu bekämpfen, müssen wir zunächst Mechanismen zur Messung der Verschwendung einrichten, damit Sie in der Lage sind, sie zu messen:
- Erkennen Sie den Grad des Schadens für Ihr Unternehmen
- die Auswirkungen der von Ihnen unternommenen Anstrengungen zur Beseitigung dieser Abfälle zu beurteilen
Das bedeutet, dass Sie und Ihr Unternehmen Folgendes vereinbaren, installieren und überwachen müssen aussagekräftige Metriken und Leistungsindikatoren (KPIs) vereinbaren und überwachen, denn diese KPIs werden für Ihre Bemühungen von zentraler Bedeutung sein. Welche Regeln sind bei der Auswahl der richtigen KPIs zu beachten?
- Messen Sie das Wichtigste: Wenn Sie zu viele Dinge messen, messen Sie möglicherweise nicht die Faktoren, die wirklich von strategischer Bedeutung sind. Die beste Praxis? Messen Sie nicht mehr als 4-5 KPIs pro Prozess. Messen Sie sie außerdem aus der Sicht des Benutzers, basierend auf seinen Erfahrungen: Wie viel Zeit benötigt eine Person beispielsweise, um einen bestimmten Schritt in einem Prozess auszuführen?
- Wählen Sie KPIs, die Faktoren messen, die für Ihre Strategie wichtig sind: Im Rahmen Ihres Geschäftsplans haben Sie strategische Ziele festgelegt. Die von Ihnen verwendeten KPIs müssen die Faktoren messen, die für die Erreichung dieser Ziele am wichtigsten sind.
- Stellen Sie sicher, dass Sie gute Daten verwenden: Das von Ihnen verwendete Messsystem muss valide und auf Genauigkeit geprüft sein, damit es Daten liefert, die zeitnah, zuverlässig und aussagekräftig sind, um gute Entscheidungen zu treffen.
- Stellen Sie sicher, dass die KPIs kontrollierbar sind: Kann die für einen KPI verantwortliche Person die notwendigen Anpassungen vornehmen, um die Leistung des KPI zu verbessern?
Schritt 3: Beginnen Sie mit raschen Änderungen, wobei der Schwerpunkt auf Trystorming liegt.
Um Verschwendung zu beseitigen und betriebliche Verbesserungen zu erzielen, müssen Sie sich die kontinuierliche Verbesserung zum Mantra machen. Ein wichtiger Bestandteil davon ist Trystorming, der Prozess der Kombination von Brainstorming und Rapid Prototyping - in diesem Fall von betrieblichen Abläufen - zur iterativen Leistungsoptimierung.
Hier geht es darum, schnell ein Brainstorming durchzuführen und dann neue Ideen innerhalb eines Prozesses auszuprobieren, um zu messen, welche am besten funktionieren. Anstatt also lange über verschiedene Optionen zu diskutieren, sollten Sie diese Änderungen sofort umsetzen und testen, um zu sehen, was funktioniert.
Was sind die Schlüssel zum Erfolg?
- Hören Sie nicht einfach nach einem ersten Brainstorming auf, auch wenn Sie glauben, eine "perfekte" Idee gefunden zu haben.
- Haben Sie keine Angst zu scheitern - so lernen Sie, was nicht funktionieren wird. Es ist besser, mehrere Ideen auszuprobieren, als herumzusitzen und zu diskutieren, was besser sein könnte.
- Setzen Sie diese verschiedenen Ideen schnell um, um zu messen, was funktioniert und was nicht.
- Code-freie Arbeitsabläufe sind der Schlüssel, um dies in Transaktionsgeschäften schnell und flexibel zu erreichen.
- Lösungen, die einfacher sind, weniger Schritte umfassen und keine große IT-Beteiligung erfordern, werden erfolgreicher sein.
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen und Prozessen ermöglicht es Ihnen, die Effizienz eines Prozesses viel schneller und effektiver zu optimieren als durch die Beibehaltung und Überarbeitung eines manuellen, papiergestützten Prozesses. Wenn Sie einmal Erfolge erzielt haben, macht es die Automatisierung auch viel einfacher, optimierte Prozesse oder deren bewährte Verfahren an andere Prozesse und andere Abteilungen anzupassen.
Schritt 4: Bewerten Sie die Ergebnisse
Um bewährte Verfahren zu reproduzieren, müssen Sie zunächst herausfinden, was "das Beste" ist. Bei der Umsetzung neuer Ideen und Ansätze sollten Sie ständig deren Auswirkungen auf den Prozess messen, den Sie zu verbessern versuchen. Diese Phase beruht auf den oben erwähnten hochwertigen Messdaten, und die positiven Auswirkungen müssen anhand der von Ihnen eingeführten relevanten KPIs überprüft und validiert werden.
Es geht nicht nur darum, zu erkennen, ob es eine Verbesserung gab. Es geht darum, zu verstehen , warum diese Verbesserung stattgefunden hat. Das ist wichtig, um diesen Erfolg in anderen Prozessen reproduzierbar zu machen.
Hinweis: Sobald ein Prozess verbessert und Abfall reduziert oder beseitigt wurde, sollten Sie niemals einfach einstellen und vergessen. Sie sollten ihn weiterhin kontinuierlich überwachen und feinjustieren.
Schritt 5: Steigerung der organisatorischen Effizienz überall
Bei Lean, Six Sigma oder anderen Methoden zur Prozessverbesserung geht es nicht nur darum, für einen bestimmten Prozess eine hervorragende Punktzahl zu erreichen. Es geht darum, die Abläufe insgesamt zu verbessern, so dass Sie an allen Fronten eine hervorragende Leistung erzielen und gleichzeitig weniger Ressourcen benötigen.
Schließlich können Sie die Prozesse in der gesamten Organisation und sogar bei den Anbietern optimieren. Sie sind in der Lage, Ihren idealen und dann zukünftigen Zustand zu erreichen, in dem Sie die effizientesten und effektivsten Abläufe erzielen.
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