Añadir herramientas para la gestión de contratos: Lista de comprobación antes de comprar

Cómo evaluar las soluciones de gestión de contratos al ampliar su conjunto de tecnologías jurídicas.

¿Sabía que los profesionales del Derecho sólo dedican una media de 2,3 horas diarias en tareas facturables? El resto se dedica a responsabilidades administrativas como recopilar datos, organizar formularios y encontrar documentos que se han perdido en un mar de correos electrónicos de ida y vuelta. Mientras tanto, una visibilidad limitada del estado de los contratos, el progreso o los asuntos relacionados puede crear bloqueos en los procesos y exponer a las organizaciones a riesgos.   

Una forma en que los equipos jurídicos pueden reducir las tareas repetitivas que consumen mucho tiempo y acelerar las decisiones empresariales es integrando soluciones de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) en sus conjuntos tecnológicos. A la hora de considerar la incorporación de herramientas para la gestión de contratos, la colaboración se considera el criterio de evaluación más importante. Pero del mismo modo que hay muchos aspectos de la plataforma de gestión de contratos que afectan a distintos departamentos y equipos, hay distintos tipos de colaboración que deben tenerse en cuenta. He aquí cinco aspectos que debe buscar en su solución de gestión de contratos: 

Es posible que un contrato no comience dentro de su herramienta de CLM, y desde luego no terminará allí. Terminará, entre otras cosas, cuando el contrato se adjunte a su herramienta de CLM. sistema de gestión de asuntos. El mejor CLM unificará la supervisión en un único centro para controlar todos los acuerdos, desde su creación hasta su revisión y aprobación. La centralización del ciclo de vida de los contratos en un único sistema acelera el tiempo necesario para llegar a un acuerdo e impulsa la eficiencia. Estos La eficiencia se optimiza cuando se anidan en el sistema de gestión de asuntos y se comunican con él, facilitando la consulta de los contratos asociados a un asunto. Sin esta integración, duplicará sus contratos, lo que dará lugar a incoherencias y errores.

Las herramientas de gestión de contratos de éxito están disponibles para todas las funciones, no sólo para el Departamento Jurídico. Llegará un momento en que Ventas, Recursos Humanos e incluso Marketing necesitarán colaborar en un contrato. Esto significa que su solución de gestión de contratos no sólo tiene que ser sencilla para los miembros del equipo jurídico que trabajan con ellos día tras día, sino también lo suficientemente fácil como para que una persona ajena a la empresa o un novato pueda familiarizarse con ella sin necesidad de una formación exhaustiva. Una interfaz de usuario anticuada ya no es una opción. Una interfaz limpia y fácil de usar no es sólo estéticamente agradable, sino un criterio crucial para evaluar las opciones. Su CLM debe ser fácil e intuitivo:

• Comparta los cambios de contrato en tiempo real en diferentes ubicaciones geográficas
• Incorporar a los usuarios adecuados en el momento oportuno del ciclo de vida del contrato y darles visibilidad centralizada. 
• Ofrecer distintas opciones de interfaz en función de los privilegios del usuario, de modo que los usuarios avanzados dispongan de opciones complejas mientras que los que pasan menos tiempo en el CLM sólo vean lo que necesitan.
• Unificar la supervisión en un único centro para supervisar todos los acuerdos.

Su plataforma de gestión de contratos debe hablar el idioma de las personas que la utilizan. Y como los contratos se mueven a través de las líneas departamentales -a menudo incluyendo miembros del equipo de Recursos Humanos, Ventas y Marketing- su solución de CLM debe ser capaz de integrarse con las herramientas que utilizan esos departamentos.

En el veo menos, debería haber una integración de Salesforce lista para usar y una forma sencilla de enrutar más API personalizadas a través de su herramienta. Una integración Integración con Salesforce es imprescindible porque muchos de sus contratos (si no todos) deben almacenarse allí y ser accesibles para su equipo de ventas. Pero incluso las aplicaciones más personalizadas de su empresa no deberían estar fuera del alcance de una sólida plataforma de gestión de contratos. Busque una solución con API REST abiertas para que incluso las plataformas de proveedores menos ubicuos puedan integrarse fácilmente. Cuando su plataforma de CLM tiene muchas formas de integrarse en todo su conjunto tecnológico, abre oportunidades para que los contratos estén disponibles en todas las funciones. 

A estas alturas del juego, todas las herramientas de gestión de contratos deberían ofrecer análisis de inteligencia empresarial que identifiquen cómo y por qué se llevan a cabo sus contratos. Pero hay un mundo de diferencia entre los datos que describen y los datos que conducen a mejores decisiones.

Por ejemplo, todas las herramientas de BI deberían hacer un seguimiento del tiempo que se tarda en negociar un contrato. Pero incluso si el plazo de entrega parece estupendo, puede que no represente lo que se tarda en negociar un contrato. satisfecho las distintas partes con el proceso. ¿El contrato se tramitó rápidamente, con pocas modificaciones y cero idas y venidas? ¿O hubo que volver a presentarlo tres o más veces? ¿En qué parte del proceso empleó su equipo más tiempo? Una excelente herramienta de análisis de inteligencia empresarial no sólo le dirá lo que funciona, sino que le proporcionará contexto para mostrarle lo que aún debe mejorarse.

Para garantizar el éxito de la implantación y la continuidad del servicio, asegúrese de investigar a su socio de gestión de contratos, no sólo el producto. Una buena plataforma ofrecerá servicios y soluciones adicionales que se integren con sus herramientas de gestión de contratos, de modo que, cuando necesite ampliar su conjunto de soluciones, le resulte fácil mantener sus fuente única de la verdad. Es más, el socio adecuado no se limitará a prestar servicios profesionales, sino que también le proporcionará las mejores prácticas probadas por expertos. Su CLM sólo puede proporcionar análisis procesables y aumentar la eficiencia si se configura teniendo en cuenta los KPI adecuados, que no siempre son los más obvios. Asociarse con expertos líderes no sólo en tecnología, sino también en el ámbito jurídico, es una forma crucial de optimizar la implantación de su CLM y garantizar que está sacando el máximo partido a su paquete de soluciones.

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