Gestión del riesgo de las hojas de cálculo

Aumentar la flexibilidad operativa con la gestión de riesgos de las hojas de cálculo

Las hojas de cálculo Excel siguen siendo una herramienta muy utilizada para toda una serie de procesos empresariales. Su potencia, flexibilidad y amplia disponibilidad permiten a los usuarios resolver problemas empresariales acuciantes, incluso mientras se desarrollan, prueban y aprueban las aplicaciones corporativas que ocuparán su lugar.

Una vez desplegado, estas hojas de cálculo pueden pasar a formar parte de lo habitual, formando clave, pero incontroladode procesos vitales. Los errores en las hojas de cálculo, los cambios imprevistos y los enlaces de datos rotos pueden exponer a una empresa a múltiples riesgos operativos, comerciales, jurídicos, de reputación o normativos.

Gestión eficaz de los riesgos de las hojas de cálculo permite a las organizaciones hacer uso de la aplicación favorita de sus usuarios, sin dejar de tener el mismo control, transparencia y auditabilidad que se encuentran en sus sistemas informáticos corporativos.

Utilizar la automatización para mejorar la gestión de riesgos de las hojas de cálculo

La flexibilidad empresarial, es decir, la capacidad de responder con rapidez tanto a las oportunidades como a las amenazas, es valorada por todas las organizaciones. Las hojas de cálculo suelen utilizarse para soluciones flexibles a corto plazo, pero a menudo permanecen en uso durante mucho más tiempo del previsto originalmente. Con el tiempo, pueden convertirse en parte integrante de procesos empresariales clave, como la elaboración de informes para accionistas, la gestión de la cadena de suministro, la gestión de riesgos, la gestión financiera o la gestión de activos, entre otros.

Aunque las hojas de cálculo son excelentes para consolidar y manipular datos, calcular resultados y exportarlos sin problemas, la falta de controles crea un reto para normas de transparencia, idoneidad y gobernanza que esperan ahora los gestores, las partes interesadas y los reguladores.

La falta de una propiedad clara de los archivos, la ausencia de procesos de control y aprobación de cambios, la incapacidad para identificar datos que faltan, enlaces rotos con otras aplicaciones y otros problemas... Estos problemas pueden pasar desapercibidos y afectar rápidamente a la empresa. Incluso si los problemas no desarrollar, el uso de hojas de cálculo no supervisadas es seguro que será examinado por los auditores internos y externos y por los reguladores cuando sea necesario.

Automatizar su gestión es una forma eficaz de mejorar la gobernanza. al mismo nivel que las aplicaciones informáticas corporativas. Esto permite disponer de un marco para dar pleno soporte a estas aplicaciones, al tiempo que ayuda a migrar con el tiempo su funcionalidad a aplicaciones informáticas corporativas totalmente controladas.

Tres pasos para gestionar el riesgo de las hojas de cálculo

Aunque las hojas de cálculo son enormemente valiosas, mitigar sus riesgos es clave, e implica tres pasos:

1 - Encontrar las hojas de cálculo

Escanee toda la empresa, o un subconjunto de sistemas, para identificar las hojas de cálculo que forman parte de los procesos empresariales básicos.

Las funciones de exploración profunda permiten identificar condiciones específicas que forman parte de estos procesos. Esto permite separar un pequeño número de hojas de cálculo de los miles de otras que no son directamente relevantes para las aplicaciones empresariales básicas.

2 - Crear un inventario de hojas de cálculo críticas

Una vez identificadas las hojas de cálculo clave, se les puede dar un lugar en un inventario centralizado que ofrece transparencia sobre los archivos clave para los procesos centrales, indicando su propietario, su ubicación en la empresa y su importancia. Esto permite a los usuarios hacer un uso normal de sus hojas de cálculo sin interrupciones, al tiempo que ofrece una visibilidad total a la dirección.

3 - Supervise y revise de forma proactiva sus hojas de cálculo empresariales más importantes

Una vez establecido y gestionado el núcleo crítico de la hoja de cálculo, controle si se producen cambios a medida que se utilizan o actualizan. Esto puede incluir la adición de celdas adicionales, la adición de nuevas hojas de cálculo, la integración de fuentes de datos o enlaces adicionales, o la creación de nuevos cálculos. Los errores también pueden identificarse rápidamente, y el historial de cualquier cambio es visible para una revisión y auditoría completas.

Estos pasos aportan el mismo nivel de control que se encuentra en los sistemas empresariales. Sin dejar de permitir a los usuarios utilizar su aplicación de escritorio favorita y más flexible.

Soluciones

Mitratech ofrece una gama de soluciones potentes, probadas y flexibles para la gestión de riesgos de hojas de cálculo y otros exigencias de cumplimiento, lo que permite una supervisión y un control exhaustivos y rentables.  Esto es lo que ofrecen: