¿Qué ha hecho que la gestión de asuntos sea tan importante, tan amplia y tan rápidamente? Ante el reto de gestionar miles de nuevos asuntos jurídicos cada año, procedentes tanto de fuentes internas como externas, los equipos jurídicos de las empresas reconocieron que la gestión de este proceso de forma manual ya no es una opción.

No sólo necesitan automatización y control durante todo el ciclo de vida de un asunto, los equipos jurídicos necesitan una fuente centralizada para gestionar los procesos rutinarios de apertura de asuntos, gestión del flujo de trabajo y elaboración de informes.

¿Qué es exactamente la gestión de la materia? Gestión de asuntos (también denominada gestión de asuntos jurídicos) implica la gestión de todas las actividades relacionadas con la práctica jurídica empresarial. Esto es distinto de los casos gestiónque se refiere a las actividades propias de un bufete de abogados.

Para ser realmente eficaz, una solución de gestión de asuntos debe admitir todos los tipos de asuntos jurídicos corporativos, que pueden incluir una variedad de tareas:

• Disputas y litigios
• Contratos y transacciones
• Propiedad intelectual
• Reclamaciones
• Investigación jurídica
• Gobernanza y cumplimiento

¿Por qué equipos de operaciones jurídicas de todo el mundo acuden en masa a ¿un enfoque centralizado, automatizado y racionalizado? A continuación analizaremos las ventajas, pero primero echemos un vistazo a los retos que alejan a Legal Ops de los procesos y enfoques "tradicionales" y los acercan a las plataformas de software de gestión de asuntos.

¿Qué retos impulsan a los juristas de empresa hacia la gestión de asuntos?

Un estudio realizado por Hobson & Compañía sobre el ROI que proporciona el software de gestión de asuntos al descubierto dos retos empresariales clave que aborda este tipo de solución. Según se desprende de las entrevistas mantenidas con asesores jurídicos adjuntos, directores de TI, directores de operaciones jurídicas y de administración de varias grandes empresas estadounidenses, esos dos retos son:

1. Falta de procesos normalizados
2. Sistemas ineficaces de gestión de abogados externos

Veamos ahora cada uno de ellos más de cerca.

Reto #1: Falta de procesos estandarizados

La falta de procesos estandarizados puede crear efectos dominó negativos a lo largo de todo el ciclo de vida del asunto. No disponer de los canales adecuados puede afectar a todo, desde la apertura de nuevos asuntos hasta la gestión de los existentes o la elaboración de informes sobre asuntos en cualquier fase de su ciclo de vida.

"Aunque es muy importante establecer dónde quieres estar y por qué desde el punto de vista tecnológico, también es importante que introduzcas cambios en la parte de gestión del proceso. Así puedes establecer las normas de lo que estás haciendo y hacia dónde te estás moviendo como empresa."

Según Brian McGovernex Legal Chief Data Officer, donde estuvo a cargo de la mayor implantación mundial con éxito de software de gestión jurídica empresarial. McGovern, ahora Director Ejecutivo de Mitratech, es un gran defensor de la mejora de los procesos, no sólo de la actualización de la tecnología, y del establecimiento de una hoja de ruta clara para impulsar el éxito de las operaciones jurídicas de su empresa.

Sin el sistema y los procesos adecuados, las empresas no pueden esperar tener la verdadera visibilidad de sus operaciones jurídicas, gasto legal y asuntos que necesitan.

¿Cuáles son las consecuencias? Incumplimiento de plazos, falta de documentación, procesos ineficaces y falta de previsibilidad y control del gasto legal, por nombrar sólo algunas.

Apertura de nuevos asuntos y gestión de los existentes

Cuando se trata de abrir nuevos asuntos, gestionar asuntos existentes e informar sobre el progreso de los asuntos, no disponer de un proceso normalizado reduce significativamente la eficiencia del personal. Sin un sistema automatizado, a las empresas les resulta difícil establecer y aplicar una normalización que agilice este esfuerzo.

Peor aún es cuando las empresas tienen varias bases de datos en uso que no se comunican ni se integran entre sí. El tiempo que se tarda en trasladar manualmente los datos de un sistema a otro, y los inevitables errores que se producen al introducirlos, reducen aún más la eficiencia y la eficacia del personal.

¿Cómo funciona una buena solución de software de gestión de asuntos resolver estos problemas?

• Ofrece potentes funciones de flujo de trabajo e integración que automatiza y se integra con múltiples sistemas para conectar a las personas y los procesos de toda una empresa, con personalización para satisfacer las necesidades exclusivas de la empresa.
• Proporciona un repositorio de inicio de sesión único y fuente única de veracidad donde los empleados jurídicos pueden encontrar todo lo que necesitan para hacer su trabajo, creando coherencia y alineación para todos. Para las empresas que se enfrentan a entre unos cientos y decenas de miles de nuevos asuntos cada año, la mejora de la productividad del personal mediante procesos estandarizados y automatizados genera grandes ganancias en el retorno de la inversión.

Informar sobre asuntos

¿Cómo funcionaban los informes antes de que las empresas empezaran a implantar sistemas de gestión de asuntos? Esto es lo que dijo un Director de Operaciones de una empresa de productos sanitarios de la lista Fortune 500 sobre el "proceso" de elaboración de informes para su propio enfoque en un estudio sobre el ROI del software de gestión de asuntos:

"Los altos directivos dedicaban mucho tiempo a enviar correos electrónicos y llamar para buscar y preguntar por documentos. Todo el proceso era muy ineficiente".

Los principales retos a los que se enfrentaban, en ausencia de un sistema unificado y centralizado ¿proporcionan más integración y supervisión que los correos electrónicos, las hojas de cálculo y los flujos de trabajo manuales separados en silos? Había dos principales:

1. A falta de acceso a los datos de la materia
2. A falta de perspicacia en gastos legales

Sin un sistema único, el personal tuvo que ordenar numerosas hojas de cálculo y correos electrónicos para localizar los datos que necesitaban y crear informes manualmente.

En ambos casos, los usuarios de la empresa dependen del personal técnico (propio o de un proveedor) para ejecutar los informes o crear plantillas de informes, lo que aumenta el tiempo de elaboración de informes y limita su capacidad. Como resultado, las empresas no pueden satisfacer u optimizar sus necesidades de elaboración de informes.

Esta imposibilidad de acceder fácilmente a datos completos hace engorrosa la tarea de gestionar las carteras de materias para los abogados. Con un sistema de software manual o de última generación, los abogados pasan mucho tiempo buscando datos, conciliando lagunas e incoherencias y recopilando lo que pueden reunir para análisis e informes.

En todas las empresas entrevistadas en el estudio ROI, los resultados fueron los mismos. En decenas, cientos y, en algunos casos, miles de abogados en plantilla, la ineficiencia de los procesos de elaboración de informes suponía una importante merma de la productividad del departamento jurídico.

Reto #2: Sistemas ineficaces de gestión de abogados externos

Ya en 2012, los líderes legales corporativos hacían olas sobre el asesoramiento externo y el valor que obtenían por su gasto legal, según el Harvard Business Review:

No es sólo la cuantía de una factura concreta lo que irrita a los ejecutivos; es que sienten que tienen poca influencia sobre lo que gastan y lo que obtienen por ello, y que la rendición de cuentas parece ser mucho menor que la que ofrecen la mayoría de los demás servicios empresariales.

Cuando un abogado externo gestión manual ineficazSin embargo, puede dar lugar a resultados desafortunados (y costosos) para una empresa. Por ejemplo, las situaciones que exigen que los abogados externos proporcionen a los abogados de plantilla actualizaciones periódicas sobre los asuntos por teléfono y correo electrónico no sólo disminuir la productividad de los equipos jurídicos internos, pero también aumentar el número de horas facturables por empresas externas.

Dado el número de asuntos y las diferentes empresas con las que suelen trabajar los equipos jurídicos, este proceso es muy poco eficiente. Cada vez que los bufetes de abogados tienen que dedicar más tiempo a comunicarse con sus clientes corporativos, la facturación del cronometrador aumenta inevitablemente, al tiempo que disminuye la velocidad de tramitación de un asunto.

Aprovechar cualquier relación existente entre la empresa y los bufetes de abogados puede ayudar a la empresa a negociar tarifas y AFA más bajos. Sin embargo, ¿cuándo es difícil compartir información en todo el departamento jurídico?  Estas oportunidades se pierden.

También es un reto asignar nuevos trabajos y gestionar la carga de trabajo de los bufetes en un sistema manual o descentralizado.

¿Otras preguntas sin respuesta?

Otros cuestionan un enfoque descentralizado y manual deja sin respuesta?

• ¿Cómo puede el personal jurídico interno seleccionar la empresa adecuada para el trabajo sin tener acceso a la información necesaria?
• ¿Cómo pueden las empresas descartar a los bufetes con peores resultados si no tienen acceso a datos en tiempo real sobre los resultados de sus asuntos?
• Por otro lado, ¿cómo pueden las empresas reconocer y utilizar mejor a las empresas con mejores resultados?
• Sin una forma de controlar fácilmente la cantidad de trabajo realizado por cada bufete, ¿cómo pueden las empresas saber cuándo pueden aprovechar su relación para negociar una tarifa mejor?

Estas son solo algunas de las preguntas a las que responde una solución de software de gestión centralizada de asuntos.

Cómo resuelve estos retos la gestión de asuntos

¿Por qué la gestión de asuntos, aprovechando una sólida solución de software basada en la nube, es el elemento fundacional de cualquier gestión jurídica eficaz ¿Programa?

En primer lugar, los programas de software jurídico generan valor inmediato (y ROI) para una organización. Según un estudio realizado por Hobson & Company, las empresas con una buena solución de gestión de asuntos vieron Múltiplos del ROI de 7-10 veces. Parte de la rentabilidad obtenida se debe simplemente a la gestión más eficiente y eficaz de los abogados externos que ofrece una solución única.

Además, la implantación de una solución de gestión de asuntos proporciona tres ventajas clave:

• Reducción del tiempo y el esfuerzo para abrir nuevos asuntos. Mediante la automatización de la apertura de asuntos, el uso de plantillas y la creación de procesos estandarizados, este software reduce el tiempo que se tarda en abrir un nuevo asunto. de 60 minutos a 15 minutos.
• Establecer una ubicación central para todos los asuntos. Con una única fuente de verdad, el departamento jurídico puede garantizar una base de datos completa y precisa, que posteriormente puede albergar análisis exhaustivos para identificar tendencias y mitigar los riesgos de forma proactiva.
• Gestión proactiva de los costes. Al centralizar los datos de los asuntos y aumentar su visibilidad, los equipos jurídicos pueden gestionar mejor las cargas de trabajo y los costes de los asuntos, ahorro 1.5% al año en gastos jurídicos externos.

La información que proporciona una solución de este tipo para el control de costes es uno de los principales atractivos para los responsables jurídicos y de TI, que situaron la gestión de asuntos/presupuestación y la facturación entre las principales prioridades. principales usos de la analítica jurídica.

Del mismo modo, 31% de los encuestados a un 2018 Encuesta de la Coalición de Recursos Tecnológicos para Abogados (CTRL) utilizaban un sistema de gestión de asuntos jurídicos, y el 20% de los encuestados tenía previsto adoptar uno en un plazo de 12 meses. ¿Cuál es el principal caso de uso de estos sistemas para la gestión de asuntos? 60% lo utilizarían para "presupuestar recursos".

Otras ventajas del software de gestión de asuntos

Pero las ventajas que obtienen las empresas con una solución de gestión de asuntos no se limitan a la gestión del gasto. He aquí otros ejemplos de cómo una solución de el mejor software de gestión de asuntos jurídicos puede recompensar al departamento jurídico de una empresa:

• Mejora de la productividad del usuario final debido a la integración con otros sistemas
• Tiempo reducido gastado en generar, almacenar y referenciar documentos jurídicos
• Tiempo reducido dedicado a generar informes para usuarios empresariales
• Digitalización y archivo automático de documentos y activos de proceso
• Notificaciones automáticas que reducen el número de correos electrónicos manuales
• Búsqueda de registros más rápida procesa
• Asignación del trabajo más racional y eficaz entre recursos para maximizar la productividad
• Mayor colaboración y mejores resultados en todo el equipo jurídico
• Mayor reducción de riesgosintegrada en las mejores ofertas
• Mejores prácticas de seguridad y cumplimiento de la normativa para el tratamiento de datos y documentos

Más razones para utilizar el mejor software de gestión de asuntos jurídicos

Otras ventajas de utilizar software de gestión de asuntos, como Acuity ELM, son:

• Integración perfecta. El software puede integrarse perfectamente con sus sistemas actuales, incluidos:
  • Finanzas
  • RRHH y gestión de empleados.
  • Gestión interna de documentos.
• Conversión de datos: Cargar los datos históricos de su organización en su sitio permite a sus equipos empezar a reconocer tendencias en los datos inmediatamente.
• Mayor eficacia gracias a los flujos de trabajo. El seguimiento del proceso de creación y aprobación de trabajos en el departamento jurídico a nivel de asunto o global resulta sencillo gracias a los flujos de trabajo configurables.

Al centralizar la gestión de asuntos, una solución de gestión de asuntos proporciona a su organización las herramientas que necesita para fomentar la colaboración y la productividad en toda la empresa.